Подписание документов
В современной деловой практике ЭП (электронная подпись) — неотъемлемый инструмент документооборота, позволяющий оперативно и безопасно заверять документы в цифровом формате.
В ТПУ применяется два вида электронной электронных подписей, каждой из которых предназначен для определенных задач:
- Электронная цифровая подпись (ЭЦП) — базовая ЭЦП для внутреннего документооборота. Она выдается автоматически при регистрации пользователя в системе, а для её использования достаточно простой аутентификаци
юи по логину и паролю. ЭЦП применяется для согласования и подписания внутренних документов. - Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП) — это самый защищенный вид электронной подписи в России, имеющий полную юридическую силу аналога собственной подписи (согласно ФЗ № 63-ФЗ "Об электронной подписи"). УКЭП предоставляется руководителям, заведующим кафедрами и иным сотрудникам, уполномоченным на подписание документов. Применяется как для документов внешнего документооборота (включая передачу через систему "Контур.Диадок"), так и для внутренних документов, направляемых в электронный долговременный архив с сроком хранения более 10 лет.
Оформление УКЭП
Для оформления УКЭП необходимо составить служебную записку в свободной форме с четким обоснованием целей использования.
В визирующих лицах необходимо указать руководителя вашего вышестоящего структурного подразделения и проректора по цифровизации
После регистрации служебной записки на вашу корпоративную электронную почту поступит письмо от сотрудника по информационной безопасности, в котором будут описаны дальнейшие действия.
Машиночитаемая доверенность (МЧД)
Машиночитаемыйая докумверенност ь(МЧД) — это электронный файл в формате XML, который подтверждает полномочия сотрудника подписывать документы от имени организации. МЧД является цифровым аналогом бумажной доверенности и обладает такой же юридической силой при работе с электронным документом. МЧД действует только при наличии у сотрудника действующегой УКЭП.
МЧД необходимо оформлять в случае, если сотруднику требуется право подписывать документы не только для внутреннего, но и для внешнего документооборота.
Для оформления МЧД необходимо составить служебную записку в свободной форме с четким обоснованием целей использования.
В визирующих лицах необходимо указать руководителя вашего вышестоящего структурного подразделения, начальника юридического отдела, ректора.
После регистрации служебной записки работник юридического отдела создаёт МЧД в системе электронного документооборота (СОУД) и направляет её на согласование.