Подписание документов

В современной деловой практике ЭП (электронная  подпись)  —  неотъемлемый инструмент документооборота, позволяющий оперативно и безопасно заверять документы в цифровом формате. 

В ТПУ применяется два вида электронной электронных подписей, каждой из которых предназначен для определенных задач: 

• Электронная цифровая подпись (ЭЦП) —  базовая ЭЦП для внутреннего документооборота. Она выдается автоматически при регистрации пользователя в системе, а для её использования достаточно простой аутентификации по логину и паролю. ЭЦП применяется для согласования и подписания внутренних документов.
• Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП) — это самый защищенный вид электронной подписи в России, имеющий полную юридическую силу аналога собственной подписи (согласно ФЗ № 63-ФЗ "Об электронной подписи"). УКЭП предоставляется руководителям, заведующим кафедрами и иным сотрудникам, уполномоченным на подписание документов. Применяется как для документов внешнего документооборота (включая передачу через систему Контур.Диадок), так и для внутренних документов, направляемых в электронный долговременный архив с сроком хранения более 10 лет.

Оформление УКЭП

Для оформления УКЭП необходимо составить служебную записку в свободной форме с четким обоснованием целей использования. 

В визирующих лицах необходимо указать руководителя вашего вышестоящего структурного подразделения и проректора по цифровизации

После регистрации служебной записки на вашу корпоративную электронную почту поступит письмо от сотрудника по информационной безопасности, в котором будут описаны дальнейшие действия.

Машиночитаемая доверенность (МЧД)

Машиночитаемая доверенность(МЧД) — это электронный файл в формате XML, который подтверждает полномочия сотрудника подписывать документы от имени организации. МЧД является цифровым аналогом бумажной доверенности и обладает такой же юридической силой при работе с электронным документом.  МЧД действует только при наличии у сотрудника действующей УКЭП. 

МЧД необходимо оформлять в случае, если сотруднику требуется право подписывать документы не только для внутреннего, но и для внешнего документооборота.  

Для оформления МЧД необходимо составить служебную записку в свободной форме с четким обоснованием целей использования. 

В визирующих лицах необходимо указать руководителя вашего вышестоящего структурного подразделения, начальника юридического отдела, ректора. 

В служебной записке необходимо указать перечень полномочий для внесения в машиночитаемую доверенность (МЧД), а также наименование органа или учреждения и адрес его официального сайта, куда будет предоставляться МЧД, предварительно изучив требования платформы или площадки к оформлению МЧД для их ресурса.

После регистрации служебной записки работник юридического отдела создаёт МЧД в системе электронного документооборота (СОУД) и направляет её на согласование.

Подписание документа с использованием МЧД

После того как служебная записка согласована и  зарегистрирована, у сотрудника появляется возможность подписывать документы с помощью машиночитаемой доверенности. 

Для подписания документа необходимо выполнить следующие действия: 

• Открыть нужный документ в системе электронного документооборота.
• Нажать кнопку Согласен  подписать с помощью КриптоПро.

В открывшемся окне выберите Доверенность и Сертификат, после чего нажмите кнопку ОК.

Если вы подписываете документы для системы Контур.Диадок, выбор машиночитаемой доверенности обязателен. Для внутренних документов поле Доверенность можно не заполнять. 

Если в поле Доверенность отсутствует выбор, проверьте срок действия Вашей доверенности