Номенклатура дел

Начало работы

Для того, чтобы ознакомиться с инструкцией Начало работы в СОУД  перейдите по ссылке.

Регистрация номенклатуры дела

В открывшемся окне заполните следующие поля:

• Срок действия с - выберите срок действия номенклатуры дела.
• Краткое содержание - введите краткое содержание, например, номенклатура ТПУ на 2025г.

Номенклатура дел на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале текущего года

После того, как все необходимые поля будут заполнены, необходимо нажать кнопку Зарегистрировать. Номенклатура дел регистрируется один раз в год сотрудником отдела делопроизводства. Сотрудники других подразделений вносят свои дела в уже зарегистрированную номенклатуру.

Создание дела

Для того чтобы открыть номенклатуру дел, необходимо в левой части диалогового окна выбрать дату, начиная с 1 октября предыдущего года и нажать кнопку Загрузить.

В левой части диалогового окна появится номенклатура дел за выбранный период. Нажмите на зарегистрированную номенклатуру дела.

Перейдите во вкладку Дела и нажмите кнопку Создать дело.

В открывшемся окне заполните следующие поля:

• Номенклатура дел - поле заполняется автоматически.
• Подразделение - выберите необходимое подразделение. 
• Индекс дела - введите индекс дела. Порядок дел выстраивается по важности документов : приказы, положения, штатные расписания, инструкции, правила, планы, отчеты, договоры, переписка, книги и журналы учета. В одном деле недопустимо компоновать документы с разными сроками хранения. 

Обратите внимание на то, что индекс дела состоит из двух частей. Индекс дела состоит из индекса подразделения и порядкового номера дела в номенклатуре подразделения.  Все заголовки дел, включенные в номенклатуру дел структурного подразделения, индексируются. Индекс дела состоит из индекса структурного подразделения (кода подразделения в соответствии с утвержденной структурой Университета) и порядкового номера дела в разделе номенклатуры дел. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например, индекс дела выглядит как 01-05, где 01 - код структурного подразделения, а 05 - порядковый номер дела в разделе номенклатуры дел.  

• Название дела - введите точное название дела. Заголовок дела должен в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка»), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов. Заголовки дел могут уточняться в течение года в процессе формирования и оформления дел. Заголовок дела должен состоять из элементов, располагаемых в следующей последовательности: 
  1. 1. Название вида дела (переписка, журнал, дело) или вида документов, включенных в дело (протоколы, приказы);
     2. Наименование структурного подразделения, постоянно действующего или временного органа, должностного лица, создавших документ (ы);
     3. Наименование корреспондента (организации, лица, которому адресованы или от которого получены документы);
     4. Краткое содержание документов дела;
     5. Название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;
     6. Дата (период), к которым относится документ. 
• Срок хранения - из выпадающего списка выберите срок хранения.
• Статья - необходимо ввести номер статьи из перечня документов.
• Количество дел - заполняются по окончании года.
• Примечание - заполняется вручную , если примечание есть.  В графе примечание проставляются отметки о заведении дел ("Заведено"), о переходящих делах (например "Переходящее с 2016 года"), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другую организацию для продолжения.  Если дело формируется в информационной системе и включает электронные документы, в графе Примечание отмечается, что дело ведется в электронном виде с указанием наименования информационной системы.

После того, как все необходимые поля будут заполнены нажмите кнопку "Сохранить". 

Нажав на кнопку Редактировать в колонке Примечание, Вы сможете скорректировать ранее созданное дело 

Добавление документов в дело

После создания дела в него необходимо добавить документы. Дважды кликните левой кнопкой мыши на созданную номенклатуру дела - откроется карточка дела. Перейдите во вкладку Документы и нажмите кнопку Добавить документы.

Воспользуйтесь поиском документов, заполнив необходимые поля и нажмите кнопку Искать. 

Выберите необходимые документы и нажмите кнопку ОК. 

Документы внесены в карточку дела.

Карточка документа

Обратите внимание на то, что в карточке любого документа указано дело

Удаление документа из карточки дела

С помощью кнопки Удалить из дела Вы можете удалить документ из дела. Левой кнопкой мыши нажмите на необходимый документ (или выделите несколько документов) и нажмите кнопку Удалить из дела.