Приказ универсальный
- Формирование приказа о движении контингента обучающихся
- Формирование приказа о направлении обучающихся на практику
- Формирование приказа о личном составе
- Формирование приказа универсального
- Заполнение вкладки Параграфы
Формирование приказа о движении контингента обучающихся
Начало работы
Для того, чтобы ознакомиться с инструкцией Начало работы в СОУД перейдите по ссылке.
Создание приказа
Нажмите на кнопку создать документ.
Примените фильтр, выберите тип Приказ (универсальный), нажмите кнопку Создать.
В открывшемся окне во вкладке Основные сведения заполните следующие поля:
| Наименование поля |
Описание |
| Тип приказа |
Выберите необходимый тип приказа |
| Управление | Выберите необходимое структурное подразделение |
| Краткое содержание | Укажите краткое содержание приказа в формате (о чем) |
После заполнения обязательных полей карточки необходимо скачать шаблон и заполнить печатную форму приказа.
Печатную форму приказа необходимо прикладывать на основании данного шаблона
В печатную форму приказа впишите необходимые параграфы и внесите Подписанта.
Подписант - уполномоченное лицо, имеющее право подписывать приказы в соответствии с приказом о делегировании полномочий
После заполнения печатной формы приказа, сохраните документ и загрузите в карточку приказа ИПК СОУД.
В поле Визирующие лица добавьте список визирующих лиц, соблюдая последовательность согласно иерархии в соответствии с требованиями к приказу.
Обратите внимание на то, что виза начальника отдела делопроизводства добавляется автоматически
Далее необходимо выбрать подписанта. Указание подписанта осуществляется посредством его добавления в список визирующих лиц и установкой отметки справа от соответствующего поля - выбор чекбокса.
После того, как все необходимые поля заполнены сохраните проект приказа, нажав кнопку Сохранить.
После нажатия кнопки Сохранить вкладка Файл становится активной. Каждый параграф заполняется отдельно. С более подробным описанием заполнения вкладки Параграфы Вы можете ознакомиться перейдя по ссылке.
После того, как все необходимые поля заполнены, а документ сохранен, вкладка Файлы становится активной. С помощью вкладки Файл возможно загрузить дополнительные документ.
Перейдите во вкладку Файл и загрузите отсканированный документ. С помощью кнопки Обзор загрузите документ с вашего компьютера и сохраните, нажав кнопку Сохранить.
Для отправки приказа на визирование, нажмите кнопку На визирование.
После того, как все необходимые поля заполнены и приказ отправлен на визирование, он появляется в папке На подписи у Автора приказа ( ответственного лица ЦРС (ЕД)).
Визирование приказа в электронном виде
После отправки документа На визирование в печатной версии приказа появляется индивидуальный штрих-код документа.
На этапе визирования сотрудник отдела делопроизводства или другое согласующее лицо согласовывает или отклоняет приказ если имеются недочеты по оформлению или формулировкам в приказе.
Если приказ согласован автор приказа (ответственное лицо ЦРС ЕД)) переходит к этапу подписания приказа.
Если приказ отклонен автор приказа (ответственное лицо ЦРС (ЕД)) возвращает приказ в проекты, вносит изменения в печатную версию, прикрепляет ее повторно ( посредством кнопки Обновить печатную форму) сохраняет внесенные изменения и отправляет приказ на подписание.
Для того, чтобы скорректировать замечания автору приказа (ответственному лицу ЦРС (ЕД)) необходимо открыть папку Мои неподписанные и нажать кнопку Вернуть в проекты.
Откройте папку Проекты, выделите необходимый документ и нажмите кнопку Редактировать.
В открывшемся окне внесите необходимые изменения, сохраните документ с помощью кнопки Сохранить изменения и повторно отправьте приказ на визирование, нажав кнопку На визирование.
Подписание приказа
После согласования приказа визирующими лицами осуществляются следующие действия:
-
Автор приказа (ответственное лицо ЦРС (ЕД)) распечатывает лист согласования, а также печатную версию приказа из ИПК СОУД и с пакетом документов (если такие имеются) передает их на подписание.
Скачать и распечатать печатную версию приказа возможно, открыв вкладку Файл → Скачать. Скаченный на компьютер документ отправляется на печать
- Автор приказа ( ответственное лицо ЦРС (ЕД)) передает на подписание приказа Подписант
- Если Подписант подписал приказ, автор приказа (ответственное лицо ЦРС (ЕД)) открывает папку Мои подписанные и нажимает кнопку На регистрацию.
- Если Подписант не подписал приказ, автор приказа (ответственное лицо ЦРС ЕД)) переводит приказ в проект для редактирования или удаления.
Регистрация приказа
По завершению подписания, подписанный приказ передается в Отдел делопроизводства на регистрацию и сканирование. Регистрацию и сканирование осуществляет сотрудник отдела делопроизводства. Зарегистрированный приказ приобретает статус официального документа и появляется в папке Зарегистрированные.
Удаление приказа
Удаление приказа осуществляется с помощью переноса документа из состояния На подписи в Проект. Документ в состоянии Проект перемещается в корзину. Необходимо обратить внимание на то, что документ, удаленный из корзины, не подлежит восстановлению и удаляется безвозвратно. Перенесенный В корзину документ, возможно, восстановить или удалить безвозвратно. Для удаления документа необходимо нажать кнопку Удалить, для восстановления Восстановить.
Удаление зарегистрированного приказа невозможно
Формирование приказа о направлении обучающихся на практику
Начало работы
Для того, чтобы ознакомиться с инструкцией Начало работы в СОУД перейдите по ссылке.
Создание приказа
Нажмите кнопку Создать документ.
Примените фильтр, выберите тип Приказ (универсальный) и нажмите кнопку Создать.
В открывшемся окне во вкладке Основные сведения заполните следующие поля:
| Наименование поля |
Описание |
|
| Тип приказа |
Выберите необходимый тип приказа Студенты | |
| Управление |
Выберите необходимое структурное подразделение | |
| Краткое содержание |
Для приказов о направлении на практику |
[Сокращенное наименование школы (заглавные буквы)]. [Текст названия приказа: Практика]. [Указывать № группы, ФИО первого студента из приказа в формате Фамилия И.О.] Образец: ИШИТР Практика гр. 8ВМ81 Фамилия И.О. |
| Для приказов о внесении изменений в исходный приказ |
[Сокращенное наименование школы (заглавные буквы)]. [Текст названия приказа: О внесении изменений в приказ дата, №__. Практика] [Указывать № группы, ФИО первого студента из приказа в формате Фамилия И.О.] Образец: ИШПР О внесении изменений в приказ от 17.03.2020 № 77-10/с Практика гр. 2ВМ84 Фамилия И.О |
|
После заполнения обязательных полей карточки скачайте шаблон и заполните печатную форму приказа.Структура печатной версии приказа должна соответствовать Положению о порядке проведения практики обучающихся ФГАОУ ВО НИ ТПУ (с изменениями, утвержденными приказом от 18.02.2020 № 49-01/од). Внесите Подписанта - директор школы.
Печатную форму приказа прикладывать обязательно на основании данного шаблона
После заполнения печатной формы приказа, сохраните документ и загрузите в карточку приказа ИПК СОУД.
В поле Визирующие лица добавьте список визирующих лиц, соблюдая последовательность согласно иерархии в соответствии с требованиями к приказу:
- Сотрудник Центра практической подготовки и трудоустройства (ЦППТ), курирующий подразделение.
- Сотрудник школы, контролирующий расходование средств на прохождение практики (для приказов с финансированием).
- Руководитель ООП.
- Руководитель обеспечивающего подразделения.
- Руководитель принимающего подразделения ТПУ (если практика проходит в ТПУ вне обеспечивающего подразделения).
- Директор Центра практической подготовки и трудоустройства (ЦППТ).
- Начальник ЭУ – начальник ПЭО (для приказов с финансированием).
- Главный бухгалтер (для приказов с финансированием).
- Директор школы, в которой находится обеспечивающее практику подразделение.
Обратите внимание на то, что виза начальника Отдела делопроизводства добавляется автоматически
Чтобы выбрать подписанта, необходимо добавить его в список визирующих лиц и установить отметку в чекбоксе справа от соответствующего поля.
Подписант - уполномоченное лицо, имеющее право подписывать приказы в соответствии с приказом о делегировании полномочий
После того, как все необходимые поля заполнены, сохраните проект приказа, нажав кнопку Сохранить.
После того, как все необходимые поля заполнены, а документ сохранен, вкладка Файлы становится активной. Посредством вкладки Файл возможно загрузить дополнительные документы, являющиеся основанием для издания приказа.
Вкладка Параграфы не заполняется
Перейдите во вкладку Файл и загрузите отсканированный документ. Посредством кнопки Обзор загрузите необходимые документы с вашего компьютера и сохраните, нажав кнопку Сохранить.
Обратите внимание, что файл необходимо загружать только в формате pdf. Размер файла не должен превышать 10 мегабайт
Сканы документов распечатываются сотрудниками ЦППТ и хранятся в архиве, при этом сканы договоров прикреплять не нужно, поскольку приказы издаются только на основе договоров, прошедших полную регистрацию и хранящихся в архиве ЦППТ.
В одном файле должен содержаться скан только одного документа
Для отправки приказа на визирование нажмите кнопку На визирование.
После того, как все необходимые поля заполнены и приказ отправлен на визирование, он появляется в папке На подписи у Автора приказа (сотрудника подразделения).
Подписание приказа
На подписи у Автора приказа (сотрудника подразделения).
Визирование приказа в электронном виде
После отправки документа На визирование в печатной версии приказа появляется индивидуальный штрих-код документа.На этапе визирования сотрудник отдела делопроизводства или другое визирующее лицо согласовывает или отклоняет приказ, если имеются недочеты по оформлению или формулировкам в приказе.
Если приказ согласован: Автор приказа (сотрудник подразделения) переходит к этапу подписания приказа.
Если приказ отклонен: Автор приказа (сотрудник подразделения) возвращает приказ в проекты, вносит изменения в печатную версию, прикрепляет ее повторно (посредством кнопки Обновить печатную форму), сохраняет внесенные изменения и отправляет приказ на подписание.
Для того, чтобы скорректировать замечания, автору приказа (сотруднику подразделения) необходимо открыть папку Мои неподписанные и нажать кнопку Вернуть в проекты. Далее документ переместится в папку Проекты. Откройте папку Проекты, выделите необходимый документ и нажмите кнопку Редактировать. Далее скачайте печатную форму (при необходимости, если документ не был сохранен на компьютере ранее) - значок 
и внесите изменения в печатную форму, далее обновите печатную форму и загрузите файл посредством кнопки Обновить печатную форму. После чего обязательно сохраните изменения (кнопка Сохранить изменения) и отправьте документ повторно на визирование (кнопка На визирование).
Подписание приказа
После согласования приказа визирующими лицами осуществляются следующие действия:
- Делопроизводитель (ответственное лицо) школы распечатывает лист согласования, а также печатную версию приказа из ИПК СОУД.
- Делопроизводитель (ответственное лицо) школы передает на подписание приказ Подписанту.
- Если Подписант подписал приказ, автор приказа (сотрудник подразделения) открывает папку Мои подписанные и нажимает кнопку На регистрацию.
- Если подписант не подписал приказ, автор приказа (сотрудник подразделения) переводит приказ в проект для редактирования или удаления.
Скачать и распечатать печатную версию приказа возможно, открыв Файл → Скачать. Скаченный на компьютер документ отправляется на печать.
Регистрация приказа
После завершения подписания оригинал приказа в бумажном виде передаётся в Отдел делопроизводства, где сотрудник делопроизводства регистрирует и сканирует документ. Зарегистрированный приказ приобретает статус официального документа, появляется в папке Зарегистрированные и рассылается сотрудником Отдела делопроизводства в соответствующие подразделения и автору приказа посредством ИПК СОУД.
Удаление приказа
Удаление приказа осуществляется посредством перевода документа в состояние Проект (перемещение в папку Проекты) и его последующего удаления в папку Корзина.
Удаление зарегистрированного приказа невозможно
После того, как документ перемещен в папку Корзина, он может быть:
- Восстановлен - для этого необходимо нажать кнопку Восстановить.
- Удален - для этого необходимо нажать кнопку Удалить.
Обратите внимание, что документ, удаленный из папки Корзина, не подлежит восстановлению и удаляется безвозвратно
Формирование приказа о личном составе
Начало работы
Для того, чтобы ознакомиться с инструкцией Начало работы в СОУД перейдите по ссылке.
Создание приказа
Нажмите кнопку Создать документ.
Примените фильтр, выберите тип Приказ (универсальный), нажмите кнопку Создать.
В открывшемся окне во вкладке Основные сведения заполните следующие поля:
| Наименование поля |
Описание |
| Тип приказа |
Выберите необходимый тип приказ |
| Управление | Выберите необходимое структурное подразделение |
| Краткое содержание | Укажите краткое содержание приказа в формате (о чем) |
После заполнения обязательных полей карточки необходимо скачать шаблон и заполнить печатную форму приказа (1).
Печатную форму приказа необходимо прикладывать на основании данного шаблона
После заполнения печатной формы приказа, сохраните документ и загрузите в карточку приказа ИПК СОУД (2).
В поле Визирующие лица добавьте список визирующих лиц, соблюдая последовательность согласно иерархии в соответствии с требованиями к приказу, в последнюю очередь внесите Подписанта.
Обратите внимание на то, что виза начальника отдела делопроизводства добавляется автоматически
Для указания подписанта установите отметки справа от соответствующего поля - выбор чекбокса.
Подписант - уполномоченное лицо, имеющее право подписывать приказы в соответствии с приказом о делегировании полномочий
После того, как все необходимые поля заполнены сохраните проект приказа, нажав кнопку Сохранить.
После того, как все необходимые поля заполнены, а документ сохранен, вкладка Параграфы становится активной.
Каждый параграф заполняется отдельно. С инструкцией по заполнению вкладки Параграфы Вы можете ознакомиться перейдя по ссылке.
Перейдите на вкладку Основные сведения. Проверьте правильность заполнения формы приказа и отправляйте документ На визирование.
Формирование приказа универсального
Начало работы
Для того, чтобы ознакомиться с инструкцией Начало работы в СОУД перейдите по ссылке.
Создание приказа
Нажмите кнопку Создать документ.
Примените фильтр, выберите тип Приказ (универсальный) и нажмите кнопку, Создать.
В открывшемся окне во вкладке Основные сведения заполните следующие поля:
| Наименование поля |
Описание |
| Управление |
Выберете необходимое структурное подразделение |
| Тип приказа |
Выберите необходимый тип приказа |
| Краткое содержание |
Укажите содержание приказа в формате (о чем) |
После заполнения обязательных полей карточки необходимо скачать шаблон и заполнить печатную форму приказа
Печатную форму приказа необходимо прикладывать на основании данного шаблона
После заполнения печатной формы приказа, сохраните документ и загрузите в карточку приказа ИПК СОУД
Установка меток для автоматического заполнения полей дата и номер в приложениях к приказу
Если приказ содержит несколько приложений сотрудник самостоятельно создает метки для приложений, следующих после приложения №1.
Для этого необходимо сделать следующие действия:
- Скопируйте шапку и текст приложения на новую страницу.
- Для установки метки даты регистрации приказа установите курсор на поле, в котором должна отображаться дата.
3. Откройте в меню вкладку Вставка и выберите кнопку Закладка.
4. В открывшемся окне введите Имя закладки на английской раскладке data3.
Для приложения №2 номер закладки будет 3, для приложения №3 номер закладки будет 4 и т.д. Нажмите кнопку Добавить. Метка добавлена.
5. Установка метки для номера приказа производится аналогичным образом. Используйте название метки для номера приказа nomer3.
6. Настройка отображения меток в документе. Откройте меню Файл, выберите Параметры. В открывшемся окне откройте раздел Дополнительно и установите чек бокс у команды Показывать закладки.
7. Метки в документе отобразятся следующим образом.
Визирование документа
В поле Визирующие лица добавьте список визирующих лиц, соблюдая последовательность согласно иерархии в соответствии с требованиями к приказу, в последнюю очередь внесите Подписанта.
Для выбора подписанта необходимо добавить его в список визирующих лиц и установить отметку в чекбоксе справа от соответствующего поля.
Подписант - уполномоченное лицо, имеющее право подписывать приказы в соответствии с приказом о делегировании полномочий
После того, как все необходимые поля заполнены сохраните проект приказа, нажав кнопку Сохранить.
После того, как все необходимые поля заполнены, а документ сохранен, вкладка Файлы становится активной. С помощью вкладки Файл возможно загрузить дополнительные документы.
Вкладка Параграфы не заполняется
Перейдите во вкладку Файл и загрузите отсканированный документ.
Обратите внимание, что размер файла не должен превышать 10 мегабайт
С помощью кнопки Обзор загрузите документ с вашего компьютера и сохраните, нажав кнопку Сохранить.
Для отправки приказа на визирование, нажмите кнопку На визирование.
После того, как все необходимые поля заполнены и приказ отправлен на визирование, он появляется в папке На подписи у Автора приказа.
Визирование приказа в электронном виде
После отправки документа На визирование в печатной версии приказа появляется индивидуальный штрих-код документа.
На этапе визирования сотрудник отдела делопроизводства или другое согласующее лицо согласовывает или отклоняет приказ если имеются недочеты по оформлению или формулировкам в приказе.
Если приказ согласован:
Автор приказа переходит к этапу подписания приказа
Если приказ отклонен:
Автор приказа возвращает приказ в проекты, вносит изменения в печатную версию, прикрепляет ее повторно ( посредством кнопки Обновить печатную форму) сохраняет внесенные изменения и отправляет приказ на подписание.
Для того, чтобы скорректировать замечания автору приказа необходимо открыть папку Мои неподписанные и нажать кнопку Вернуть в проекты.
Откройте папку Проекты, выделите необходимый документ и нажмите кнопку Редактировать.
В открывшемся окне внесите необходимые изменения, сохраните документ с помощью кнопки Сохранить изменения и повторно отправьте приказ на визирование, нажав кнопку На визирование.
Подписание приказа
Процесс подписания приказа зависит от выбранного типа приказа.
Если Вам необходимо ознакомиться с процессом согласования приказа о направлении обучающихся на практику, ознакомьтесь с инструкцией Инструкция по формированию приказа о направлении обучающихся на практику
Если Вам необходимо ознакомиться с процессом согласования приказа о движении контингента обучающихся, ознакомьтесь с инструкцией Инструкция по формированию приказа о движении контингента обучающихся
После согласования приказа всеми визирующими лицами осуществляются следующие действия:
-
Ответственный за документооборот, назначенный приказом ректора, распечатывает лист согласования, а также печатную версию приказа из ИПК СОУД.
Скачать и распечатать печатную версию приказа возможно, открыв вкладку Файл → Скачать.Скаченный на компьютер документ отправляется на печать
- Ответственный за документооборот, назначенный приказом ректора, передает на подписание приказ Подписанту.
- Если Подписант подписал приказ, после окончания согласования приказа в электронном виде, автор приказа открывает папку Мои подписанные и нажимает кнопку На регистрацию.
- Если Подписант не подписал приказ, автор приказа переводит приказ в проект для редактирования или удаления.
Регистрация приказа
По завершению подписания, подписанный приказ передается в Отдел делопроизводства на регистрацию и сканирование. Регистрацию и сканирование осуществляет сотрудник отдела делопроизводства. Зарегистрированный приказ приобретает статус официального документа и появляется в папке Зарегистрированные.
Удаление приказа
Инструкция по удалению документа в ИПК СОУД доступна по ссылке.
Заполнение вкладки Параграфы
Перейдите во вкладку Параграфы. Введите текст параграфа и нажмите кнопку Сохранить.
Выделите строку в правой части экрана, нажав на нее левой кнопкой мыши. После выделения строки, кнопки Действия и Личности становятся активными.
Нажмите на кнопку Действие. В открывшемся окне выберите необходимое действие, нажав на него левой кнопкой мыши.
Для перехода к выбору Личности, выделите необходимое действие, нажмите кнопки Личности.
Нажмите на кнопку Действие. В открывшемся окне выберите необходимое действие, нажав на него левой кнопкой мыши.
Для перехода к выбору Личности, выделите необходимое действие, нажмите кнопки Личности.
В открывшемся окне в поле Список действий нажмите левой кнопкой мыши на необходимое действие. После нажатия на выбранное действие поле с выбором личности станет активным — откройте диалог выбора.
Выберите необходимую личность и нажмите ОК.
Нажмите кнопку Закрыть.
Нажав кнопку Действия Вы увидите какие личности закреплены за каждым действием.
Сохранение печатной формы приказа
Для создания печатной формы приказа нажмите кнопку Печать. В открывшемся окне укажите путь для сохранения печатной формы приказа в формате *.doc. После скачивания печатной формы Вы можете отредактировать и дополнить печатную форму.
Перейдите во вкладку Основные сведения. С помощью кнопки Печатная форма разместите печатную форму приказа в карточке документа.Проверьте правильность заполнения формы приказа и отправляйте документ На визирование.
