# Служебные записки



# Заключение соглашения о сотрудничестве

<p class="callout warning">По вопросам оформления сотрудничества с партнерами, зарегистрированными на территории Российской Федерации, Вы можете обратиться в Центр протокола и сопровождения мероприятий:   
  
**Тюрина Юлия Игоревна**, и. о. директора Центра протокола и сопровождения мероприятий, **тел.** : (3822)60-61-70, (3822)70-17-77 (вн.5080), **partner@tpu.ru**</p>

### Начало работы

---

Для того, чтобы ознакомиться с инструкцией<span style="color: rgb(200, 106, 103);"> **Начало работы в СОУД**</span> перейдите по [ссылке](https://devdocs.tpu.ru/books/soud/chapter/nacalo-raboty).

### Создание служебной записки

---

После успешной авторизации в **<span style="color: rgb(200, 106, 103);">ИПК СОУД</span>** можно приступить к работе.

[![image.png](https://devdocs.tpu.ru/uploads/images/gallery/2025-04/scaled-1680-/NZ5image.png)](https://devdocs.tpu.ru/uploads/images/gallery/2025-04/NZ5image.png)

Нажмите кнопку <span style="color: rgb(200, 106, 103);">**Создать документ**</span>.

[![image.png](https://devdocs.tpu.ru/uploads/images/gallery/2025-04/scaled-1680-/0nnimage.png)](https://devdocs.tpu.ru/uploads/images/gallery/2025-04/0nnimage.png)

Примените фильтр **<span style="color: rgb(200, 106, 103);">Служебная записка</span>**, выберите тип <span style="color: rgb(200, 106, 103);">**СЗ в свободной форме**</span> и нажмите кнопку <span style="color: rgb(200, 106, 103);">**Создать**</span>.

[![image.png](https://devdocs.tpu.ru/uploads/images/gallery/2025-04/scaled-1680-/o9dimage.png)](https://devdocs.tpu.ru/uploads/images/gallery/2025-04/o9dimage.png)

В открывшемся окне во вкладке <span style="color: rgb(200, 106, 103);">**СЗ в свободной форме**</span> заполните следующие поля:

- <span style="color: rgb(200, 106, 103);">**От кого** </span>- в данном поле необходимо указать инициатора заключения договора (ответственное лицо).
- <span style="color: rgb(200, 106, 103);">**Т<span style="color: rgb(200, 106, 103);">е</span>ма** </span>- в теме письма служебной записки необходимо указать следующее: Заключение договора о сотрудничестве с **<span style="color: rgb(200, 106, 103);">"НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ"</span>.**
- <span style="color: rgb(200, 106, 103);">**Текст** </span>- оформите текст служебной записки согласно шаблону, скопируйте текст со слов <span style="color: rgb(200, 106, 103);">**Прошу согласовать**</span> и вставьте в поле <span style="color: rgb(200, 106, 103);">**Текст**</span>. Для того, чтобы открыть шаблон перейдите по [ссылке ](https://tpu.ru/university/structure/department/view/?id=9322)и скачайте файл <span style="color: rgb(200, 106, 103);">**Шаблон служебной записки**</span>.
- <span style="color: rgb(200, 106, 103);">**С кем согласовать**</span> - укажите список визирующих лиц в строго установленном порядке согласно <span style="color: rgb(200, 106, 103);">**Таблице**<span style="color: rgb(0, 0, 0);">.</span></span>

<table border="1" id="bkmrk-%E2%84%96-%D0%92%D0%B8%D0%B7%D0%B8%D1%80%D1%83%D1%8E%D1%89%D0%B5%D0%B5-%D0%BB%D0%B8%D1%86%D0%BE-%D0%9E%D1%81" style="border-collapse: collapse; width: 100%; height: 178.781px;"><colgroup><col style="width: 6.19785%;"></col><col style="width: 25.7449%;"></col><col style="width: 38.7366%;"></col><col style="width: 29.3206%;"></col></colgroup><tbody><tr style="height: 29.7969px;"><td style="height: 29.7969px;"><span style="color: rgb(200, 106, 103);">**№**</span></td><td style="height: 29.7969px;"><span style="color: rgb(200, 106, 103);">**Визирующее лицо**</span></td><td style="height: 29.7969px;"><span style="color: rgb(200, 106, 103);">**Основание**</span></td><td style="height: 29.7969px;"><span style="color: rgb(200, 106, 103);">**Последовательность согласования**</span></td></tr><tr style="height: 29.7969px;"><td style="height: 29.7969px;">1.</td><td style="height: 29.7969px;">Руководитель структурного подразделения</td><td style="height: 29.7969px;">Инициатор / Ответственный за реализацию соглашению </td><td class="align-center" rowspan="4" style="height: 29.7969px;">Последовательно

</td></tr><tr style="height: 29.7969px;"><td style="height: 29.7969px;">2.</td><td style="height: 29.7969px;">Директор Центра протокола и сопровождение </td><td class="align-left" style="height: 29.7969px;">Проверка на соответствие регламенту по оформлению сотрудничества ТПУ с партнерами, зарегистрированным на территории Российской Федерации </td></tr><tr style="height: 29.7969px;"><td style="height: 29.7969px;">3.</td><td style="height: 29.7969px;">Начальник юридического отдела</td><td style="height: 29.7969px;">Проверка на соответствие законодательству РФ и локальным нормативным актам ТПУ </td></tr><tr style="height: 29.7969px;"><td style="height: 29.7969px;">4.</td><td style="height: 29.7969px;">Начальник Управления делами </td><td style="height: 29.7969px;">Проверка на соответствие регламенту и уставной деятельности ТПУ </td></tr><tr style="height: 29.7969px;"><td style="height: 29.7969px;">5.</td><td style="height: 29.7969px;">Проректор (ы) по</td><td style="height: 29.7969px;">В соответствии с направлениями сотрудничества </td><td class="align-center" style="height: 29.7969px;">Параллельно </td></tr></tbody></table>

После того, как все необходимые поля заполнены, сохраните служебную записку, нажав кнопку <span style="color: rgb(200, 105, 103);">**Сохранить**</span>.

[![image.png](https://devdocs.tpu.ru/uploads/images/gallery/2025-04/scaled-1680-/2dvimage.png)](https://devdocs.tpu.ru/uploads/images/gallery/2025-04/2dvimage.png)

С помощью стрелки возможно менять визирующие лица местами, а также при необходимости делать визы параллельными.

[![image.png](https://devdocs.tpu.ru/uploads/images/gallery/2025-04/scaled-1680-/hryimage.png)](https://devdocs.tpu.ru/uploads/images/gallery/2025-04/hryimage.png)

После сохранения документа вы можете просмотреть его печатную форму, нажав на кнопку <span style="color: rgb(200, 106, 103);">**Печатная форма**</span> и затем <span style="color: rgb(200, 106, 103);">**Показать**</span>, или скачать, нажав на кнопку <span style="color: rgb(200, 106, 103);">**Печатная форма**</span> и затем <span style="color: rgb(200, 106, 103);">**Скачать**</span>.

[![image.png](https://devdocs.tpu.ru/uploads/images/gallery/2025-04/scaled-1680-/n02image.png)](https://devdocs.tpu.ru/uploads/images/gallery/2025-04/n02image.png)

<span style="font-size: 10.5pt; line-height: 107%; font-family: 'Segoe UI',sans-serif; color: #172b4d; background: white;">Во вкладке<span style="color: rgb(200, 106, 103);"> </span></span><span style="color: rgb(200, 106, 103);">**<span style="font-size: 10.5pt; line-height: 107%; font-family: 'Segoe UI', sans-serif; background: white;">Визы</span>**</span><span style="font-size: 10.5pt; line-height: 107%; font-family: 'Segoe UI',sans-serif; color: #172b4d; background: white;"> возможно посмотреть перечень визирующих лиц, а также порядок визирования.</span>

[![image.png](https://devdocs.tpu.ru/uploads/images/gallery/2025-04/scaled-1680-/SnVimage.png)](https://devdocs.tpu.ru/uploads/images/gallery/2025-04/SnVimage.png)

После сохранения документа вкладка**<span style="color: rgb(200, 105, 103);"> Файл</span>** становится активной. С помощью кнопки **<span style="color: rgb(200, 106, 103);">Обзор</span>** во вкладке <span style="color: rgb(200, 106, 103);">**Файлы**</span> возможно прикрепить необходимые документы.

С помощью кнопки <span style="color: rgb(200, 106, 103);">**Обзор**</span> необходимо прикрепить договор о сотрудничестве с планом мероприятий в приложении. Все документы необходимо прикрепить в формате <span style="color: rgb(200, 106, 103);">**doc(x)**</span>.

<p class="callout warning">С шаблонами документов для российских партнеров можно ознакомиться перейдя по [ссылке](https://tpu.ru/university/structure/department/view/?id=9322).</p>

<p class="callout warning">По вопросам оформления зарубежного сотрудничества необходимо обратиться в **Отдел по работе с иностранными обучающимися**</p>

[![image.png](https://devdocs.tpu.ru/uploads/images/gallery/2025-04/scaled-1680-/fYsimage.png)](https://devdocs.tpu.ru/uploads/images/gallery/2025-04/fYsimage.png)

### Просмотр служебной записки

---

После того, как все необходимые поля заполнены и СЗ отправлена на визирование, она появляется в папке **<span style="color: rgb(200, 106, 103);">На подписи</span>**<span style="color: rgb(0, 0, 0);">.</span>

[![image.png](https://devdocs.tpu.ru/uploads/images/gallery/2025-04/scaled-1680-/Clwimage.png)](https://devdocs.tpu.ru/uploads/images/gallery/2025-04/Clwimage.png)

Для просмотра более подробной информации по созданной СЗ, щелкните по ней два раза левой кнопкой мыши. В открывшемся окне во вкладке <span style="color: rgb(200, 105, 103);">**Реквизиты**</span> возможно увидеть штрих-код (ID) документа. Помимо этого, эти данные отображаются в названии карточки документа по принципу - <span style="color: rgb(200, 105, 103);">**Служебная записка 000000 от 14.12.2020г**</span>. Также в данной вкладке доступна следующая информация: состояние документа, его краткое содержание, автор служебной записки, автор РК документа и контролер документа.

<p class="callout warning">Обратите внимание на то, что выполняемый функционал при работе с документами зависит от вашей роли в данном документе</p>

Роли в документе:

- **<span style="color: rgb(200, 105, 103);">Автор РК документа</span>** - для документа это личность, которая может выполнять с документом следующие опции: видеть, редактировать, создавать на основе данного документа дополнительный документ, в том случае если исходный документ создавался в ИПК СОУД.
- <span style="color: rgb(200, 105, 103);">**Авторы документа**</span> - для документа это перечень личностей, которым документ доступен в личном кабинете для того, чтобы отслеживать его жизненный цикл, а также управлять документом с ограниченным функционалом.

**<span style="color: rgb(200, 105, 103);">Существует четыре возможных этапа состояния документа:</span>**

- Проект.
- На подписи.
- На регистрации.
- Зарегистрирован.

[![image.png](https://devdocs.tpu.ru/uploads/images/gallery/2025-04/scaled-1680-/iltimage.png)](https://devdocs.tpu.ru/uploads/images/gallery/2025-04/iltimage.png)

### Согласование служебной записки

---

После того, как служебная записка отправлена **<span style="color: rgb(200, 106, 103);">На визирование</span>**, она попадает в папку <span style="color: rgb(200, 105, 103);">**Мне на подпись** </span>к визирующим лицам. Визирующие лица могут: согласовать, не согласовать, отклонить либо установить признак виза не требуется, делегировать, добавить визу.

[![скриншот.png](https://devdocs.tpu.ru/uploads/images/gallery/2025-04/scaled-1680-/skrinsot.png)](https://devdocs.tpu.ru/uploads/images/gallery/2025-04/skrinsot.png)

По завершении согласования СЗ автоматически регистрируется в системе электронного документооборота ТПУ (<span style="color: rgb(200, 106, 103);">**ИПК СОУД**</span>) и принимает статус официального документа.

На основе данной СЗ любое из согласующих лиц может создать поручение, нажав кнопку **<span style="color: rgb(200, 105, 103);">Да и поручение</span>**.

Поручение может быть создано на этапе согласования и после регистрации. Созданное поручение станет активным сразу после регистрации СЗ.

[![image.png](https://devdocs.tpu.ru/uploads/images/gallery/2025-04/scaled-1680-/BBXimage.png)](https://devdocs.tpu.ru/uploads/images/gallery/2025-04/BBXimage.png)

### Удаление служебной записки

---

Удаление служебной записки осуществляется с помощью переноса документа из состояния <span style="color: rgb(200, 105, 103);">**На подписи**</span> в проект. Документ в состоянии <span style="color: rgb(200, 105, 103);">**Проект**</span> перемещается в корзину. Необходимо обратить внимание на то, что документ, удаленный из корзины, не подлежит восстановлению и удаляется безвозвратно.

Для того чтобы удалить созданную СЗ, откройте папку <span style="color: rgb(200, 105, 103);">**На подписи**</span>, выделите документ, который необходимо удалить, и нажмите кнопку <span style="color: rgb(200, 105, 103);">**Вернуть в проекты**</span>.

[![image.png](https://devdocs.tpu.ru/uploads/images/gallery/2025-04/scaled-1680-/NRWimage.png)](https://devdocs.tpu.ru/uploads/images/gallery/2025-04/NRWimage.png)

После этого перейдите в папку <span style="color: rgb(200, 105, 103);">**Проекты**</span>, выделите необходимый документ и нажмите кнопку **<span style="color: rgb(200, 105, 103);">В корзину</span>**.[![image.png](https://devdocs.tpu.ru/uploads/images/gallery/2025-04/scaled-1680-/xBaimage.png)](https://devdocs.tpu.ru/uploads/images/gallery/2025-04/xBaimage.png)

Перенесенный **<span style="color: rgb(200, 105, 103);">В корзину </span>**документ возможно восстановить или удалить безвозвратно. Для удаления документа необходимо нажать кнопку <span style="color: rgb(200, 105, 103);">**Удалить**</span>, для восстановления — <span style="color: rgb(200, 105, 103);">**Восстановить**</span>.

<p class="callout warning">Зарегистрированную СЗ удалить нельзя. СЗ является зарегистрированной по завершении согласования</p>

[![image.png](https://devdocs.tpu.ru/uploads/images/gallery/2025-04/scaled-1680-/2yHimage.png)](https://devdocs.tpu.ru/uploads/images/gallery/2025-04/2yHimage.png)

# Служебная записка в свободной форме

### Начало работы

---

Для того, чтобы ознакомиться с инструкцией <span style="color: rgb(200, 106, 103);">**Начало работы в СОУД** </span> перейдите по [ссылке](https://devdocs.tpu.ru/books/soud/chapter/nacalo-raboty).

### Видеоинструкция

---

Для того, чтобы ознакомиться с видеоинструкцией перейдите [по ссылке](https://videofiles.tpu.ru/user/ant/instructions/20240919-3soud.mp4)

### Создание служебной записки

---

Нажмите кнопку <span style="color: rgb(200, 106, 103);">**Создать документ**<span style="color: rgb(0, 0, 0);">.</span></span>

[![image.png](https://devdocs.tpu.ru/uploads/images/gallery/2025-03/scaled-1680-/L95image.png)](https://devdocs.tpu.ru/uploads/images/gallery/2025-03/L95image.png)

Примените фильтр<span style="color: rgb(200, 106, 103);"> </span>**<span style="color: rgb(200, 106, 103);">Служебная записка</span>,** выберите тип **<span style="color: rgb(200, 106, 103);">СЗ в свободной форме</span>** и нажмите кнопку, <span style="color: rgb(200, 106, 103);">**Создать**<span style="color: rgb(0, 0, 0);">.</span></span>

[![image.png](https://devdocs.tpu.ru/uploads/images/gallery/2025-03/scaled-1680-/WYrimage.png)](https://devdocs.tpu.ru/uploads/images/gallery/2025-03/WYrimage.png)

В открывшемся во вкладке **<span style="color: rgb(200, 106, 103);">Реквизиты</span>** заполните поля:

- <span style="color: rgb(200, 106, 103);">**От кого**</span> - в данном поле выбирается автор СЗ. Заполняющий карточку может указать любого сотрудника в качестве. автора СЗ, нажав на кнопку «…», и выбрав ФИО в выпадающем списке.
- **<span style="color: rgb(200, 106, 103);">Тема</span>**  – краткое описание СЗ.
- <span style="color: rgb(200, 106, 103);">**Текст служебной записки**</span> - полное описание СЗ.
- <span style="color: rgb(200, 106, 103);">**С кем согласовать**</span> - в данном поле выбираются адресаты СЗ. Каждый из указанных сотрудников попадает в список визирующих лиц. Очередность данного списка можно изменить с помощью кнопок «∧ ∨».
- **<span style="color: rgb(200, 106, 103);">Кого уведомить</span>** - в данном поле выбираются адресаты СЗ для ознакомления с её содержанием.

[![image.png](https://devdocs.tpu.ru/uploads/images/gallery/2025-03/scaled-1680-/fOAimage.png)](https://devdocs.tpu.ru/uploads/images/gallery/2025-03/fOAimage.png)

Для того, чтобы прикрепить необходимый файл к служебной записке необходимо выполнить следующие действия:

- В поле путь к файлу нажмите кнопку <span style="color: rgb(200, 106, 103);">**Обзор**</span>. При нажатии открывается путь к файлу.
- <span style="color: rgb(200, 106, 103);">**Содержание файла** </span>– укажите краткое описание файла.
- <span style="color: rgb(200, 106, 103);">**Сохранить**</span> – с помощью кнопки возможно сохранить, прикрепленный файл.
- <span style="color: rgb(200, 106, 103);">**Очистить форму** </span>– позволяет удалить прикрепленный документ.

[![image.png](https://devdocs.tpu.ru/uploads/images/gallery/2025-03/scaled-1680-/HE5image.png)](https://devdocs.tpu.ru/uploads/images/gallery/2025-03/HE5image.png)

Перейдите во вкладку<span style="color: rgb(200, 106, 103);"> </span>**<span style="color: rgb(200, 106, 103);">Реквизиты</span>**, для того, чтобы отправить служебную записку на согласование.

[![image.png](https://devdocs.tpu.ru/uploads/images/gallery/2025-03/scaled-1680-/R5limage.png)](https://devdocs.tpu.ru/uploads/images/gallery/2025-03/R5limage.png)

### Просмотр служебной записки

---

После того, как все необходимые поля заполнены и служебная записка отправлена <span style="color: rgb(200, 106, 103);">**На визирование**</span>, она появляется в папке **<span style="color: rgb(200, 106, 103);">На подписи</span>.**

[![image.png](https://devdocs.tpu.ru/uploads/images/gallery/2025-03/scaled-1680-/m93image.png)](https://devdocs.tpu.ru/uploads/images/gallery/2025-03/m93image.png)

Для просмотра более подробной информации по созданной СЗ, щелкните по ней два раза левой кнопкой мыши. В открывшемся окне во вкладке **<span style="color: rgb(200, 106, 103);">Реквизиты</span>** можно увидеть номер документа и дату его создания. Помимо этого, эти данные отображаются в названии карточки документа по принципу - **<span style="color: rgb(200, 106, 103);">Служебная записка №000 от 01.01.2021г</span>**. Также в данной вкладке доступна следующая информация: состояние документа, его краткое содержание, автор служебной записки, автор РК документа и контролер документа.

[![image.png](https://devdocs.tpu.ru/uploads/images/gallery/2025-03/scaled-1680-/FPDimage.png)](https://devdocs.tpu.ru/uploads/images/gallery/2025-03/FPDimage.png)

<p class="callout warning">**Перечень ролей и выполняемого функционала при работе с документами   
Автор РК -**для документа это личность, которая может выполнять с документом следующие операции: видеть, редактировать, создавать на основании данного документа, в том числе если исходный документ создался в **ИПК СОУД Контролер -** для документа это личность, которая обладает правами аналогичными правам Автора РК документа  
Авторы документа - для документа это перечень личностей, которым документ доступен в личном кабинете для того, чтобы отслеживать его жизненный цикл, а также управлять документом с ограниченным функционалом   
**Перечень возможных состояний** Проект → На подписи → На регистрации → Зарегистрирован  
</p>

Для того, чтобы скачать файл служебной записки, необходимо перейти во вкладку Файлы, нажать кнопку <span style="color: rgb(200, 106, 103);">**Посмотреть**</span> или <span style="color: rgb(200, 106, 103);">**Скачать**</span>.

[![image.png](https://devdocs.tpu.ru/uploads/images/gallery/2025-03/scaled-1680-/VAAimage.png)](https://devdocs.tpu.ru/uploads/images/gallery/2025-03/VAAimage.png)

### Согласование служебной записки

---

После отправки служебной записки **<span style="color: rgb(200, 106, 103);">На визирование</span>** она попадает в папку <span style="color: rgb(200, 106, 103);">**Мне на подпись**</span> к визирующим лицам. Визирующие лица могут: согласовать, согласовать с замечаниями, не согласовать, либо установить признак виза не требуется, делегировать, добавить визу.

[![image.png](https://devdocs.tpu.ru/uploads/images/gallery/2025-03/scaled-1680-/b2Oimage.png)](https://devdocs.tpu.ru/uploads/images/gallery/2025-03/b2Oimage.png)

<p class="callout warning">**Обратите внимание на то, что  
  
Согласование СЗ** - в течение 1 (одного) рабочего дня каждое из согласующих лиц или его замещающее лицо обязаны согласовать, отклонить, делегировать или (если это необходимо) добавить дополнительную визу к списку согласующих лиц.  
**Замечания по СЗ** - в случае наличия замечаний у любого из согласующих лиц на любом этапе согласования служебной записки, Инициатор документа возвращает документы в проекты (редактирует, отправляет на согласование) или удаляет его при необходимости  
  
</p>

### Регистрация служебной записки

---

Если визирующее лицо согласовывает служебную записку, то подписанный документ можно переслать, а также создать поручение на его основе. По завершению согласования СЗ автоматически регистрируется в системе электронного документооборота (ИПК «СОУД) и принимает статус официального документа.

[![image.png](https://devdocs.tpu.ru/uploads/images/gallery/2025-03/scaled-1680-/bUSimage.png)](https://devdocs.tpu.ru/uploads/images/gallery/2025-03/bUSimage.png)

### Удаление служебной записки

---

Для того чтобы удалить созданную СЗ откройте папку <span style="color: rgb(200, 106, 103);">**На подписи**,</span> выделите документ который необходимо удалить и нажмите кнопку <span style="color: rgb(200, 106, 103);">**Вернуть в проекты**.</span>

[![image.png](https://devdocs.tpu.ru/uploads/images/gallery/2025-03/scaled-1680-/zC2image.png)](https://devdocs.tpu.ru/uploads/images/gallery/2025-03/zC2image.png)

После этого перейдите в папку **<span style="color: rgb(200, 106, 103);">Проекты</span>** , выделите необходимый документ и нажмите кнопку **<span style="color: rgb(200, 106, 103);">В корзину</span>**.

<p class="callout warning">**Важно!**  
 **Зарегистрированную СЗ удалить нельзя**  
СЗ является зарегистрированной по завершению согласования  
  
</p>

[![image.png](https://devdocs.tpu.ru/uploads/images/gallery/2025-03/scaled-1680-/Iazimage.png)](https://devdocs.tpu.ru/uploads/images/gallery/2025-03/Iazimage.png)

# Служебная записка в экономическую комиссию

### Начало работы

---

Для того, чтобы ознакомиться с инструкцией <span style="color: rgb(200, 106, 103);">**Начало работы в СОУД** </span> перейдите по [ссылке](https://devdocs.tpu.ru/books/soud/chapter/nacalo-raboty).

### Создание служебной записки

---

Нажмите кнопку <span style="color: rgb(200, 106, 103);">**Создать документ**</span>.

[![image.png](https://devdocs.tpu.ru/uploads/images/gallery/2025-03/scaled-1680-/EkJimage.png)](https://devdocs.tpu.ru/uploads/images/gallery/2025-03/EkJimage.png)

Примените фильтр <span style="color: rgb(200, 106, 103);">**Служебная записка**</span>, выберите тип **<span style="color: rgb(200, 106, 103);">СЗ в экономическую комиссию</span>** и нажмите кнопку, <span style="color: rgb(200, 106, 103);">**Создать**</span>.

[![image.png](https://devdocs.tpu.ru/uploads/images/gallery/2025-03/scaled-1680-/ZH1image.png)](https://devdocs.tpu.ru/uploads/images/gallery/2025-03/ZH1image.png)

В открывшейся карточке во вкладке **<span style="color: rgb(200, 106, 103);">Реквизиты</span>** заполните поля:

- <span style="color: rgb(200, 106, 103);">**От кого**</span> - в данном поле выбирается автор СЗ. Заполняющий карточку может указать любого сотрудника в качестве автора СЗ, нажав на кнопку «…», и выбрав ФИО в выпадающем списке.
- <span style="color: rgb(200, 106, 103);">**Тема** </span> – краткое описание СЗ.
- <span style="color: rgb(200, 106, 103);">**Текст служебной записки**</span> - полное описание СЗ.

После нажатия кнопки <span style="color: rgb(200, 106, 103);">**Сохранить**</span> становится активной вкладка <span style="color: rgb(200, 106, 103);">**Файлы**<span style="color: rgb(0, 0, 0);">.</span></span>

<p class="callout warning">Форму авансирования необходимо прикладывать на основе шаблона   
Ссылка для скачивания шаблона находится в карточке документа</p>

Для того, чтобы прикрепить необходимый файл к служебной записке необходимо выполнить следующие действия:

- В поле путь к файлу нажмите кнопку <span style="color: rgb(200, 106, 103);">**Обзор**.</span> При нажатии открывается путь к файлу.
- <span style="color: rgb(200, 106, 103);">**Содержание файла** </span>– укажите краткое описание файла.
- <span style="color: rgb(200, 106, 103);">**Сохранить**</span> – с помощью кнопки возможно сохранить, прикрепленный файл.
- **<span style="color: rgb(200, 106, 103);">Очистить форму</span>** – позволяет удалить прикрепленный документ.

[![image.png](https://devdocs.tpu.ru/uploads/images/gallery/2025-03/scaled-1680-/kcrimage.png)](https://devdocs.tpu.ru/uploads/images/gallery/2025-03/kcrimage.png)

Перейдите во вкладку **<span style="color: rgb(200, 106, 103);">Реквизиты</span>**, для того, чтобы отправить служебную записку на согласование.

<p class="callout warning">Список визирующих лиц для **СЗ в экономическую комиссию** формируется автоматически</p>

[![image.png](https://devdocs.tpu.ru/uploads/images/gallery/2025-03/scaled-1680-/A7Dimage.png)](https://devdocs.tpu.ru/uploads/images/gallery/2025-03/A7Dimage.png)

# Служебная записка о внесении в повестку заседания Ученого совета ТПУ вопроса

### Начало работы

---

Для того, чтобы ознакомиться с инструкцией <span style="color: rgb(200, 106, 103);">**Начало работы в СОУД**</span> перейдите по [ссылке](https://devdocs.tpu.ru/books/soud/chapter/nacalo-raboty).

### Создание служебных записок

---

Нажмите кнопку <span style="color: rgb(200, 106, 103);">**Создать документ**<span style="color: rgb(0, 0, 0);">.</span></span>

[![image.png](https://devdocs.tpu.ru/uploads/images/gallery/2025-03/scaled-1680-/GVaimage.png)](https://devdocs.tpu.ru/uploads/images/gallery/2025-03/GVaimage.png)

Примените фильтр **<span style="color: rgb(200, 106, 103);">Служебная записка</span>,** выберите тип **<span style="color: rgb(200, 106, 103);">О внесении в повестку заседания Ученого совета ТПУ вопроса</span>** и нажмите кнопку <span style="color: rgb(200, 106, 103);">**Создать**<span style="color: rgb(0, 0, 0);">.</span></span>

[![image.png](https://devdocs.tpu.ru/uploads/images/gallery/2025-03/scaled-1680-/z4mimage.png)](https://devdocs.tpu.ru/uploads/images/gallery/2025-03/z4mimage.png)

После сохранения документа вкладка <span style="color: rgb(200, 106, 103);">**Файл**</span> становится активной. С помощью вкладки <span style="color: rgb(200, 106, 103);">**Файл** </span>возможно прикрепить необходимые документы

В открывшемся окне во вкладке<span style="color: rgb(200, 106, 103);"> </span>**<span style="color: rgb(200, 106, 103);">Реквизиты</span>** заполните поля:

- <span style="color: rgb(200, 106, 103);">**От кого** </span>- необходимо выбрать соответствующего руководителя структурного подразделения ТПУ, от лица которого направляется проект служебной записки
- <span style="color: rgb(200, 106, 103);">**Тема**</span> - заполняется автоматически следующим текстом **<span style="color: rgb(200, 106, 103);">О внесении в повестку заседания Ученого совета ТПУ</span> <span style="color: rgb(200, 106, 103);">вопроса</span>** (поле не доступно для редактирования)
- <span style="color: rgb(200, 106, 103);">**Текст служебной записки**</span> – необходимо заполнить содержание служебной записки, поле содержит по умолчанию предварительно заполненный текст <span style="color: rgb(200, 106, 103);">**Прошу внести в повестку заседания Ученого совета ТПУ вопроса ..**</span>

<span style="color: rgb(200, 106, 103);"><span style="color: rgb(0, 0, 0);">После того, как все необходимые поля заполнены, сохраните служебную записку, нажав кнопку</span> **Сохранить<span style="color: rgb(0, 0, 0);">.</span>**</span>

[![image.png](https://devdocs.tpu.ru/uploads/images/gallery/2025-03/scaled-1680-/vBoimage.png)](https://devdocs.tpu.ru/uploads/images/gallery/2025-03/vBoimage.png)

Для того, чтобы прикрепить необходимый файл к служебной записке необходимо выполнить следующие действия:

- В поле путь к файлу нажмите кнопку <span style="color: rgb(200, 106, 103);">**Обзор**</span>. При нажатии открывается путь к файлу.
- <span style="color: rgb(200, 106, 103);">**Содержание файла**</span> – укажите краткое описание файла.
- <span style="color: rgb(200, 106, 103);">**Сохранить**</span> – с помощью кнопки возможно сохранить, прикрепленный файл.
- **<span style="color: rgb(200, 106, 103);">Очистить форму</span>** – позволяет удалить прикрепленный документ.

[![image.png](https://devdocs.tpu.ru/uploads/images/gallery/2025-03/scaled-1680-/4Ofimage.png)](https://devdocs.tpu.ru/uploads/images/gallery/2025-03/4Ofimage.png)

Перейдите во вкладку <span style="color: rgb(200, 106, 103);">**Реквизиты**</span> и отправьте СЗ на согласование.

[![image.png](https://devdocs.tpu.ru/uploads/images/gallery/2025-03/scaled-1680-/Lmgimage.png)](https://devdocs.tpu.ru/uploads/images/gallery/2025-03/Lmgimage.png)

### Просмотр служебной записки

---

После того. как все необходимые поля заполнены и СЗ отправлена на визирование, она появляется в папке <span style="color: rgb(200, 106, 103);">**На подписи**</span>.

[![image.png](https://devdocs.tpu.ru/uploads/images/gallery/2025-03/scaled-1680-/Ikvimage.png)](https://devdocs.tpu.ru/uploads/images/gallery/2025-03/Ikvimage.png)

Для просмотра более подробной информации по созданной СЗ, щелкните по ней два раза левой кнопкой мыши. В открывшемся окне во вкладке **<span style="color: rgb(200, 106, 103);">Реквизиты</span>** можно увидеть номер документа и дату его создания. Помимо этого, эти данные отображаются в названии карточки документа по принципу - **<span style="color: rgb(200, 106, 103);">Служебная записка №000 от 01.01.2021г.</span>** Также в данной вкладке доступна следующая информация: состояние документа, его краткое содержание, автор служебной записки, автор РК документа и контролер документа.

[![image.png](https://devdocs.tpu.ru/uploads/images/gallery/2025-03/scaled-1680-/4E2image.png)](https://devdocs.tpu.ru/uploads/images/gallery/2025-03/4E2image.png)

<p class="callout warning">**Перечень ролей и выполняемого функционала при работе с документами  
  
Автор РК документа** - для документа это личность, которая может выполнять с документом следующие операции: видеть, редактировать, создавать на основании данного документа дополнительный документ, в том числе если исходный документ создался в **ИПК СОУД  
Контролер** - для документа это личность, которая обладает правами аналогичными правам **Автора РК документа  
Авторы документа** - для документа это перечень личностей, которым документ доступен в личном кабинете для того, чтобы отслеживать его жизненный цикл, а также управлять документом с ограниченным функционалом  
  
**Перечень возможных состояний** Проект → На подписи → На регистрации → Зарегистрирован  
  
</p>

### Согласование служебной записки  


---

<p class="callout warning">**Согласование СЗ**   
  
В течении 1 (одного) рабочего дня каждое из согласующих лиц или его замещающее лицо обязаны согласовать, отклонить, делегировать или ( если это необходимо) добавить дополнительную визу к списку согласующих лиц  
  
**Замечания по СЗ** В случае наличия замечаний у любого из согласующих лиц на любом этапе согласования служебной записки, Инициатор документа возвращает документы в проекты (редактирует, отправляет на согласование) или удаляет его при необходимости   
  
</p>

### Регистрация служебной записки  


---

По завершению согласования СЗ автоматически регистрируется в системе электронного документооборота ТПУ (<span style="color: rgb(200, 106, 103);">**ИПК СОУД**)</span> и принимает статус официального документа. На основе данной СЗ любое из согласующих лиц может создать поручение, нажав кнопку **<span style="color: rgb(200, 106, 103);">Да и поручение</span>.** Поручение может быть создано на этапе согласования и после регистрации. Созданное поручение станет активным сразу после регистрации СЗ.

[![image.png](https://devdocs.tpu.ru/uploads/images/gallery/2025-03/scaled-1680-/BkPimage.png)](https://devdocs.tpu.ru/uploads/images/gallery/2025-03/BkPimage.png)

### Удаление служебной записки

---

Для того, чтобы удалить созданную СЗ откройте папку <span style="color: rgb(200, 106, 103);">**На подписи**,</span> выделите документ который необходимо удалить и нажмите кнопку **<span style="color: rgb(200, 106, 103);">Вернуть в проекты</span>.**

[![image.png](https://devdocs.tpu.ru/uploads/images/gallery/2025-03/scaled-1680-/5wuimage.png)](https://devdocs.tpu.ru/uploads/images/gallery/2025-03/5wuimage.png)

Перейдите в папку <span style="color: rgb(200, 106, 103);">**Проекты**</span>, выделите необходимый документ и нажмите кнопку <span style="color: rgb(200, 106, 103);">**В корзину**<span style="color: rgb(0, 0, 0);">.</span></span>

[![image.png](https://devdocs.tpu.ru/uploads/images/gallery/2025-03/scaled-1680-/8jrimage.png)](https://devdocs.tpu.ru/uploads/images/gallery/2025-03/8jrimage.png)

# Служебная записка о приеме на работу

### Начало работы

---

Для того, чтобы ознакомиться с инструкцией <span style="color: rgb(200, 106, 103);">**Начало работы в СОУД**</span> перейдите по [ссылке](https://devdocs.tpu.ru/books/soud/chapter/nacalo-raboty).

### Создание служебной записки

---

Нажмите кнопку <span style="color: rgb(200, 106, 103);">**Создать документ** </span>

[![image.png](https://devdocs.tpu.ru/uploads/images/gallery/2025-03/scaled-1680-/sLximage.png)](https://devdocs.tpu.ru/uploads/images/gallery/2025-03/sLximage.png)

Примените фильтр **<span style="color: rgb(200, 106, 103);">Служебная записка</span>,** выберите тип **<span style="color: rgb(200, 106, 103);">СЗ о приеме на работу</span>,** нажмите кнопку <span style="color: rgb(200, 106, 103);">**Создать**<span style="color: rgb(0, 0, 0);">.</span></span>

[![image.png](https://devdocs.tpu.ru/uploads/images/gallery/2025-03/scaled-1680-/wQnimage.png)](https://devdocs.tpu.ru/uploads/images/gallery/2025-03/wQnimage.png)

### Заполнение реквизитов служебной записки

---

Заполнение реквизитов служебной записки осуществляется в любой последовательности.

<table border="1" id="bkmrk-%D0%9D%D0%B0%D0%B8%D0%BC%D0%B5%D0%BD%D0%BE%D0%B2%D0%B0%D0%BD%D0%B8%D0%B5-%D0%BF%D0%BE%D0%BB%D1%8F-%D0%9E%D0%BF" style="border-collapse: collapse; width: 100%; height: 796.907px;"><colgroup><col style="width: 22.1692%;"></col><col style="width: 77.8308%;"></col></colgroup><tbody><tr style="height: 29.7969px;"><td style="height: 29.7969px;"><span style="color: rgb(200, 106, 103);">**Наименование поля**</span></td><td style="height: 29.7969px;"><span style="color: rgb(200, 106, 103);">**Описание**</span></td></tr><tr style="height: 29.7969px;"><td colspan="2" style="height: 29.7969px;"><span style="color: rgb(200, 106, 103);">**Работодатель**</span></td></tr><tr style="height: 29.7969px;"><td style="height: 29.7969px;">Подразделение </td><td style="height: 29.7969px;">Указывается название подразделения, в которое трудоустраивается соискатель</td></tr><tr style="height: 29.7969px;"><td colspan="2" style="height: 29.7969px;"><span style="color: rgb(200, 106, 103);">**Место расположения структурного подразделения**</span></td></tr><tr style="height: 29.7969px;"><td style="height: 29.7969px;">Корпус</td><td style="height: 29.7969px;">Выбирается соответствующая позиция из справочника категорий </td></tr><tr style="height: 29.7969px;"><td style="height: 29.7969px;">Кабинет</td><td style="height: 29.7969px;">Вводится номер кабинета, где будет находится рабочее место соискателя</td></tr><tr style="height: 29.7969px;"><td colspan="2" style="height: 29.7969px;"><span style="color: rgb(200, 106, 103);">**Условия трудового договора**</span></td></tr><tr style="height: 46.5938px;"><td style="height: 46.5938px;">Тип (Категория) соискателя</td><td style="height: 46.5938px;">Выбирается соответствующая позиция из справочника категорий </td></tr><tr style="height: 46.5938px;"><td style="height: 46.5938px;">Должность</td><td style="height: 46.5938px;">Выбирается соответствующая позиция из справочника категорий, на которую трудоустраивается соискатель</td></tr><tr style="height: 63.3906px;"><td style="height: 63.3906px;">Обоснование приема на работу</td><td style="height: 63.3906px;">Обоснование приема на работу в соответствии с потребностями подразделения, учетом необходимой квалификации работника, и задач подразделения, для выполнения которых принимается сотрудник</td></tr><tr style="height: 29.7969px;"><td style="height: 29.7969px;">Тип работы</td><td style="height: 29.7969px;">Выбирается соответствующая позиция из справочных категорий</td></tr><tr style="height: 29.7969px;"><td style="height: 29.7969px;">ПГК</td><td style="height: 29.7969px;">Выбирается соответствующая позиция из справочника категорий</td></tr><tr style="height: 29.7969px;"><td style="height: 29.7969px;">Оклад</td><td style="height: 29.7969px;">Происходит автозаполнение в соответствии со значением в поле **ПГК** (рублей в месяц)</td></tr><tr style="height: 120.984px;"><td style="height: 120.984px;">Испытательный срок</td><td style="height: 120.984px;">Указывается количество дней. Если испытательный срок не установлен - поле необходимо оставить пустым

<p class="callout warning">Испытательный срок не может превышать трех месяцев, а для проректоров, главного бухгалтера и его заместителей, руководителя филиала шести месяцев</p>

</td></tr><tr style="height: 87.3906px;"><td style="height: 87.3906px;">Ставка</td><td style="height: 87.3906px;">Указывается процент ставки

<p class="callout warning">Общая ставка соискателя по всем работам не должна превышать 150%</p>

</td></tr><tr style="height: 104.188px;"><td style="height: 104.188px;">Условия труда</td><td style="height: 104.188px;">Выбирается соответствующая позиция из справочника категорий

<p class="callout warning">При выборе **Вредные условия труда** и любого из подклассов необходимо заполнить три обязательных поля </p>

</td></tr></tbody></table>

[![image.png](https://devdocs.tpu.ru/uploads/images/gallery/2025-03/scaled-1680-/T15image.png)](https://devdocs.tpu.ru/uploads/images/gallery/2025-03/T15image.png)

<table border="1" id="bkmrk-%D0%9D%D0%B0%D0%B8%D0%BC%D0%B5%D0%BD%D0%BE%D0%B2%D0%B0%D0%BD%D0%B8%D0%B5-%D0%BF%D0%BE%D0%BB%D1%8F-%D0%9E%D0%BF-1" style="border-collapse: collapse; width: 100%; height: 2310.14px;"><colgroup><col style="width: 50.0596%;"></col><col style="width: 50.0596%;"></col></colgroup><tbody><tr style="height: 29.7969px;"><td style="height: 29.7969px;"><span style="color: rgb(200, 106, 103);">**Наименование поля**</span></td><td style="height: 29.7969px;"><span style="color: rgb(200, 106, 103);">**Описание**</span></td></tr><tr style="height: 29.7969px;"><td colspan="2" style="height: 29.7969px;">Условия трудового договора   
</td></tr><tr style="height: 137.781px;"><td style="height: 137.781px;">Виды смывающих (или) обезвреживающих средств </td><td style="height: 137.781px;">Для открытия диалогового окна нажмите кнопку

<p class="callout warning">При заполнении полей необходимо руководствоваться перечнем по указанной в форме ссылке</p>

</td></tr><tr style="height: 46.5938px;"><td style="height: 46.5938px;">Продолжительность рабочей недели</td><td style="height: 46.5938px;">Выбирается соответствующая позиция из справочника категорий</td></tr><tr style="height: 46.5938px;"><td style="height: 46.5938px;">Характер места выполнения работы</td><td style="height: 46.5938px;">Выбирается соответствующая позиция из справочника категорий</td></tr><tr style="height: 46.5938px;"><td style="height: 46.5938px;">Рабочее место зарезервированное для инвалидов</td><td style="height: 46.5938px;">Выбирается соответствующая позиция из справочника категорий</td></tr><tr style="height: 46.5938px;"><td style="height: 46.5938px;">Вид договора</td><td style="height: 46.5938px;">Выбирается соответствующая позиция из справочника категорий</td></tr><tr style="height: 104.188px;"><td style="height: 104.188px;"><p class="callout warning">Срок трудового договора</p>

</td><td style="height: 104.188px;">Указывается дата начала трудового договора

<p class="callout warning">Дата начала работы не может быть указана ранее 10 рабочих дней со дня направления проекта СЗ</p>

</td></tr><tr style="height: 104.188px;"><td style="height: 104.188px;">По</td><td style="height: 104.188px;">Указывается дата окончания трудового договора

<p class="callout warning">Дата окончания указывается только для срочного трудового договора</p>

</td></tr><tr style="height: 104.188px;"><td style="height: 104.188px;">Основание окончания срочного трудового </td><td style="height: 104.188px;">Выбирается соответствующая позиция из справочника категорий

<p class="callout warning">Только для срочного трудового договора</p>

</td></tr><tr style="height: 137.781px;"><td style="height: 137.781px;">Номера пунктов факторов производственной среды для медосмотра</td><td style="height: 137.781px;">При создании СЗ происходит автозаполнение поля

Значения по умолчанию «п. 18 прил. 2». При необходимости данные могут быть изменены.

<p class="callout warning">При заполнении поля необходимо руководствоваться списком контингента по указанной в форме ссылке</p>

</td></tr><tr style="height: 46.5938px;"><td style="height: 46.5938px;">Источник финансирования</td><td style="height: 46.5938px;">Выбирается соответствующая позиция из справочных категорий</td></tr><tr style="height: 120.984px;"><td style="height: 120.984px;">Задача ВИУ</td><td style="height: 120.984px;">Выбирается соответствующая позиция из справочника категорий

Только для источника финансирования ВИУ

<p class="callout warning">Только для источника финансирования ВИУ</p>

</td></tr><tr style="height: 104.188px;"><td style="height: 104.188px;">Проект ВИУ</td><td style="height: 104.188px;">Выбирается соответствующая позиция из справочника категорий

<p class="callout warning">Только для источника финансирования ВИУ</p>

</td></tr><tr style="height: 660.938px;"><td style="height: 660.938px;">Хоз. договор, грант</td><td style="height: 660.938px;">Данные в поле вносятся вручную

<p class="callout warning">Госзадание наука - Проектная (прикладная)</p>

<p class="callout warning">Госзадание наука - Проектная (фундаментальная)</p>

<p class="callout warning">DAAD</p>

<p class="callout warning">Программы и гранты</p>

<p class="callout warning">Субсидия на выполнение государственного задания (наука фундаментальная)</p>

<p class="callout warning">Субсидия на иные цели. Постановление 220  
</p>

<p class="callout warning">Субсидия на иные цели. Постановление 260</p>

<p class="callout warning">Субсидия на иные цели. Субсидия на обучение уволенных военнослужащих</p>

<p class="callout warning"> Субсидия на иные цели. ФЦП "Научные и научно-педагогические кадры РФ"</p>

<p class="callout warning">ФЦП по приоритетным направлениям науки (субсидия на госзадание)</p>

<p class="callout warning">Хоздоговоры </p>

<p class="callout warning">Хоздоговоры ( гособоронзаказ)</p>

<p class="callout warning">Целевые пожертвования и безвозмездные поступления</p>

</td></tr><tr style="height: 87.3906px;"><td style="height: 87.3906px;">Соискатель</td><td style="height: 87.3906px;">Указывается Фамилия Имя Отчество соискателя путем поиска личности в базе данных «Сотрудник»

<p class="callout warning">Соискатель ранее работал/ обучался в ТПУ</p>

</td></tr><tr style="height: 87.3906px;"><td style="height: 87.3906px;">Фамилия </td><td style="height: 87.3906px;">Указывается фамилия соискателя

<p class="callout warning">Соискатель ранее НЕ работал / обучался в ТПУ</p>

</td></tr><tr style="height: 70.5938px;"><td style="height: 70.5938px;">Имя</td><td style="height: 70.5938px;">Указывается имя соискателя

<p class="callout warning">Соискатель ранее НЕ работал / обучался в ТПУ</p>

</td></tr><tr style="height: 29.7969px;"><td style="height: 29.7969px;">Дата рождения</td><td style="height: 29.7969px;">Указывается дата рождения соискателя

<p class="callout warning">Соискатель ранее НЕ работал / обучался в ТПУ</p>

</td></tr><tr style="height: 29.7969px;"><td style="height: 29.7969px;">Пол</td><td style="height: 29.7969px;">Указывается пол соискателя</td></tr><tr style="height: 29.7969px;"><td style="height: 29.7969px;">ФИО на родном языке для иностранцев</td><td style="height: 29.7969px;">Указывается Фамилия Имя Отчество соискателя

<p class="callout warning">Поле не обязательное для заполнения</p>

</td></tr><tr style="height: 29.7969px;"><td style="height: 29.7969px;">Ученая степень </td><td style="height: 29.7969px;">Выбирается соответствующая позиция из справочника категорий</td></tr><tr style="height: 29.7969px;"><td style="height: 29.7969px;">Контактный телефон</td><td style="height: 29.7969px;">Указывается действительный номер телефона соискателя, по которому с ним можно связаться</td></tr></tbody></table>

Сохранение проекта служебной записки осуществляется нажатием кнопки **<span style="color: rgb(200, 106, 103);">Сохранить</span>**, после заполнения всех необходимых полей реквизитов. Если какое-нибудь из обязательных полей реквизитов служебной записки останется незаполненным, то при сохранении система выдает сообщение с предупреждением.

[![image.png](https://devdocs.tpu.ru/uploads/images/gallery/2025-03/scaled-1680-/SLpimage.png)](https://devdocs.tpu.ru/uploads/images/gallery/2025-03/SLpimage.png)

Прикрепление необходимых копий документов осуществляется во вкладке **<span style="color: rgb(200, 106, 103);">Файлы</span>.** Доступ ко вкладке открывается только после сохранения проекта служебной записки. Выбор документа для прикрепления осуществляется с помощью стандартного диалога выбора. Добавление документа осуществляется нажатием кнопки **<span style="color: rgb(200, 106, 103);">Сохранить</span>.**

[![image.png](https://devdocs.tpu.ru/uploads/images/gallery/2025-03/scaled-1680-/sTCimage.png)](https://devdocs.tpu.ru/uploads/images/gallery/2025-03/sTCimage.png)

Все добавленные документы сохраняются даже при нажатии кнопки **<span style="color: rgb(200, 106, 103);">Закрыть</span>.** Кнопка <span style="color: rgb(200, 106, 103);">**Очистить форму**</span> осуществляет сброс добавленной информации в диалоге выбора. Кнопка <span style="color: rgb(200, 106, 103);">**Удалить**</span> осуществляет удаление выбранного файла из списка прикрепленных файлов. Кнопка <span style="color: rgb(200, 106, 103);">**Скачать**</span> предоставляет возможность скачать любой из добавленных файлов. Кнопка **<span style="color: rgb(200, 106, 103);">Скачать архив </span>**предоставляет возможность скачать все добавленные файлы одним архивом. Кнопка <span style="color: rgb(200, 106, 103);">**Показать**</span> открывает выбранный документ в диалоговом окне для просмотра.

[![image.png](https://devdocs.tpu.ru/uploads/images/gallery/2025-03/scaled-1680-/yh6image.png)](https://devdocs.tpu.ru/uploads/images/gallery/2025-03/yh6image.png)

<p class="callout warning">При трудоустройстве по внутреннему совместительству обязательным является хотя бы один документ </p>

<table border="1" id="bkmrk-%D0%A2%D0%B8%D0%BF-%D0%B4%D0%BE%D0%BA%D1%83%D0%BC%D0%B5%D0%BD%D1%82%D0%BE%D0%B2-%D0%A3%D1%81%D0%BB%D0%BE%D0%B2" style="border-collapse: collapse; width: 100%; height: 700.516px;"><colgroup><col style="width: 50.0596%;"></col><col style="width: 50.0596%;"></col></colgroup><tbody><tr style="height: 29.7969px;"><td style="height: 29.7969px;"><span style="color: rgb(200, 106, 103);">**Тип документов**</span></td><td style="height: 29.7969px;"><span style="color: rgb(200, 106, 103);">**Условия наличия**</span></td></tr><tr style="height: 29.7969px;"><td class="confluenceTd" style="height: 29.7969px;">Обоснование трудоустройства</td><td class="confluenceTd" style="height: 29.7969px;">Обязательный документ</td></tr><tr style="height: 29.7969px;"><td class="confluenceTd" style="height: 29.7969px;">Должностная инструкция</td><td class="confluenceTd" style="height: 29.7969px;">Обязательный документ</td></tr><tr style="height: 29.7969px;"><td class="confluenceTd" style="height: 29.7969px;">Резюме</td><td class="confluenceTd" style="height: 29.7969px;">Обязательный документ</td></tr><tr style="height: 46.5938px;"><td class="confluenceTd" style="height: 46.5938px;">Паспорт (или документ удостоверяющий личность)</td><td class="confluenceTd" style="height: 46.5938px;">Обязательный документ

Копии всех заполненных страниц

</td></tr><tr style="height: 29.7969px;"><td class="confluenceTd" style="height: 29.7969px;">Диплом об образовании</td><td class="confluenceTd" style="height: 29.7969px;">Обязательный документ</td></tr><tr style="height: 29.7969px;"><td class="confluenceTd" style="height: 29.7969px;">Диплом об ученой степени, звании</td><td class="confluenceTd" style="height: 29.7969px;">Обязательный документ НПР</td></tr><tr style="height: 29.7969px;"><td class="confluenceTd" style="height: 29.7969px;">Пенсионное страховое свидетельство</td><td class="confluenceTd" style="height: 29.7969px;">Обязательный документ</td></tr><tr style="height: 63.3906px;"><td class="confluenceTd" style="height: 63.3906px;">Справка из МВД </td><td class="confluenceTd" style="height: 63.3906px;">Обязательный документ

Справка об отсутствии судимости, либо документ подтверждающий факт запроса справки

</td></tr><tr style="height: 80.1875px;"><td class="confluenceTd" style="height: 80.1875px;">Трудовая книжка</td><td class="confluenceTd" style="height: 80.1875px;">Обязательный документ

Если есть трудовой стаж

При устройстве на условиях внешнего совместительства - заверенная организацией по основному месту работы

</td></tr><tr style="height: 29.7969px;"><td class="confluenceTd" style="height: 29.7969px;">Свидетельство ИНН</td><td class="confluenceTd" style="height: 29.7969px;">Если имеется</td></tr><tr style="height: 46.5938px;"><td class="confluenceTd" style="height: 46.5938px;">План испытаний</td><td class="confluenceTd" style="height: 46.5938px;">Обязательный документ, если соискатель является обучающимся</td></tr><tr style="height: 29.7969px;"><td class="confluenceTd" style="height: 29.7969px;">Трудовой договор, доп. соглашения</td><td class="confluenceTd" style="height: 29.7969px;">Если имеется</td></tr><tr style="height: 46.5938px;"><td class="confluenceTd" style="height: 46.5938px;">Справка об обучении</td><td class="confluenceTd" style="height: 46.5938px;">Обязательный документ, если соискатель является обучающимся</td></tr><tr style="height: 29.7969px;"><td class="confluenceTd" style="height: 29.7969px;">Документ о повышении квалификации</td><td class="confluenceTd" style="height: 29.7969px;">Необязательный документ</td></tr><tr style="height: 29.7969px;"><td class="confluenceTd" style="height: 29.7969px;">Награды</td><td class="confluenceTd" style="height: 29.7969px;">Необязательный документ</td></tr><tr style="height: 29.7969px;"><td class="confluenceTd" style="height: 29.7969px;">Свидетельство о браке, смене фамилии</td><td class="confluenceTd" style="height: 29.7969px;">Необязательный документ</td></tr><tr style="height: 29.7969px;"><td class="confluenceTd" style="height: 29.7969px;">Свидетельство о рождении</td><td class="confluenceTd" style="height: 29.7969px;">Необязательный документ</td></tr><tr style="height: 29.7969px;"><td class="confluenceTd" style="height: 29.7969px;">Прочее</td><td class="confluenceTd" style="height: 29.7969px;">Необязательный документ</td></tr></tbody></table>

Сохранение внесенных изменений осуществляется нажатием кнопки **<span style="color: rgb(200, 106, 103);">Сохранить изменения</span>** во вкладке **<span style="color: rgb(200, 106, 103);">Реквизиты</span>.** Кнопка <span style="color: rgb(200, 106, 103);">**На визирование**</span> осуществляет отправку проекта служебной записки на согласование. Кнопка <span style="color: rgb(200, 106, 103);">**Удалить**</span> осуществляет удаление проекта служебной записки в **<span style="color: rgb(200, 106, 103);">Корзину</span>.** Документ, находящийся в **<span style="color: rgb(200, 106, 103);">Корзине</span>**, может быть восстановлен для дальнейшей работы с ним. Кнопка **<span style="color: rgb(200, 106, 103);">Печатная форма</span>** осуществляет открытие документа в Word в формате для просмотра и сохранения копии на компьютере. Кнопка <span style="color: rgb(200, 106, 103);">**Визы** </span>открывает диалоговое окно для просмотра списка визирующих лиц. Кнопка <span style="color: rgb(200, 106, 103);">**Показать инфо** </span>выводит на просмотр системную информацию по служебной записке. Кнопка<span style="color: rgb(200, 106, 103);"> **Закрыть**</span> осуществляет закрытие диалогового окна без сохранения изменений.

[![image.png](https://devdocs.tpu.ru/uploads/images/gallery/2025-03/scaled-1680-/JvMimage.png)](https://devdocs.tpu.ru/uploads/images/gallery/2025-03/JvMimage.png)

### Отправка на визирование

---

Отправку на визирование (согласование) можно осуществить как непосредственно в диалоговом окне служебной записки, так и из папки **<span style="color: rgb(200, 106, 103);">Проекты</span>** в основном интерфейсе **<span style="color: rgb(200, 106, 103);">ИПК СОУД</span>.**

Для отправки документа на согласование выберите документ и нажмите кнопку **<span style="color: rgb(200, 106, 103);">На визирование</span>** в нижней части экрана. Кнопка <span style="color: rgb(200, 106, 103);">**Создать документ**</span> осуществляет открытие диалогового окна выбора формы документа. Кнопка <span style="color: rgb(200, 106, 103);">**Редактировать**</span> осуществляет открытие диалогового окна выбранного документа для его редактирования. Кнопка <span style="color: rgb(200, 106, 103);">**На визирование** </span>осуществляет отправку выбранного документа на согласование. Кнопка <span style="color: rgb(200, 106, 103);">**В корзину**</span> осуществляет перемещение выбранного документа в корзину. Удаленный документ может быть восстановлен для дальнейшей работы с ним.

[![image.png](https://devdocs.tpu.ru/uploads/images/gallery/2025-03/scaled-1680-/AMDimage.png)](https://devdocs.tpu.ru/uploads/images/gallery/2025-03/AMDimage.png)

### Отслеживание состояния служебной записки

---

После отправки служебной записки на согласование, документ из папки <span style="color: rgb(200, 106, 103);">**Проекты (1)**</span> перемещается в папку **<span style="color: rgb(200, 106, 103);">На подписи (2)</span>.** Если в процессе согласования визирующее лицо отклоняет служебную записку, то документ перемещается в папку <span style="color: rgb(200, 106, 103);">**Мои неподписанные (3)**</span>, на адрес корпоративной почты приходит уведомление об отклонении. На этом этапе вы можете вернуть документ в проект, исправить замечания и запустить его на согласование заново. После завершения согласования всеми визирующими лицами СЗ автоматически регистрируется в системе электронного документооборота ТПУ (ИПК СОУД) и принимает статус официального документа. Зарегистрированный документ перемещается в папку <span style="color: rgb(200, 106, 103);">**Зарегистрированные (4)**<span style="color: rgb(0, 0, 0);">.</span></span>

[![image.png](https://devdocs.tpu.ru/uploads/images/gallery/2025-03/scaled-1680-/TMHimage.png)](https://devdocs.tpu.ru/uploads/images/gallery/2025-03/TMHimage.png)

### Возвращение состояния служебной записки

---

Возвращение документа в проект осуществляется из папки <span style="color: rgb(200, 106, 103);">**Мои неподписанные**</span>, если служебная записка была отклонена визирующим лицом. В указанной папке необходимо осуществить выбор документа, далее нажать кнопку <span style="color: rgb(200, 106, 103);">**Вернуть в проекты** </span>в нижней части экрана, подтвердить свое действие. После чего документ переместился в папку **<span style="color: rgb(200, 106, 103);">Проекты</span>**, где можно приступить к его редактированию.

[![image.png](https://devdocs.tpu.ru/uploads/images/gallery/2025-03/scaled-1680-/W69image.png)](https://devdocs.tpu.ru/uploads/images/gallery/2025-03/W69image.png)

Если вопрос об отклонении служебной записки был решен иным способом ( изменение проекта служебной записки не требуется), то вы можете отправить отклоненную служебную записку повторно тому визирующему лицу, чья виза не была подтверждена. Повторная отправка отклоненной служебной записки осуществляется посредством нажатия кнопки <span style="color: rgb(200, 106, 103);">**Отправить**</span> отказавшему в нижней части экрана.

[![image.png](https://devdocs.tpu.ru/uploads/images/gallery/2025-03/scaled-1680-/Vv8image.png)](https://devdocs.tpu.ru/uploads/images/gallery/2025-03/Vv8image.png)

### Удаление служебной записки

---

Удаление служебной записки осуществляется с помощью переноса документа из состояния **<span style="color: rgb(200, 106, 103);">На подписи</span>**<span style="color: rgb(200, 106, 103);"> </span>в проект. Документ в состоянии <span style="color: rgb(200, 106, 103);">**Проект**</span> перемещается в корзину. Необходимо обратить внимание, что документ, удаленный из корзины, не подлежит восстановлению и удаляется безвозвратно. Для того, чтобы удалить созданную СЗ, откройте папку <span style="color: rgb(200, 106, 103);">**На подписи**</span>, выделите документ, который необходимо удалить и нажмите кнопку **<span style="color: rgb(200, 106, 103);">Вернуть в проекты</span>**.

[![image.png](https://devdocs.tpu.ru/uploads/images/gallery/2025-03/scaled-1680-/F5Cimage.png)](https://devdocs.tpu.ru/uploads/images/gallery/2025-03/F5Cimage.png)

После этого перейдите в папку **<span style="color: rgb(200, 106, 103);">Проекты</span>**, выделите необходимый документ и нажмите кнопку **<span style="color: rgb(200, 106, 103);">В корзину</span>**.

[![image.png](https://devdocs.tpu.ru/uploads/images/gallery/2025-03/scaled-1680-/ddEimage.png)](https://devdocs.tpu.ru/uploads/images/gallery/2025-03/ddEimage.png)

Перенесенный <span style="color: rgb(200, 106, 103);">**В корзину**</span> документ, возможно, восстановить или удалить безвозвратно. Для удаления документа необходимо нажать кнопку **<span style="color: rgb(200, 106, 103);">Удалить</span>**, для восстановления **<span style="color: rgb(200, 106, 103);">Восстановить</span>.**

<p class="callout warning">**Зарегистрированную СЗ удалить нельзя** СЗ является зарегистрированной по завершению согласования</p>

[![image.png](https://devdocs.tpu.ru/uploads/images/gallery/2025-03/scaled-1680-/GQWimage.png)](https://devdocs.tpu.ru/uploads/images/gallery/2025-03/GQWimage.png)

# Служебная записка о снятии помещения с охранной сигнализации

### Начало работы

---

Для того, чтобы ознакомиться с инструкцией <span style="color: rgb(200, 106, 103);">**Начало работы в СОУД**</span> перейдите по [ссылке](https://devdocs.tpu.ru/books/soud/chapter/nacalo-raboty).

### Создание служебной записки

---

Нажмите кнопку <span style="color: rgb(200, 106, 103);">**Создать документ**  </span>

[![image.png](https://devdocs.tpu.ru/uploads/images/gallery/2025-03/scaled-1680-/2x0image.png)](https://devdocs.tpu.ru/uploads/images/gallery/2025-03/2x0image.png)

Примените фильтр<span style="color: rgb(200, 106, 103);"> </span>**<span style="color: rgb(200, 106, 103);">Служебная записка</span>,** выберите тип <span style="color: rgb(200, 106, 103);">**СЗ о снятии помещения с охранной сигнализации** </span>и нажмите кнопку,<span style="color: rgb(200, 106, 103);"> </span>**<span style="color: rgb(200, 106, 103);">Создать</span>**.

[![image.png](https://devdocs.tpu.ru/uploads/images/gallery/2025-03/scaled-1680-/HJWimage.png)](https://devdocs.tpu.ru/uploads/images/gallery/2025-03/HJWimage.png)

### Создание служебной записки

---

В открывшемся окне необходимо заполнить поля:

- <span style="color: rgb(200, 106, 103);">**Автор СЗ** </span>- сотрудник ТПУ, оформляющий СЗ, оборудованного охранной сигнализацией (ОС) помещения. Поле заполняется автоматически.
- <span style="color: rgb(200, 106, 103);">**Период**</span> -началом периода считается текущая дата по умолчанию (Дата, с). В конце периода указывается дата не позднее, чем последняя дата календарного года (Дата, ПО).
- <span style="color: rgb(200, 106, 103);">**Время доступа** </span>- в данном поле возможно выбрать на какое время ( рабочее/ не рабочее ) необходимо предоставить доступ сотруднику в помещение. Нерабочим временем считаются праздничные и выходные дни.
- **<span style="color: rgb(200, 106, 103);">Корпус</span>** - выбирается корпус, в котором находится необходимое помещение.

[![image.png](https://devdocs.tpu.ru/uploads/images/gallery/2025-03/scaled-1680-/5jRimage.png)](https://devdocs.tpu.ru/uploads/images/gallery/2025-03/5jRimage.png)

- **Помещение** - список помещений для выбранного корпуса.

<p class="callout warning">В рамках СЗ возможно указать несколько помещений</p>

[![image.png](https://devdocs.tpu.ru/uploads/images/gallery/2025-03/scaled-1680-/P7eimage.png)](https://devdocs.tpu.ru/uploads/images/gallery/2025-03/P7eimage.png)

- **<span style="color: rgb(200, 106, 103);">Сотрудники</span>** - в поле выбираются сотрудники, которым необходимо предоставить доступ для снятия с сигнализации помещение ТПУ

Затем необходимо нажать кнопку <span style="color: rgb(200, 106, 103);">**Сохранить**</span>. После того как СЗ будет сохранена активизируется вкладка <span style="color: rgb(200, 106, 103);">**Файлы**</span>, в которой при необходимости можно прикрепить копии документов и нажать на кнопку <span style="color: rgb(200, 106, 103);">**На визирование**<span style="color: rgb(0, 0, 0);">.</span></span>

[![image.png](https://devdocs.tpu.ru/uploads/images/gallery/2025-03/scaled-1680-/p6pimage.png)](https://devdocs.tpu.ru/uploads/images/gallery/2025-03/p6pimage.png)

### Просмотр служебной записки

---

После того, как все необходимые поля заполнены и СЗ отправлена <span style="color: rgb(200, 106, 103);">**На визирование**</span>, она появляется в папке<span style="color: rgb(200, 106, 103);"> **На подписи**<span style="color: rgb(0, 0, 0);">.</span></span>

[![image.png](https://devdocs.tpu.ru/uploads/images/gallery/2025-03/scaled-1680-/dwjimage.png)](https://devdocs.tpu.ru/uploads/images/gallery/2025-03/dwjimage.png)

Для просмотра более подробной информации по созданной СЗ, щелкните по ней два раза левой кнопкой мыши. В открывшемся окне во вкладке **<span style="color: rgb(200, 106, 103);">Реквизиты</span>** можно увидеть штрих-код документа. Помимо этого, эти данные отображаются в названии карточки документа по принципу - <span style="color: rgb(200, 106, 103);">**Служебная записка №0000000 от 15.01.2020г**</span>**<span style="color: rgb(200, 106, 103);">.</span>** Также в данной вкладке доступна следующая информация: состояние документа, его краткое содержание, автор служебной записки, автор РК документа, контролер документа и другая информация.

[![image.png](https://devdocs.tpu.ru/uploads/images/gallery/2025-03/scaled-1680-/RsNimage.png)](https://devdocs.tpu.ru/uploads/images/gallery/2025-03/RsNimage.png)

<p class="callout warning">**Перечень ролей и выполняемого функционала при работе с документами  
  
Автор РК документа** - Для документа это личность, которая может выполнять с документами следующие операции: видеть, редактировать, создавать на основании данного документа дополнительный документ, в том случае если исходный документ создавался в ИПК СОУД  
  
**Контролер** - Для документа это личность, которая обладает аналогичными правами Автора РК документа   
  
**Перечень возможных состояний** Проект → На подписи → На регистрации → Зарегистрирован  
</p>

Для того, чтобы скачать файл служебной записки, необходимо перейти во вкладку <span style="color: rgb(200, 106, 103);">**Файл**</span>, нажать кнопку <span style="color: rgb(200, 106, 103);">**Показать**</span> или <span style="color: rgb(200, 106, 103);">**Скачать**</span>. Печатную форму СЗ возможно посмотреть в описании документа <span style="color: rgb(200, 106, 103);">**Печатная форма**</span>.

[![image.png](https://devdocs.tpu.ru/uploads/images/gallery/2025-03/scaled-1680-/Ejeimage.png)](https://devdocs.tpu.ru/uploads/images/gallery/2025-03/Ejeimage.png)

### Согласование служебной записки

---

<p class="callout warning">**Согласование СЗ**   
  
В течении (одного) рабочего дня каждое из согласующих лиц или его замещающее лицо обязаны согласовать, отклонить, делегировать или (если это необходимо) добавить дополнительную визу к списку согласующих лиц  
  
**Замечания по СЗ**   
В случае наличия замечаний у любого из согласующих лиц на любом этапе согласования служебной записки инициатор **Автор СЗ** документа возвращает служебную записку в проект (редактирует, отправляет на согласование) или удаляет ее при необходимости  
</p>

### Регистрация служебной записки

---

По завершению согласования СЗ автоматически регистрируется в системе электронного документооборота ТПУ (<span style="color: rgb(200, 106, 103);">**ИПК СОУД**</span>) и принимает статус официального документа. На основе данной СЗ любое из согласующих лиц может создать поручение, нажав кнопку **<span style="color: rgb(200, 106, 103);">Да, и поручение</span>.** Поручение может быть создано на этапе согласования и после регистрации. Созданное поручение станет активным сразу после регистрации СЗ.

[![image.png](https://devdocs.tpu.ru/uploads/images/gallery/2025-03/scaled-1680-/phfimage.png)](https://devdocs.tpu.ru/uploads/images/gallery/2025-03/phfimage.png)

### Удаление служебной записки

---

Для того, чтобы удалить созданную СЗ откройте папку **<span style="color: rgb(200, 106, 103);">На подписи</span>,** выделите документ, который необходимо удалить и нажмите кнопку **<span style="color: rgb(200, 106, 103);">Вернуть в проекты</span>.**

[![image.png](https://devdocs.tpu.ru/uploads/images/gallery/2025-03/scaled-1680-/M9Pimage.png)](https://devdocs.tpu.ru/uploads/images/gallery/2025-03/M9Pimage.png)

После этого перейдите в папку <span style="color: rgb(200, 106, 103);">**Проекты**</span>, выделите необходимый документ и нажмите кнопку **<span style="color: rgb(200, 106, 103);">В корзину</span>.**

[![image.png](https://devdocs.tpu.ru/uploads/images/gallery/2025-03/scaled-1680-/UPeimage.png)](https://devdocs.tpu.ru/uploads/images/gallery/2025-03/UPeimage.png)

В перенесенный В корзину документ, возможно, восстановить или удалить безвозвратно.

<p class="callout warning">**Зарегистрированную СЗ удалить нельзя**  
  
СЗ является зарегистрированной по завершению согласования</p>

[![image.png](https://devdocs.tpu.ru/uploads/images/gallery/2025-03/scaled-1680-/Ahnimage.png)](https://devdocs.tpu.ru/uploads/images/gallery/2025-03/Ahnimage.png)

# Утверждение представлений на надбавку

### Начало работы

---

Для того, чтобы ознакомиться с инструкцией <span style="color: rgb(200, 106, 103);">**Начало работы в СОУД** </span>перейдите по [ссылке](https://readme.tpu.ru/pages/viewpage.action?pageId=4948505)

### Создание служебной записки

---

Нажмите кнопку <span style="color: rgb(200, 106, 103);">**Создать документ**<span style="color: rgb(0, 0, 0);">. </span> </span>

[![image.png](https://devdocs.tpu.ru/uploads/images/gallery/2025-03/scaled-1680-/KfOimage.png)](https://devdocs.tpu.ru/uploads/images/gallery/2025-03/KfOimage.png)

Примените фильтр **<span style="color: rgb(200, 106, 103);">Служебная записка</span>,** выберите тип **<span style="color: rgb(200, 106, 103);">Служебная записка в свободной форме</span>** и нажмите кнопку, **<span style="color: rgb(200, 106, 103);">Создать</span>.**

[![image.png](https://devdocs.tpu.ru/uploads/images/gallery/2025-03/scaled-1680-/kwhimage.png)](https://devdocs.tpu.ru/uploads/images/gallery/2025-03/kwhimage.png)

В открывшемся окне во вкладке **<span style="color: rgb(200, 106, 103);">Реквизиты</span>** заполните следующие поля:

<table border="1" id="bkmrk-%D0%9D%D0%B0%D0%B8%D0%BC%D0%B5%D0%BD%D0%BE%D0%B2%D0%B0%D0%BD%D0%B8%D0%B5-%D0%BF%D0%BE%D0%BB%D1%8F-%D0%9E%D0%BF" style="border-collapse: collapse; width: 100%; height: 611.703px;"><colgroup><col style="width: 37.5596%;"></col><col style="width: 62.5596%;"></col></colgroup><tbody><tr style="height: 29.7969px;"><td style="height: 29.7969px;"><span style="color: rgb(200, 106, 103);">**Наименование поля**</span></td><td style="height: 29.7969px;"><span style="color: rgb(200, 106, 103);">**Описание**</span></td></tr><tr style="height: 46.5938px;"><td style="height: 46.5938px;">От кого</td><td style="height: 46.5938px;">В данном поле необходимо указать непосредственного руководителя работника</td></tr><tr style="height: 96.9844px;"><td style="height: 96.9844px;">Тема</td><td style="height: 96.9844px;">В теме письма на утверждение представлений на надбавку необходимо указать  
следующее: представление на выплату надбавки \[ФИО работника\] (в формате Фамилия И.О.),  
\[сокращенное наименование подразделения\]</td></tr><tr style="height: 113.781px;"><td style="height: 113.781px;">Текст</td><td style="height: 113.781px;">В тексте служебной записки на утверждение представлений на надбавку  
необходимо указать следующее: прошу согласовать представление на установление надбавки  
\[Фамилия Имя Отчество работника\], \[должность\], \[ставка\] \[сокращенное наименование  
подразделения\]</td></tr><tr style="height: 248.156px;"><td style="height: 248.156px;">С кем согласовать</td><td style="height: 248.156px;">В данном поле выбираются адресаты СЗ

Каждый из указанных работников попадает в список визирующих лиц. В графе **<span style="color: rgb(200, 106, 103);">С кем согласовать</span>** укажите  
следующий список визирующих лиц:  
1\. Сотрудник, на кого оформляется представление.  
2\. Непосредственный руководитель.  
3\. Владелец источника финансирования, если источник не "Субсидия на  
выполнение государственного задания (образоват. услуги)".  
4\. Сотрудник ОМКЛ.  
5\. Сотрудник ОК.  
6\. Начальник УРП.  
7\. Врио ректора (проректор, директор, начальник управления), лицо кому  
делегировано право утверждения надбавок для сотрудников данного  
подразделения.

</td></tr><tr style="height: 46.5938px;"><td style="height: 46.5938px;">Кого уведомить</td><td style="height: 46.5938px;">В данном поле выбираются адресаты СЗ для ознакомления с ее  
содержанием. Поле не обязательно к заполнению</td></tr></tbody></table>

После того, как все необходимые поля заполнены, сохраните служебную записку, нажав кнопку **<span style="color: rgb(200, 106, 103);">Сохранить</span>**<span style="color: rgb(200, 106, 103);"><span style="color: rgb(0, 0, 0);">.</span></span>

<p class="callout warning"><span style="color: rgb(200, 106, 103);"><span style="color: rgb(0, 0, 0);">Обратите внимание, что одна служебная записка оформляется на одного сотрудника</span></span></p>

После сохранения документа вкладка **<span style="color: rgb(200, 106, 103);">Файл</span>** становится активной. С помощью вкладки <span style="color: rgb(200, 106, 103);">**Файл** </span>возможно прикрепить документы.

[![image.png](https://devdocs.tpu.ru/uploads/images/gallery/2025-03/scaled-1680-/MKlimage.png)](https://devdocs.tpu.ru/uploads/images/gallery/2025-03/MKlimage.png)

С помощью вкладки <span style="color: rgb(200, 106, 103);">**Файл**</span> необходимо прикрепить представление на сотрудника, оформленное по шаблону. Для того, чтобы открыть шаблон в строке браузера введите [http://hr.tpu.ru/](http://hr.tpu.ru/) → <span style="color: rgb(200, 106, 103);">**Сотрудникам**</span> → <span style="color: rgb(200, 106, 103);">**Документы**</span> → <span style="color: rgb(200, 106, 103);">**Документы кадрового документооборота** </span>→ <span style="color: rgb(200, 106, 103);">**Представления**</span>.

[![image.png](https://devdocs.tpu.ru/uploads/images/gallery/2025-03/scaled-1680-/FuTimage.png)](https://devdocs.tpu.ru/uploads/images/gallery/2025-03/FuTimage.png)

Перейдите во вкладку **<span style="color: rgb(200, 106, 103);">Файл</span>** и загрузите заполненный документ требуемого представления.

<p class="callout warning">Размер файла не должен превышать 10 Мегабайт </p>

[![image.png](https://devdocs.tpu.ru/uploads/images/gallery/2025-03/scaled-1680-/BZMimage.png)](https://devdocs.tpu.ru/uploads/images/gallery/2025-03/BZMimage.png)

Для того, чтобы прикрепить файл к служебной записке необходимо выполнить следующие действия:

- В поле путь к файлу нажмите кнопку <span style="color: rgb(200, 106, 103);">**Обзор**</span>. При нажатии открывается путь к файлу.
- <span style="color: rgb(200, 106, 103);">**Содержание файла**</span> – укажите краткое описание файла.
- <span style="color: rgb(200, 106, 103);">**Сохранить**</span> – с помощью кнопки возможно сохранить, прикрепленный файл.
- <span style="color: rgb(200, 106, 103);">**Очистить форму** </span>– позволяет удалить прикрепленный документ.

[![image.png](https://devdocs.tpu.ru/uploads/images/gallery/2025-03/scaled-1680-/yn7image.png)](https://devdocs.tpu.ru/uploads/images/gallery/2025-03/yn7image.png)

Перейдите во вкладку**<span style="color: rgb(200, 106, 103);"> Реквизиты</span>** и отправьте СЗ на согласование.

[![image.png](https://devdocs.tpu.ru/uploads/images/gallery/2025-03/scaled-1680-/gZYimage.png)](https://devdocs.tpu.ru/uploads/images/gallery/2025-03/gZYimage.png)

### Просмотр служебной записки

---

После того, как все необходимые поля заполнены и СЗ отправлена на визирование, она появляется в папке <span style="color: rgb(200, 106, 103);">**На подписи**<span style="color: rgb(0, 0, 0);">.</span></span>

[![image.png](https://devdocs.tpu.ru/uploads/images/gallery/2025-03/scaled-1680-/Q9Dimage.png)](https://devdocs.tpu.ru/uploads/images/gallery/2025-03/Q9Dimage.png)

Для просмотра более подробной информации по созданной СЗ, щелкните по ней два раза левой кнопкой мыши. В открывшемся окне, во вкладке Реквизиты возможно увидеть штрих-код (ID) документа. Помимо этого, эти данные отображаются в названии карточки документа по принципу Служебная записка № 000000 от 22.04.2021г.Также в данной вкладке доступна следующая информация: состояние документа, его краткое содержание, автор служебной записки, автор РК документа.

<p class="callout warning">Обратите внимание на то, что выполняемый функционал при работе с документом зависит от вашей роли в данном документе </p>

<table border="1" id="bkmrk-%D0%90%D0%B2%D1%82%D0%BE%D1%80-%D0%A0%D0%9A-%D0%B4%D0%BE%D0%BA%D1%83%D0%BC%D0%B5%D0%BD%D1%82%D0%B0-%D0%94" style="border-collapse: collapse; width: 100%; height: 109.984px;"><colgroup><col style="width: 28.0095%;"></col><col style="width: 71.9905%;"></col></colgroup><tbody><tr style="height: 80.1875px;"><td style="height: 80.1875px;">**<span style="color: rgb(200, 106, 103);">Автор РК документа</span>**</td><td style="height: 80.1875px;">Для документа это личность, которая может выполнять с документом  
следующие операции: видеть, редактировать, создавать на основании  
данного документа дополнительный документ, в том случае если  
исходный документ создавался в <span style="color: rgb(200, 106, 103);">**ИПК СОУД**</span></td></tr><tr style="height: 29.7969px;"><td style="height: 29.7969px;"><span style="color: rgb(200, 106, 103);">**Авторы документа**</span></td><td style="height: 29.7969px;">Для документа это перечень личностей, которым документ доступен в  
личном кабинете для того, чтобы отслеживать его жизненный цикл, а  
также управлять документом с ограниченным функционалом</td></tr><tr><td colspan="2"><p class="callout info"><span style="color: rgb(0, 0, 0);">Существует четыре возможных этапа состояния документа: проект → на подписи → на регистрации → зарегистрирован</span></p>

</td></tr></tbody></table>

Во вкладке **<span style="color: rgb(200, 106, 103);">Файл</span>**<span style="color: rgb(200, 106, 103);"> </span>возможно выбрать файл, который необходимо посмотреть, нажав кнопку <span style="color: rgb(200, 106, 103);">**Показать**</span>. Файл возможно загрузить на компьютер с помощью кнопки <span style="color: rgb(200, 106, 103);">**Скачать**</span>.

[![image.png](https://devdocs.tpu.ru/uploads/images/gallery/2025-03/scaled-1680-/8xWimage.png)](https://devdocs.tpu.ru/uploads/images/gallery/2025-03/8xWimage.png)

### Согласование служебной записки

---

После того, как служебная записка отправлена на визирование, она попадает в папку <span style="color: rgb(200, 106, 103);">**Мне на подпись**</span> к визирующим лицам. Визирующие лица могут: согласовать, согласовать с замечаниями, не согласовать, либо установить признак виза не требуется, делегировать, добавить визу.

<p class="callout warning">Обратите внимание на то, что в течение 1 (одного) рабочего дня каждое из согласующих лиц или его замещающее лицо обязаны согласовать, отклонить, делегировать или (если это необходимо) добавить дополнительную визу к списку</p>

<p class="callout warning">В случае наличия замечаний у любого из согласующих лиц на любом этапе согласования служебной записки, Инициатор документа (Автор) возвращает документы в проекты (редактирует, отправляет на согласование) или удаляет при необходимости</p>

[![image.png](https://devdocs.tpu.ru/uploads/images/gallery/2025-03/scaled-1680-/Zohimage.png)](https://devdocs.tpu.ru/uploads/images/gallery/2025-03/Zohimage.png)

### Регистрация служебной записки

---

По завершению согласования СЗ автоматически регистрируется в системе электронного документооборота ТПУ (<span style="color: rgb(200, 106, 103);">**ИПК СОУД**</span>) и принимает статус официального документа. На основе данной СЗ любое из согласующих лиц может создать поручение, нажав кнопку **<span style="color: rgb(200, 106, 103);">Да и поручение</span>.** Поручение может быть создано на этапе согласования и после регистрации. Созданное поручение станет активным сразу после регистрации СЗ.

[![image.png](https://devdocs.tpu.ru/uploads/images/gallery/2025-03/scaled-1680-/Ucgimage.png)](https://devdocs.tpu.ru/uploads/images/gallery/2025-03/Ucgimage.png)

### Удаление служебной записки

---

Удаление служебной записки осуществляется с помощью переноса документа из состояния **<span style="color: rgb(200, 106, 103);">На подписи</span>** в проект. Документ в состоянии **<span style="color: rgb(200, 106, 103);">Проект</span>** перемещается в корзину. Необходимо обратить внимание на то, что документ, удаленный из корзины, не подлежит восстановлению и удаляется безвозвратно. Для того, чтобы удалить созданную СЗ откройте папку <span style="color: rgb(200, 106, 103);">**На подписи**</span>, выделите документ, который необходимо удалить и нажмите кнопку **<span style="color: rgb(200, 106, 103);">Вернуть в проекты</span>.**

[![image.png](https://devdocs.tpu.ru/uploads/images/gallery/2025-03/scaled-1680-/2y8image.png)](https://devdocs.tpu.ru/uploads/images/gallery/2025-03/2y8image.png)

Перенесенный <span style="color: rgb(200, 106, 103);">**В корзину** </span>документ, возможно, восстановить или удалить безвозвратно. Для удаления документа необходимо нажать кнопку <span style="color: rgb(200, 106, 103);">**Удалить**</span>, для восстановления <span style="color: rgb(200, 106, 103);">**Восстановить**</span>.

<p class="callout warning">Обратите внимание на то, что зарегистрированную СЗ (СЗ является зарегистрированной по завершению согласования) удалить нельзя</p>

[![image.png](https://devdocs.tpu.ru/uploads/images/gallery/2025-03/scaled-1680-/doDimage.png)](https://devdocs.tpu.ru/uploads/images/gallery/2025-03/doDimage.png)