Работа с документами

• Просмотр документов
• Основные реквизиты документа
• Пересылка документов
• Согласование документов
• Редактирование документа
• Удаление документа
• Личные папки

Просмотр документов

Для ознакомления с документами выберите папку Входящие, Зарегистрированные или Просмотренные.

Выберите документ, с которым необходимо ознакомиться, нажав на него два раза левой кнопкой мыши.

Перечень видов согласования документа в зависимости от цвета печатной формы:

• КРАСНЫЙ ЦВЕТ- данный документ визируется в ИПК СОУД, может быть зарегистрирован автоматически или работниками отдела делопроизводства.
• ЧЕРНЫЙ ЦВЕТ- данный документ согласовывается в бумажном виде и регистрируется работниками отдела делопроизводства.

Основные реквизиты документа

Основные реквизиты карточки документа:

• Номер документа, дата регистрации - регистрационные реквизиты документа. Дополнительно отображаются в шапке карточки документа, например Карточка документа: Служебная записка № 0000 от 01.01.2050.
• Состояние документа - для просмотра доступны документы только со статусом Зарегистрирован. Каждый документ, который создается в ИПК СОУД имеет следующий перечь возможных этапов состояние документа:

• Статус документа - возможные статусы документа: Действующий или Отменен.
• Тип документа - набор реквизитов карточки документа зависит от типа документа.
• Краткое содержание - поле для краткого описания документа.
• Автор РК документа - личность, которая может выполнять с документом следующие операции: видеть, редактировать, создавать, на основе данного документа дополнительный документ, в том случае если исходный документ создавался в ИПК СОУД.
• Контролер - личность, которая обладает правами аналогичными правам Автора РК документа.
• Авторы документа - перечень личностей, которым документ доступен в личном кабинете для того, чтобы отслеживать его жизненный цикл, а также управлять документом с ограниченным функционалом.

В открывшемся окне во вкладке Файлы выберите файл, который необходимо просмотреть с помощью кнопки Показать.
Для просмотра визуальной формы документа с регистрационными реквизитами и ЭЦП нажмите на значок .
При необходимости можно загрузить файл на компьютер с помощью кнопки Скачать.

Пересылка документов

Помимо возможности просматривать документы, им можно поделиться, отправив его нужному сотруднику, нажав кнопку Переслать.

В окне Поиск личностей найдите сотрудника, которому необходимо отправить документ для ознакомления и нажмите кнопку Ок.

В открывшемся окне подтвердите свое действие, нажав кнопку Да.

Если необходимо переслать документ с уведомлением на Е-mail, нажмите кнопку Да, с уведомлением на Е-mail.

Согласование документов

Перечень возможных действий согласующих лиц при согласовании документов:

• СОГЛАСЕН. Документ отправляется на согласование следующему в списке согласующему лицу. При согласовании последним согласующим лицом документ считается согласованным.
• ОТКЛОНИТЬ. При нажатии на кнопку согласующим лицом указывается причина отклонения, дальнейшее согласование документа прекращается. Документ считается несогласованным.
• НЕ СОГЛАСЕН. При нажатии на кнопку согласующим лицом, согласование документа не прекращается если в документе имеется Подписант. Документ отправляется на согласование следующему в списке согласующему лицу. Если в документе Подписанта нет, при нажатии на кнопку согласующим лицом документ считается не согласованным и прекращает движение. 
• ВИЗА НЕ ТРЕБУЕТСЯ. Действие необходимо, когда согласующее лицо считает, что он не должен участвовать в процессе согласования. Документ отправляется на согласование следующему в списке согласующему лицу. При согласовании последним согласующим лицом в списке документ считается согласованным.
• ДЕЛЕГИРОВАТЬ. При нажатии на кнопку документ отправляется на согласование лицу, указанному при делегировании. Таким образом, согласующее лицо делегирует принятие решения другому участнику и более не принимает участия в процессе согласования.
• ДОБАВИТЬ ВИЗУ. При нажатии на кнопку документ отправляется на согласование указанному лицу для участия в процессе согласования. В случае согласования этим участником, документ вновь возвращается на согласование текущему согласующему лицу.

Возможные действия согласующих лиц в процессе согласования документа (кнопка Согласен):

Мне на контроль	после нажатия чек-бокса Мне на контроль согласованный документ будет перемещен в папку На контроле.
Создать поручение	в процессе согласования документа есть возможность сразу создать Поручение сотрудникам, для этого необходимо нажать чек-бокс Создать поручение и заполнить все соответствующие поля поручения.
Переслать	в процессе согласования документа у согласующего лица есть возможность (не дожидаясь окончательного согласования всеми участниками) сразу настроить уведомление сотрудникам об этом документе. Для этого необходимо нажать на чек-бокс Переслать, в этом случае (при согласовании всеми участниками документа) указанным сотрудникам документ появится в ЛК СОУД в папке Входящие. Также система предложит уведомить сотрудников по E-mail.

При согласовании документа ИПК СОУД предложит выбрать вид ЭЦП:

• Простая ЭЦП - электронная цифровая подпись, формируемая ИПК СОУД для сотрудников ТПУ.
• КриптоПРО - усиленная квалифицированная электронная подпись, полученная в аккредитованном удостоверяющем центре. Сотрудник ТПУ может получить УКЭП обратившись в отдел информационной безопасности.

Редактирование документа

Для редактирования документа в состоянии На подписи сначала нужно изменить его состояние на Проект. Выделите документ и нажмите кнопку Вернуть в проекты. Документ будет перемещен в папку Проект.

Документ в состоянии На регистрации или Зарегистрирован не может быть отредактирован. Чтобы отредактировать такой документ необходимо обратиться в отдел делопроизводства для снятия документа с контроля. После этого документ будет перемещен в папку Проекты.

Для редактирования доступны документы в состоянии Проект и документы, которые ранее были сохранены, но не отправлены на согласование. Выберите необходимый документ в папке Проекты и нажмите кнопку Редактировать.

В открывшемся окне внесите необходимые изменения и нажмите кнопку Сохранить изменения. Для отправки документа на визирование нажмите кнопку На визирование.

Удаление документа

Удаление документа возможно только в состоянии Проект. Для удаления документа в состоянии На подписи сначала нужно изменить его состояние на Проект. Выделите документ и нажмите кнопку Вернуть в проекты. Документ будет перемещен в папку Проект.

Документ в состоянии На регистрации или Зарегистрирован не может быть удален. Чтобы удалить такой документ необходимо обратиться в отдел делопроизводства для снятия документа с контроля. После этого документ будет перемещен в папку Проекты

Перейдите в папку Проекты, выделите необходимый документ и нажмите кнопку В корзину.

Перенесенный В корзину документ может быть восстановлен или удален безвозвратно. Для удаления документа необходимо нажать кнопку Удалить, для восстановления - Восстановить.

Документ, удаленный из корзины, не подлежит восстановлению и удаляется безвозвратно

Личные папки

Для упорядочивания документов используется раздел Личные папки. Для создания папки перейдите в раздел Личные папки и нажмите кнопку Настройка личных папок. 

В открывшемся окне нажмите кнопку Создать, введите название папки и нажмите Ок.

Для работы с папкой доступны следующие действия:

Выделите документ для копирования в личную папку. Далее нажмите кнопку Копировать в папку.

Документ , скопированный в личную папку, будет доступен и в начальной папке, и в личной

В открывшемся окне укажите папку назначения.

Для документов, находящихся в личных папках, доступны следующие действия:

• Копировать в папку - документ может быть скопирован из одной личной папки в другую.
• Переместить папку - документ может быть перемещен в другую личную папку.
• Удалить из папки.
  
• Переслать - документ будет направлен указанному пользователю в личный кабинет ИПК СОУД.