Номенклатура дел для документоведов структурных подразделений
Начало работы
Для того, чтобы ознакомиться с инструкцией Начало работы в СОУД перейдите по ссылке.
Работа с номенклатурой
Для документоведов структурных подразделений на просмотр доступна любая номенклатура.
Документовед может создавать дела для структурных подразделений, в которых он назначен по приказу, и во всех нижестоящих по ветке подразделения.
При структурных изменениях в университете сотрудником ОД клонируется номенклатура дел. Эта номенклатура содержит все дела исходной номенклатуры. Документоведы в подразделениях проверяют новую номенклатуру и при необходимости удаляют дела архивных подразделений и создают дела для вновь введенных подразделений.
Доступ в модуль "Номенклатура дел" осуществляется через Меню.
Создание дела
Для открытия номенклатуры выберите номенклатуру из списка в левой части диалогового окна.
Создавать дела возможно только для самой поздней версии номенклатуры независимо от года действия. После создания новой номенклатуры блокируется возможность создавать дела в предыдущей номенклатуре.
Если необходимо выбрать номенклатуру более раннего периода, необходимо в левой части диалогового окна указать дату и нажать кнопку Загрузить. По умолчанию установлен фильтр 01.01. минус 1 год от текущего.
При выборе номенклатуры автоматически откроется вкладка Дела. Для создания дела нажмите кнопку Создать дело.
В открывшемся окне заполните следующие поля:
- Номенклатура дел - поле заполняется автоматически.
- Подразделение - выберите необходимое подразделение. Название подразделение можно ввести двумя способами:
- Непосредственно в поле начать ввод сокращенного названия подразделения и выбрать из выпадающего списка.
- Открыть окно диалога выбора, указать название подразделения и нажать Поиск.
- Индекс дела - введите индекс дела. Порядок дел выстраивается по важности документов : приказы, положения, штатные расписания, инструкции, правила, планы, отчеты, договоры, переписка, книги и журналы учета. В одном деле недопустимо компоновать документы с разными сроками хранения.
Обратите внимание на то, что индекс дела состоит из двух частей. Индекс дела состоит из индекса подразделения и порядкового номера дела в номенклатуре подразделения. Все заголовки дел, включенные в номенклатуру дел структурного подразделения, индексируются. Индекс дела состоит из индекса структурного подразделения (кода подразделения в соответствии с утвержденной структурой Университета) и порядкового номера дела в разделе номенклатуры дел. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например, индекс дела выглядит как 01-05, где 01 - код структурного подразделения, а 05 - порядковый номер дела в разделе номенклатуры дел.
- Название дела - введите точное название дела. Заголовок дела должен в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка»), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов. Заголовки дел могут уточняться в течение года в процессе формирования и оформления дел. Заголовок дела должен состоять из элементов, располагаемых в следующей последовательности:
-
- Название вида дела (переписка, журнал, дело) или вида документов, включенных в дело (протоколы, приказы);
- Наименование структурного подразделения, постоянно действующего или временного органа, должностного лица, создавших документ (ы);
- Наименование корреспондента (организации, лица, которому адресованы или от которого получены документы);
- Краткое содержание документов дела;
- Название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;
- Дата (период), к которым относится документ.
-
- Срок хранения - из выпадающего списка выберите срок хранения.
- Статья - необходимо ввести номер статьи из перечня документов.
- Количество дел - заполняются по окончании года.
- Примечание - заполняется вручную , если примечание есть. В графе примечание проставляются отметки о заведении дел ("Заведено"), о переходящих делах (например "Переходящее с 2016 года"), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другую организацию для продолжения. Если дело формируется в информационной системе и включает электронные документы, в графе Примечание отмечается, что дело ведется в электронном виде с указанием наименования информационной системы.
После того, как все необходимые поля будут заполнены нажмите кнопку "Сохранить".
Документоведам не доступна функция Редактировать.
Документовед может удалять дела при условии, что номенклатура является действующей и в дело еще не списаны документы
