Служебная записка в свободной форме
Начало работы
Для того, чтобы ознакомиться с инструкцией Начало работы в СОУД перейдите по ссылке.
Видеоинструкция
Для того, чтобы ознакомиться с видеоинструкцией перейдите по ссылке
Создание служебной записки
Нажмите кнопку Создать документ.
Примените фильтр Служебная записка, выберите тип СЗ в свободной форме и нажмите кнопку, Создать.
В открывшемся во вкладке Реквизиты заполните поля:
- От кого - в данном поле выбирается автор СЗ. Заполняющий карточку может указать любого сотрудника в качестве. автора СЗ, нажав на кнопку «…», и выбрав ФИО в выпадающем списке.
- Тема – краткое описание СЗ.
- Текст служебной записки - полное описание СЗ.
- С кем согласовать - в данном поле выбираются адресаты СЗ. Каждый из указанных сотрудников попадает в список визирующих лиц. Очередность данного списка можно изменить с помощью кнопок «∧ ∨».
- Кого уведомить - в данном поле выбираются адресаты СЗ для ознакомления с её содержанием.
Для того, чтобы прикрепить необходимый файл к служебной записке необходимо выполнить следующие действия:
- В поле путь к файлу нажмите кнопку Обзор. При нажатии открывается путь к файлу.
- Содержание файла – укажите краткое описание файла.
- Сохранить – с помощью кнопки возможно сохранить, прикрепленный файл.
- Очистить форму – позволяет удалить прикрепленный документ.
Перейдите во вкладку Реквизиты, для того, чтобы отправить служебную записку на согласование.
Просмотр служебной записки
После того, как все необходимые поля заполнены и служебная записка отправлена На визирование, она появляется в папке На подписи.
Для просмотра более подробной информации по созданной СЗ, щелкните по ней два раза левой кнопкой мыши. В открывшемся окне во вкладке Реквизиты можно увидеть номер документа и дату его создания. Помимо этого, эти данные отображаются в названии карточки документа по принципу - Служебная записка №000 от 01.01.2021г. Также в данной вкладке доступна следующая информация: состояние документа, его краткое содержание, автор служебной записки, автор РК документа и контролер документа.
Перечень ролей и выполняемого функционала при работе с документами
Автор РК -для документа это личность, которая может выполнять с документом следующие операции: видеть, редактировать, создавать на основании данного документа, в том числе если исходный документ создался в ИПК СОУД
Контролер - для документа это личность, которая обладает правами аналогичными правам Автора РК документа
Авторы документа - для документа это перечень личностей, которым документ доступен в личном кабинете для того, чтобы отслеживать его жизненный цикл, а также управлять документом с ограниченным функционалом
Перечень возможных состояний
Проект → На подписи → На регистрации → Зарегистрирован
Для того, чтобы скачать файл служебной записки, необходимо перейти во вкладку Файлы, нажать кнопку Посмотреть или Скачать.
Согласование служебной записки
После отправки служебной записки На визирование она попадает в папку Мне на подпись к визирующим лицам. Визирующие лица могут: согласовать, согласовать с замечаниями, не согласовать, либо установить признак виза не требуется, делегировать, добавить визу.
Обратите внимание на то, что
Согласование СЗ - в течение 1 (одного) рабочего дня каждое из согласующих лиц или его замещающее лицо обязаны согласовать, отклонить, делегировать или (если это необходимо) добавить дополнительную визу к списку согласующих лиц.
Замечания по СЗ - в случае наличия замечаний у любого из согласующих лиц на любом этапе согласования служебной записки, Инициатор документа возвращает документы в проекты (редактирует, отправляет на согласование) или удаляет его при необходимости
Регистрация служебной записки
Если визирующее лицо согласовывает служебную записку, то подписанный документ можно переслать, а также создать поручение на его основе. По завершению согласования СЗ автоматически регистрируется в системе электронного документооборота (ИПК «СОУД) и принимает статус официального документа.
Удаление служебной записки
Для того чтобы удалить созданную СЗ откройте папку На подписи, выделите документ который необходимо удалить и нажмите кнопку Вернуть в проекты.
После этого перейдите в папку Проекты , выделите необходимый документ и нажмите кнопку В корзину.
Важно!
Зарегистрированную СЗ удалить нельзя
СЗ является зарегистрированной по завершению согласования
