Служебная записка о приеме на работу
Начало работы
Для того, чтобы ознакомиться с инструкцией Начало работы в СОУД перейдите по ссылке.
Создание служебной записки
Нажмите кнопку Создать документ
Примените фильтр Служебная записка, выберите тип СЗ о приеме на работу, нажмите кнопку Создать.
Заполнение реквизитов служебной записки
Заполнение реквизитов служебной записки осуществляется в любой последовательности.
В поле Вид договора выберите соответствующую позицию из справочных категорий. При выборе значения Срочный активируются следующие поля: Срок трудового договора и Основание для заключения трудового договора.
В поле Срок трудового договора указывается дата начала трудового договора, а также срок его окончания если в поле вид договора выбрано значение срочный.
Дата начала работы не может быть указана ранее 10 рабочих дней со дня создания проекта СЗ
Поле Основание для заключения срочного трудового договора активируется при выборе срочного вида договора.
В поле Вакансия выберите вакантную ставку в подразделении.
Для поиска подходящей вакансии воспользуйтесь поисковым окном. Чтобы найти нужную вакансию:
- Введите в строку поиска подразделение и название должности.
- Воспользуйтесь быстрыми фильтрами для уточнения параметров в любом удобном для Вас порядке (заполнение всех полей необязательно)
Обратите внимание, в нижней части экрана отображается актуальная информация о количестве свободных и занятых ставок
Обратите внимание, что в поле На дату по умолчанию проставляется дата начала срока действия трудового договора
В поле На период отсутствия работника выбирается работник, на место которого временно принимается кандидат
Прием кандидата на должность временно отсутствующего работника возможен только при условии отсутствия основного сотрудника более трех месяцев
Раскройте поле на период отсутствия работника.
В поисковое окно введите необходимые сведения о личности и нажмите кнопку Поиск.
Выберите необходимую личность и нажмите кнопку Добавить.
В поле Тип работы выберите соответствующую позицию из справочных категорий.
В поле Ставка указывается процент ставки.
Общая ставка соискателя по всем работам не должна превышать 150%
В поле Характер места выполнения работы. выберите соответствующую позицию из справочных категорий.
В поле Рабочее место зарезервировано для инвалидов выберите соответствующую позицию из справочных категорий.
В поле Помещение структурного подразделения выберите соответствующую позицию из справочных категорий.
В поле Режим работы выберите соответствующую позицию из справочных категорий.
В поле Соискатель указывается Фамилия Имя Отчество Соискателя путем поиска личности в базе. Если нужной личности нет необходимо обратиться к ответственным за УЛД (управление личными данными) в Вашем подразделении.
Если у соискателя иностранное гражданство необходимо создать Акт экспортного контроля на трудоустройство иностранного гражданина. Акт должен быть зарегистрирован до запуска служебной записки о приеме на работу. Вакантная позиция в служебной записке и акте должны быть одинаковыми.
Чтобы отметить гражданство в системе, обратитесь в техническую поддержку.
Для поиска соискателя воспользуйтесь поисковым окном.
В поле Контактный телефон соискателя указывается действительный номер телефона соискателя, по которому с ним можно связаться.
В поле С испытательным сроком (3 месяца) выберите соответствующую позицию из справочных категорий.
Сохранение проекта служебной записки осуществляется нажатием кнопки Сохранить, после заполнения всех необходимых полей реквизитов. Если какое-нибудь из обязательных полей реквизитов служебной записки останется незаполненным, то при сохранении система выдает сообщение с предупреждением.
После сохранения документа вкладка Файлы становится активной.
Прикрепление необходимых копий документов осуществляется во вкладке Файлы. Выбор документа для прикрепления осуществляется с помощью стандартного диалога выбора.
Размер файла не должен превышать 10 Мегабайт
С помощью кнопки Обзор выберите необходимый документ на вашем компьютере.
В поле Содержание файла выберите соответствующую позицию из справочных категорий.
Добавление документа осуществляется нажатием кнопки Сохранить.
При трудоустройстве по внутреннему совместительству обязательным является хотя бы один документ
| Тип документов | Условия наличия |
| Обоснование трудоустройства | Обязательный документ |
| Должностная инструкция | Обязательный документ |
| Резюме | Обязательный документ |
| Паспорт (или документ удостоверяющий личность) |
Обязательный документ Копии всех заполненных страниц |
| Диплом об образовании | Обязательный документ |
| Диплом об ученой степени, звании | Обязательный документ НПР |
| Пенсионное страховое свидетельство | Обязательный документ |
| Справка из МВД |
Обязательный документ Справка об отсутствии судимости, либо документ подтверждающий факт запроса справки |
| Трудовая книжка |
Обязательный документ Если есть трудовой стаж При устройстве на условиях внешнего совместительства - заверенная организацией по основному месту работы |
| Свидетельство ИНН | Если имеется |
| План испытаний | Обязательный документ, если соискатель является обучающимся |
| Трудовой договор, доп. соглашения | Если имеется |
| Справка об обучении | Обязательный документ, если соискатель является обучающимся |
| Документ о повышении квалификации | Необязательный документ |
| Награды | Необязательный документ |
| Свидетельство о браке, смене фамилии | Необязательный документ |
| Свидетельство о рождении | Необязательный документ |
| Прочее | Необязательный документ |
Отправка на визирование
Отправку на визирование (согласование) можно осуществить как непосредственно в диалоговом окне служебной записки, так и из папки Проекты в основном интерфейсе ИПК СОУД.
Для отправки документа на согласование выберите документ и нажмите кнопку На визирование в нижней части экрана.
Отслеживание состояния служебной записки
После отправки служебной записки на согласование, документ из папки Проекты (1) перемещается в папку На подписи (2). Если в процессе согласования визирующее лицо отклоняет служебную записку, то документ перемещается в папку Мои неподписанные (3), на адрес корпоративной почты приходит уведомление об отклонении. На этом этапе вы можете вернуть документ в проект, исправить замечания и запустить его на согласование заново. После завершения согласования всеми визирующими лицами СЗ автоматически регистрируется в системе электронного документооборота ТПУ (ИПК СОУД) и принимает статус официального документа. Зарегистрированный документ перемещается в папку Зарегистрированные (4).
Возвращение состояния служебной записки в состояние Проект
Возвращение документа в проект осуществляется из папки Мои неподписанные, если служебная записка была отклонена визирующим лицом. В указанной папке необходимо осуществить выбор документа, далее нажать кнопку Вернуть в проекты в нижней части экрана, подтвердить свое действие. После чего документ переместился в папку Проекты, где можно приступить к его редактированию.
Если вопрос об отклонении служебной записки был решен иным способом (изменение проекта служебной записки не требуется), то вы можете отправить отклоненную служебную записку повторно отклонившему визирующему лицу. Повторная отправка отклоненной служебной записки осуществляется посредством нажатия кнопки Отправить отказавшему в нижней части экрана.
Если в течении 7 дней после отклонения служебной записки она не будет отправлена отказавшему, СОУД самостоятельно изменит состояние СЗ на проект
Удаление служебной записки
Удаление служебной записки осуществляется с помощью переноса документа из состояния На подписи в проект. Документ в состоянии Проект перемещается в корзину. Необходимо обратить внимание, что документ, удаленный из корзины, не подлежит восстановлению и удаляется безвозвратно. Для того, чтобы удалить созданную СЗ, откройте папку На подписи, выделите документ, который необходимо удалить и нажмите кнопку Вернуть в проекты.
После этого перейдите в папку Проекты, выделите необходимый документ и нажмите кнопку В корзину.
Перенесенный В корзину документ, возможно, восстановить или удалить безвозвратно. Для удаления документа необходимо нажать кнопку Удалить, для восстановления Восстановить.
Зарегистрированную СЗ удалить нельзя
СЗ является зарегистрированной по завершению согласования
