Работа с документами

• Ознакомление с документами
• Основные реквизиты документа
• Пересылка документов
• Согласование документов
• Редактирование документа
• Удаление документа
• Личные папки
• Подписание документов

Ознакомление с документами

Для ознакомления с документами выберите папку Входящие, Зарегистрированные или Просмотренные.

Выберите документ, с которым необходимо ознакомиться, нажав на него два раза левой кнопкой мыши.

Перечень видов согласования документа в зависимости от цвета печатной формы:

• КРАСНЫЙ ЦВЕТ- данный документ визируется в ИПК СОУД, может быть зарегистрирован автоматически или работниками отдела делопроизводства.
• ЧЕРНЫЙ ЦВЕТ- данный документ согласовывается в бумажном виде и регистрируется работниками отдела делопроизводства.

Основные реквизиты документа

Основные реквизиты карточки документа:

• Номер документа, дата регистрации - регистрационные реквизиты документа. Дополнительно отображаются в шапке карточки документа, например Карточка документа: Служебная записка № 0000 от 01.01.2050.
• Состояние документа - для просмотра доступны документы только со статусом Зарегистрирован. Каждый документ, который создается в ИПК СОУД имеет следующий перечь возможных этапов состояние документа:

• Статус документа - возможные статусы документа: Действующий или Отменен.
• Тип документа - набор реквизитов карточки документа зависит от типа документа.
• Краткое содержание - поле для краткого описания документа.
• Автор РК документа - личность, которая может выполнять с документом следующие операции: видеть, редактировать, создавать, на основе данного документа дополнительный документ, в том случае если исходный документ создавался в ИПК СОУД.
• Контролер - личность, которая обладает правами аналогичными правам Автора РК документа.
• Авторы документа - перечень личностей, которым документ доступен в личном кабинете для того, чтобы отслеживать его жизненный цикл, а также управлять документом с ограниченным функционалом.

В открывшемся окне во вкладке Файлы выберите файл, который необходимо просмотреть с помощью кнопки Показать.
Для просмотра визуальной формы документа с регистрационными реквизитами и ЭЦП нажмите на значок .
При необходимости можно загрузить файл на компьютер с помощью кнопки Скачать.

Пересылка документов

Помимо возможности просматривать документы, им можно поделиться, отправив его нужному сотруднику, нажав кнопку Переслать.

В окне Поиск личностей найдите сотрудника, которому необходимо отправить документ для ознакомления и нажмите кнопку Ок.

В открывшемся окне подтвердите свое действие, нажав кнопку Да.

Если необходимо переслать документ с уведомлением на Е-mail, нажмите кнопку Да, с уведомлением на Е-mail.

Согласование документов

Перечень возможных действий согласующих лиц при согласовании документов:

• СОГЛАСЕН. Документ отправляется на согласование следующему в списке согласующему лицу. При согласовании последним согласующим лицом документ считается согласованным.
• ОТКЛОНИТЬ. При нажатии на кнопку согласующим лицом указывается причина отклонения, дальнейшее согласование документа прекращается. Документ считается несогласованным.
• НЕ СОГЛАСЕН. При нажатии на кнопку согласующим лицом, согласование документа не прекращается если в документе имеется Подписант. Документ отправляется на согласование следующему в списке согласующему лицу. Если в документе Подписанта нет, при нажатии на кнопку согласующим лицом документ считается не согласованным и прекращает движение. 
• ВИЗА НЕ ТРЕБУЕТСЯ. Действие необходимо, когда согласующее лицо считает, что он не должен участвовать в процессе согласования. Документ отправляется на согласование следующему в списке согласующему лицу. При согласовании последним согласующим лицом в списке документ считается согласованным.
• ДЕЛЕГИРОВАТЬ. При нажатии на кнопку документ отправляется на согласование лицу, указанному при делегировании. Таким образом, согласующее лицо делегирует принятие решения другому участнику и более не принимает участия в процессе согласования.
• ДОБАВИТЬ ВИЗУ. При нажатии на кнопку документ отправляется на согласование указанному лицу для участия в процессе согласования. В случае согласования этим участником, документ вновь возвращается на согласование текущему согласующему лицу.

Возможные действия согласующих лиц в процессе согласования документа (кнопка Согласен):

Мне на контроль	после нажатия чек-бокса Мне на контроль согласованный документ будет перемещен в папку На контроле.
Создать поручение	в процессе согласования документа есть возможность сразу создать Поручение сотрудникам, для этого необходимо нажать чек-бокс Создать поручение и заполнить все соответствующие поля поручения.
Переслать	в процессе согласования документа у согласующего лица есть возможность (не дожидаясь окончательного согласования всеми участниками) сразу настроить уведомление сотрудникам об этом документе. Для этого необходимо нажать на чек-бокс Переслать, в этом случае (при согласовании всеми участниками документа) указанным сотрудникам документ появится в ЛК СОУД в папке Входящие. Также система предложит уведомить сотрудников по E-mail.

При согласовании документа ИПК СОУД предложит выбрать вид ЭЦП:

• Простая ЭЦП - электронная цифровая подпись, формируемая ИПК СОУД для сотрудников ТПУ.
• КриптоПРО - усиленная квалифицированная электронная подпись, полученная в аккредитованном удостоверяющем центре. Сотрудник ТПУ может получить УКЭП обратившись в отдел информационной безопасности.

Редактирование документа

Для редактирования документа в состоянии На подписи сначала нужно изменить его состояние на Проект. Выделите документ и нажмите кнопку Вернуть в проекты. Документ будет перемещен в папку Проект.

Документ в состоянии На регистрации или Зарегистрирован не может быть отредактирован. Чтобы отредактировать такой документ необходимо обратиться в отдел делопроизводства для снятия документа с контроля. После этого документ будет перемещен в папку Проекты.

Для редактирования доступны документы в состоянии Проект и документы, которые ранее были сохранены, но не отправлены на согласование. Выберите необходимый документ в папке Проекты и нажмите кнопку Редактировать.

В открывшемся окне внесите необходимые изменения и нажмите кнопку Сохранить изменения. Для отправки документа на визирование нажмите кнопку На визирование.

Удаление документа

Удаление документа возможно только в состоянии Проект. Для удаления документа в состоянии На подписи сначала нужно изменить его состояние на Проект. Выделите документ и нажмите кнопку Вернуть в проекты. Документ будет перемещен в папку Проект.

Документ в состоянии На регистрации или Зарегистрирован не может быть удален. Чтобы удалить такой документ необходимо обратиться в отдел делопроизводства для снятия документа с контроля. После этого документ будет перемещен в папку Проекты

Перейдите в папку Проекты, выделите необходимый документ и нажмите кнопку В корзину.

Перенесенный В корзину документ может быть восстановлен или удален безвозвратно. Для удаления документа необходимо нажать кнопку Удалить, для восстановления - Восстановить.

Документ, удаленный из корзины, не подлежит восстановлению и удаляется безвозвратно

Личные папки

Для упорядочивания документов используется раздел Личные папки. Для создания папки перейдите в раздел Личные папки и нажмите кнопку Настройка личных папок. 

В открывшемся окне нажмите кнопку Создать, введите название папки и нажмите Ок.

Для работы с папкой доступны следующие действия:

Выделите документ для копирования в личную папку. Далее нажмите кнопку Копировать в папку.

Документ , скопированный в личную папку, будет доступен и в начальной папке, и в личной

В открывшемся окне укажите папку назначения.

Для документов, находящихся в личных папках, доступны следующие действия:

• Копировать в папку - документ может быть скопирован из одной личной папки в другую.
• Переместить папку - документ может быть перемещен в другую личную папку.
• Удалить из папки.
  
• Переслать - документ будет направлен указанному пользователю в личный кабинет ИПК СОУД.

Подписание документов

В современной деловой практике ЭП (электронная  подпись)  —  неотъемлемый инструмент документооборота, позволяющий оперативно и безопасно заверять документы в цифровом формате. 

В ТПУ применяется два вида электронной электронных подписей, каждой из которых предназначен для определенных задач: 

• Электронная цифровая подпись (ЭЦП) —  базовая ЭЦП для внутреннего документооборота. Она выдается автоматически при регистрации пользователя в системе, а для её использования достаточно простой аутентификации по логину и паролю. ЭЦП применяется для согласования и подписания внутренних документов.
• Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП) — это самый защищенный вид электронной подписи в России, имеющий полную юридическую силу аналога собственной подписи (согласно ФЗ № 63-ФЗ "Об электронной подписи"). УКЭП предоставляется руководителям, заведующим кафедрами и иным сотрудникам, уполномоченным на подписание документов. Применяется как для документов внешнего документооборота (включая передачу через систему Контур.Диадок), так и для внутренних документов, направляемых в электронный долговременный архив с сроком хранения более 10 лет.

Оформление УКЭП

---

Для оформления УКЭП необходимо составить служебную записку в свободной форме с четким обоснованием целей использования. 

В визирующих лицах необходимо указать руководителя вашего вышестоящего структурного подразделения и проректора по цифровизации

После регистрации служебной записки на вашу корпоративную электронную почту поступит письмо от сотрудника по информационной безопасности, в котором будут описаны дальнейшие действия.

Машиночитаемая доверенность (МЧД)

---

Машиночитаемая доверенность(МЧД) — это электронный файл в формате XML, который подтверждает полномочия сотрудника подписывать документы от имени организации. МЧД является цифровым аналогом бумажной доверенности и обладает такой же юридической силой при работе с электронным документом.  МЧД действует только при наличии у сотрудника действующей УКЭП. 

МЧД необходимо оформлять в случае, если сотруднику требуется право подписывать документы не только для внутреннего, но и для внешнего документооборота.  

Для оформления МЧД необходимо составить служебную записку в свободной форме с четким обоснованием целей использования. 

В визирующих лицах необходимо указать руководителя вашего вышестоящего структурного подразделения, начальника юридического отдела, ректора. 

В служебной записке необходимо указать перечень полномочий для внесения в машиночитаемую доверенность (МЧД), а также наименование органа или учреждения и адрес его официального сайта, куда будет предоставляться МЧД, предварительно изучив требования платформы или площадки к оформлению МЧД для их ресурса.

После регистрации служебной записки работник юридического отдела создаёт МЧД в системе электронного документооборота (СОУД) и направляет её на согласование.

Подписание документа с использованием МЧД

---

После того как служебная записка согласована и  зарегистрирована, у сотрудника появляется возможность подписывать документы с помощью машиночитаемой доверенности. 

Для подписания документа необходимо выполнить следующие действия: 

• Открыть нужный документ в системе электронного документооборота.
• Нажать кнопку Согласен  подписать с помощью КриптоПро.

В открывшемся окне выберите Доверенность и Сертификат, после чего нажмите кнопку ОК.

Если вы подписываете документы для системы Контур.Диадок, выбор машиночитаемой доверенности обязателен. Для внутренних документов поле Доверенность можно не заполнять. 

Если в поле Доверенность отсутствует выбор, проверьте срок действия Вашей доверенности