Номенклатура дел

Начало работы

Для того, чтобы ознакомиться с инструкцией Начало работы в СОУД перейдите по ссылке.

Регистрация номенклатуры дела

В открывшемся окне заполните следующие поля:

Срок действия с - выберите срок действия номенклатуры дела.
Краткое содержание - введите краткое содержание, например, номенклатура ТПУ на 2025г.

Номенклатура дел на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале текущего года

После того, как все необходимые поля будут заполнены, необходимо нажать кнопку Зарегистрировать. Номенклатура дел регистрируется один раз в год сотрудником отдела делопроизводства. Сотрудники других подразделений вносят свои дела в уже зарегистрированную номенклатуру.

Создание дела

Чтобы открыть номенклатуру дел, необходимо в левой части диалогового окна выбрать дату, начиная с 1 октября предыдущего года.

Нажмите на зарегистрированную номенклатуру дела.

Перейдите во вкладку Дело и нажмите кнопку Создать дело.

В открывшемся окне заполните следующие поля:

Номенклатура дел - поле заполняется автоматически.
Подразделение - выберите необходимое подразделение.
Индекс дела - введите индекс дела. Порядок дел выстраивается по важности документов : приказы, положения, штатные расписания, инструкции, правила, планы, отчеты, договоры, переписка, книги и журналы учета. В одном деле недопустимо компоновать документы с разными сроками хранения.

Обратите внимание на то, что индекс дела состоит из двух частей и порядкового номера дела в номенклатуре подразделения. Все заголовки дел, включенные в номенклатуру дел структурного подразделения, индексируются.

Индекс дела состоит из индекса структурного подразделения (кода подразделения в соответствии с утвержденной структурой Университета). и порядкового номера дела в разделе номенклатуры дел. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например, индекс дела выглядит как 01-05, где 01 - код структурного подразделения, а 05 - порядковый номер дела в разделе номенклатуры дел.

Название дела - введите точное название дела. Заголовок дела должен в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка»), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов. Заголовки дел могут уточняться в течение года в процессе формирования и оформления дел. Заголовок дела должен состоять из элементов, располагаемых в следующей последовательности: