Служебная записка о снятии помещения с охранной сигнализации
Начало работы
Для того, чтобы ознакомиться с инструкцией Начало работы в СОУД перейдите по ссылке.
Создание служебной записки
Нажмите кнопку Создать документ
Примените фильтр Служебная записка, выберите тип СЗ о снятии помещения с охранной сигнализации и нажмите кнопку, Создать.
Создание служебной записки
В открывшемся окне необходимо заполнить поля:
- Автор СЗ - сотрудник ТПУ, оформляющий СЗ, оборудованного охранной сигнализацией (ОС) помещения. Поле заполняется автоматически.
- Период -началом периода считается текущая дата по умолчанию (Дата, с). В конце периода указывается дата не позднее, чем последняя дата календарного года (Дата, ПО).
- Время доступа - в данном поле возможно выбрать на какое время ( рабочее/ не рабочее ) необходимо предоставить доступ сотруднику в помещение. Нерабочим временем считаются праздничные и выходные дни.
- Корпус - выбирается корпус, в котором находится необходимое помещение.
- Помещение - список помещений для выбранного корпуса.
В рамках СЗ возможно указать несколько помещений
- Сотрудники - в поле выбираются сотрудники, которым необходимо предоставить доступ для снятия с сигнализации помещение ТПУ
Затем необходимо нажать кнопку Сохранить. После того как СЗ будет сохранена активизируется вкладка Файлы, в которой при необходимости можно прикрепить копии документов и нажать на кнопку На визирование.
Просмотр служебной записки
После того, как все необходимые поля заполнены и СЗ отправлена На визирование, она появляется в папке На подписи.
Для просмотра более подробной информации по созданной СЗ, щелкните по ней два раза левой кнопкой мыши. В открывшемся окне во вкладке Реквизиты можно увидеть штрих-код документа. Помимо этого, эти данные отображаются в названии карточки документа по принципу - Служебная записка №0000000 от 15.01.2020г. Также в данной вкладке доступна следующая информация: состояние документа, его краткое содержание, автор служебной записки, автор РК документа, контролер документа и другая информация.
Перечень ролей и выполняемого функционала при работе с документами
Автор РК документа - Для документа это личность, которая может выполнять с документами следующие операции: видеть, редактировать, создавать на основании данного документа дополнительный документ, в том случае если исходный документ создавался в ИПК СОУД
Контролер - Для документа это личность, которая обладает аналогичными правами Автора РК документа
Перечень возможных состояний
Проект → На подписи → На регистрации → Зарегистрирован
Для того, чтобы скачать файл служебной записки, необходимо перейти во вкладку Файл, нажать кнопку Показать или Скачать. Печатную форму СЗ возможно посмотреть в описании документа Печатная форма.
Согласование служебной записки
Согласование СЗ
В течении (одного) рабочего дня каждое из согласующих лиц или его замещающее лицо обязаны согласовать, отклонить, делегировать или (если это необходимо) добавить дополнительную визу к списку согласующих лиц
Замечания по СЗ
В случае наличия замечаний у любого из согласующих лиц на любом этапе согласования служебной записки инициатор Автор СЗ документа возвращает служебную записку в проект (редактирует, отправляет на согласование) или удаляет ее при необходимости
Регистрация служебной записки
По завершению согласования СЗ автоматически регистрируется в системе электронного документооборота ТПУ (ИПК СОУД) и принимает статус официального документа. На основе данной СЗ любое из согласующих лиц может создать поручение, нажав кнопку Да, и поручение. Поручение может быть создано на этапе согласования и после регистрации. Созданное поручение станет активным сразу после регистрации СЗ.
Удаление служебной записки
Для того, чтобы удалить созданную СЗ откройте папку На подписи, выделите документ, который необходимо удалить и нажмите кнопку Вернуть в проекты.
После этого перейдите в папку Проекты, выделите необходимый документ и нажмите кнопку В корзину.
В перенесенный В корзину документ, возможно, восстановить или удалить безвозвратно.
Зарегистрированную СЗ удалить нельзя
СЗ является зарегистрированной по завершению согласования
