Приказ универсальный


Формирование приказа о движении контингента обучающихся

Начало работы


Для того, чтобы ознакомиться с инструкцией Начало работы в СОУД  перейдите по ссылке.

Создание приказа


Нажмите на кнопку создать документ.

Рис2.png

Примените фильтр, выберите тип Приказ (универсальный), нажмите кнопку Создать.

рис 2.png

В открывшемся окне во вкладке Основные сведения заполните следующие поля:

Наименование поля
Описание
Тип приказа
Выберите необходимый тип приказа
Управление Выберите необходимое структурное подразделение
Краткое содержание Укажите краткое содержание приказа в формате (о чем)

После заполнения обязательных полей карточки необходимо скачать шаблон и заполнить печатную форму приказа.

Печатную форму приказа необходимо прикладывать на основании данного шаблона 

рис 4.png

В печатную форму приказа впишите необходимые параграфы и внесите Подписанта.

Подписант - уполномоченное лицо, имеющее право подписывать приказы в соответствии с приказом о делегировании полномочий

После заполнения печатной формы приказа, сохраните документ и загрузите в карточку приказа ИПК СОУД.

рис 5.png

В поле Визирующие лица добавьте список визирующих лиц, соблюдая последовательность согласно иерархии в соответствии с требованиями к приказу.

Обратите внимание на то, что виза начальника отдела делопроизводства добавляется автоматически

Рис 6.png

Далее необходимо выбрать подписанта. Указание подписанта осуществляется посредством его добавления в список визирующих лиц и установкой отметки справа от соответствующего поля - выбор чекбокса.

рис 8.png

После того, как все необходимые поля заполнены сохраните проект приказа, нажав кнопку  Сохранить.

рис 9.png

После нажатия кнопки Сохранить вкладка Файл становится активной. Каждый параграф заполняется отдельно. С более подробным описанием заполнения вкладки Параграфы Вы можете ознакомиться перейдя по ссылке.

paragraph1.jpg

После того, как все необходимые поля заполнены, а документ сохранен, вкладка Файлы становится активной. С помощью вкладки Файл возможно загрузить дополнительные документ.

рис 10.png

Перейдите во вкладку Файл и загрузите отсканированный документ. С помощью кнопки Обзор загрузите документ с вашего компьютера и сохраните, нажав кнопку Сохранить.

рис 8 .png

Для отправки приказа на визирование, нажмите кнопку На визирование.

рис 12.png

После того, как все необходимые поля заполнены и приказ отправлен на визирование, он появляется в папке На подписи у Автора приказа ( ответственного лица ЦРС (ЕД)).

Визирование приказа в электронном виде


После отправки документа На визирование в печатной версии приказа появляется индивидуальный штрих-код документа.

рис 14.png

На этапе визирования сотрудник отдела делопроизводства или другое согласующее лицо согласовывает или отклоняет приказ если имеются недочеты по оформлению или формулировкам в приказе. 

Если приказ согласован автор приказа (ответственное лицо ЦРС ЕД)) переходит к этапу подписания приказа.

Если приказ отклонен автор приказа (ответственное лицо ЦРС (ЕД)) возвращает приказ в проекты, вносит изменения в печатную версию, прикрепляет ее повторно ( посредством кнопки Обновить печатную форму) сохраняет внесенные изменения и отправляет приказ на подписание.

Рис 15.png

Для того, чтобы скорректировать замечания автору приказа (ответственному лицу ЦРС (ЕД)) необходимо открыть папку Мои неподписанные и нажать кнопку Вернуть в проекты.

Рис 16.png

Откройте папку Проекты, выделите необходимый документ и нажмите кнопку Редактировать.

рис 17.png

В открывшемся окне внесите необходимые изменения, сохраните документ с помощью кнопки Сохранить изменения и повторно отправьте приказ на визирование, нажав кнопку На визирование.

Рис 18.png

Подписание приказа


После согласования приказа визирующими лицами осуществляются следующие действия:

рис 19.png

Скачать и распечатать печатную версию приказа возможно, открыв вкладку Файл → Скачать. Скаченный на компьютер документ отправляется на печать

рис 20.png

Регистрация приказа


По завершению подписания, подписанный приказ передается в Отдел делопроизводства на регистрацию и сканирование. Регистрацию и сканирование осуществляет сотрудник отдела делопроизводства. Зарегистрированный приказ приобретает статус официального документа и появляется в папке Зарегистрированные.

Рис 21.png

Удаление приказа


Удаление приказа осуществляется с помощью переноса документа из состояния На подписи в Проект. Документ в состоянии Проект перемещается в корзину. Необходимо обратить внимание на то, что документ, удаленный из корзины, не подлежит восстановлению и удаляется безвозвратно. Перенесенный В корзину документ, возможно, восстановить или удалить безвозвратно. Для удаления документа необходимо нажать кнопку Удалить, для восстановления Восстановить.

Удаление зарегистрированного приказа невозможно

22.png


Формирование приказа о направлении обучающихся на практику

Начало работы


Для того, чтобы ознакомиться с инструкцией Начало работы в СОУД  перейдите по ссылке.

Создание приказа


Нажмите кнопку Создать документ.

Рис2.png

Примените фильтр, выберите тип Приказ (универсальный) и нажмите кнопку Создать.

рис 2.png

В открывшемся окне во вкладке Основные сведения заполните следующие поля:

Наименование поля
Описание
Тип приказа
Выберите необходимый тип приказа Студенты
Управление
Выберите необходимое структурное подразделение
Краткое содержание
Для приказов о направлении на практику

[Сокращенное наименование школы (заглавные буквы)]. [Текст названия приказа: Практика]. [Указывать № группы, ФИО первого студента из приказа в формате Фамилия И.О.]

Образец: ИШИТР Практика гр. 8ВМ81 Фамилия И.О.

Для приказов о внесении изменений в исходный приказ

[Сокращенное наименование школы (заглавные буквы)]. [Текст названия приказа: О внесении изменений в приказ дата, №__. Практика] [Указывать № группы, ФИО первого студента из приказа в формате Фамилия И.О.]

Образец: ИШПР О внесении изменений в приказ от 17.03.2020 № 77-10/с Практика гр. 2ВМ84 Фамилия И.О

Рис 1.png

После заполнения обязательных полей карточки скачайте шаблон и заполните печатную форму приказа.Структура печатной версии приказа должна соответствовать Положению о порядке проведения практики обучающихся ФГАОУ ВО НИ ТПУ (с изменениями, утвержденными приказом от 18.02.2020 № 49-01/од). Внесите Подписанта - директор школы.

Печатную форму приказа прикладывать обязательно на основании данного шаблона

рис 3.png

После заполнения печатной формы приказа, сохраните документ и загрузите в карточку приказа ИПК СОУД

скрин.png

В поле Визирующие лица добавьте список визирующих лиц, соблюдая последовательность согласно иерархии в соответствии с требованиями к приказу:

  1. Сотрудник Центра практической подготовки и трудоустройства (ЦППТ), курирующий подразделение.
  2. Сотрудник школы, контролирующий расходование средств на прохождение практики (для приказов с финансированием).
  3. Руководитель ООП.
  4. Руководитель обеспечивающего подразделения.
  5. Руководитель принимающего подразделения ТПУ (если практика проходит в ТПУ вне обеспечивающего подразделения).
  6. Директор Центра практической подготовки и трудоустройства (ЦППТ).
  7. Начальник ЭУ – начальник ПЭО (для приказов с финансированием).
  8. Главный бухгалтер (для приказов с финансированием).
  9. Директор школы, в которой находится обеспечивающее практику подразделение.

Обратите внимание на то, что виза начальника Отдела делопроизводства добавляется автоматически

рис 4.png

Чтобы выбрать подписанта, необходимо добавить его в список визирующих лиц и установить отметку в чекбоксе справа от соответствующего поля.

Подписант - уполномоченное лицо, имеющее право подписывать приказы в соответствии с приказом о делегировании полномочий

рис 5.png

После того, как все необходимые поля заполнены, сохраните проект приказа, нажав кнопку Сохранить.

5.png

После того, как все необходимые поля заполнены, а документ сохранен, вкладка Файлы становится активной. Посредством вкладки Файл возможно загрузить дополнительные документы, являющиеся основанием для издания приказа.

Вкладка Параграфы не заполняется

4.png

Перейдите во вкладку Файл и загрузите отсканированный документ. Посредством кнопки Обзор загрузите необходимые документы с вашего компьютера и сохраните, нажав кнопку Сохранить.

Обратите внимание, что файл необходимо загружать только в формате pdf. Размер файла не должен превышать 10 мегабайт

Сканы документов распечатываются сотрудниками ЦППТ и хранятся в архиве, при этом сканы договоров прикреплять не нужно, поскольку приказы издаются только на основе договоров, прошедших полную регистрацию и хранящихся в архиве ЦППТ.

В одном файле должен содержаться скан только одного документа

6.png

Для отправки приказа на визирование нажмите кнопку На визирование.

7.png

После того, как все необходимые поля заполнены и приказ отправлен на визирование, он появляется в папке На подписи у Автора приказа (сотрудника подразделения).

Подписание приказа


На подписи у Автора приказа (сотрудника подразделения).

8.png

Визирование приказа в электронном виде


После отправки документа На визирование в печатной версии приказа появляется индивидуальный штрих-код документа.На этапе визирования сотрудник отдела делопроизводства или другое визирующее лицо согласовывает или отклоняет приказ, если имеются недочеты по оформлению или формулировкам в приказе.

Если приказ согласован: Автор приказа (сотрудник подразделения) переходит к этапу подписания приказа.

Если приказ отклонен: Автор приказа (сотрудник подразделения) возвращает приказ в проекты, вносит изменения в печатную версию, прикрепляет ее повторно (посредством кнопки Обновить печатную форму), сохраняет внесенные изменения и отправляет приказ на подписание.

1.png

Для того, чтобы скорректировать замечания, автору приказа (сотруднику подразделения) необходимо открыть папку Мои неподписанные и нажать кнопку Вернуть в проектыДалее документ переместится в папку ПроектыОткройте папку Проекты, выделите необходимый документ и нажмите кнопку РедактироватьДалее скачайте печатную форму (при необходимости, если документ не был сохранен на компьютере ранее) - значок и внесите изменения в печатную форму, далее обновите печатную форму и загрузите файл посредством кнопки Обновить печатную формуПосле чего обязательно сохраните изменения (кнопка Сохранить изменения) и отправьте документ повторно на визирование (кнопка На визирование).

2.png

Подписание приказа


После согласования приказа визирующими лицами осуществляются следующие действия:

  1. Делопроизводитель (ответственное лицо) школы распечатывает лист согласования, а также печатную версию приказа из ИПК СОУД.
  2. Делопроизводитель (ответственное лицо) школы передает на подписание приказ Подписанту.
  3. Если Подписант подписал приказ, автор приказа (сотрудник подразделения) открывает папку Мои подписанные и нажимает кнопку На регистрацию.
  4. Если подписант не подписал приказ, автор приказа (сотрудник подразделения) переводит приказ в проект для редактирования или удаления.

Скачать и распечатать печатную версию приказа возможно, открыв Файл → Скачать. Скаченный на компьютер документ отправляется на печать.

рис 19.png

Регистрация приказа


После завершения подписания оригинал приказа в бумажном виде передаётся в Отдел делопроизводства, где сотрудник делопроизводства регистрирует и сканирует документ. Зарегистрированный приказ приобретает статус официального документа, появляется в папке Зарегистрированные и рассылается сотрудником Отдела делопроизводства в соответствующие подразделения и автору приказа посредством ИПК СОУД.

Рис 17.png

Удаление приказа


Удаление приказа осуществляется посредством перевода документа в состояние Проект (перемещение в папку Проекты) и его последующего удаления в папку Корзина.

Удаление зарегистрированного приказа невозможно

После того, как документ перемещен в папку Корзина, он может быть:

9.png

Обратите внимание, что документ, удаленный из папки Корзина, не подлежит восстановлению и удаляется безвозвратно

Формирование приказа о личном составе

Начало работы


Для того, чтобы ознакомиться с инструкцией Начало работы в СОУД  перейдите по ссылке.

Создание приказа


Нажмите кнопку Создать документ.

Рис2.png

Примените фильтр, выберите тип Приказ (универсальный), нажмите кнопку Создать.

рис 2.png

В открывшемся окне во вкладке Основные сведения заполните следующие поля:

Наименование поля
Описание
Тип приказа
Выберите необходимый тип приказ
Управление Выберите необходимое структурное подразделение
Краткое содержание Укажите краткое содержание приказа в формате (о чем)

personal_3.png

После заполнения обязательных полей карточки необходимо скачать шаблон и заполнить печатную форму приказа (1).

Печатную форму приказа необходимо прикладывать на основании данного шаблона 

После заполнения печатной формы приказа, сохраните документ и загрузите в карточку приказа ИПК СОУД (2).

personal_4.png

В поле Визирующие лица добавьте список визирующих лиц, соблюдая последовательность согласно иерархии в соответствии с требованиями к приказу, в последнюю очередь внесите Подписанта.

Обратите внимание на то, что виза начальника отдела делопроизводства добавляется автоматически

personal_5.png

Для указания подписанта установите отметки справа от соответствующего поля  - выбор чекбокса.

Подписант - уполномоченное лицо, имеющее право подписывать приказы в соответствии с приказом о делегировании полномочий

После того, как все необходимые поля заполнены сохраните проект приказа, нажав кнопку  Сохранить.

personal_6.png

После того, как все необходимые поля заполнены, а документ сохранен, вкладка Параграфы становится активной.

Personal_7.JPG

Каждый параграф заполняется отдельно. С инструкцией по заполнению вкладки Параграфы Вы можете ознакомиться перейдя по ссылке.  

image.png

Перейдите на вкладку Основные сведенияПроверьте правильность заполнения формы приказа и отправляйте документ На визирование.

Personal_17.jpg

Формирование приказа универсального

Начало работы


Для того, чтобы ознакомиться с инструкцией Начало работы в СОУД  перейдите по ссылке.

Создание приказа


Нажмите кнопку Создать документ.

Рис2.png

Примените фильтр, выберите тип Приказ (универсальный) и нажмите кнопку, Создать.

рис 2.png

В открывшемся окне во вкладке Основные сведения заполните следующие поля:

Наименование поля
Описание
Управление
Выберете необходимое структурное подразделение
Тип приказа
Выберите необходимый тип приказа
Краткое содержание
Укажите содержание приказа в формате (о чем)

После заполнения обязательных полей карточки необходимо скачать шаблон и заполнить печатную форму приказа

Печатную форму приказа необходимо прикладывать на основании данного шаблона 

рис 4.png

После заполнения печатной формы приказа, сохраните документ и загрузите в карточку приказа ИПК СОУД

рис 1.png

Установка меток для автоматического заполнения полей дата и номер в приложениях к приказу


Если приказ содержит несколько приложений сотрудник самостоятельно создает метки для приложений, следующих после приложения №1.

Для этого необходимо сделать следующие действия: 

  1. Скопируйте шапку и текст приложения на новую страницу.
  2. Для установки метки даты регистрации приказа установите курсор на поле, в котором должна отображаться дата.

рисунок 1.png

     3.  Откройте в меню вкладку Вставка и выберите кнопку Закладка

image.png

    4. В открывшемся окне введите Имя закладки на английской раскладке data3

Для приложения №2 номер закладки будет 3, для приложения №3 номер закладки будет 4 и т.д. Нажмите кнопку Добавить. Метка добавлена. 

5.jpg

   5. Установка метки для номера приказа производится аналогичным образом. Используйте название метки для номера приказа nomer3.

image.png

   6. Настройка отображения меток в документе. Откройте меню Файл, выберите Параметры. В открывшемся окне откройте раздел Дополнительно и установите чек бокс у команды Показывать закладки

image.png

   7. Метки в документе отобразятся следующим образом.

image.png

Визирование документа


В поле Визирующие лица добавьте список визирующих лиц, соблюдая последовательность согласно иерархии в соответствии с требованиями к приказу, в последнюю очередь внесите Подписанта.

Рис 6.png

Для выбора подписанта необходимо добавить его в список визирующих лиц и установить отметку в чекбоксе справа от соответствующего поля.

Подписант - уполномоченное лицо, имеющее право подписывать приказы в соответствии с приказом о делегировании полномочий

После того, как все необходимые поля заполнены сохраните проект приказа, нажав кнопку  Сохранить.

рис 9.png

После того, как все необходимые поля заполнены, а документ сохранен, вкладка Файлы становится активной. С помощью вкладки Файл возможно загрузить дополнительные документы.

Вкладка Параграфы не заполняется

рис 10.png

Перейдите во вкладку Файл и загрузите отсканированный документ.

Обратите внимание, что размер файла не должен превышать 10 мегабайт

С помощью кнопки Обзор загрузите документ с вашего компьютера и сохраните, нажав кнопку Сохранить.

рис 8 .png

Для отправки приказа на визирование, нажмите кнопку На визирование.

рис 12.png

После того, как все необходимые поля заполнены и приказ отправлен на визирование, он появляется в папке На подписи у Автора приказа.

Рис 13.png

Визирование приказа в электронном виде


После отправки документа На визирование в печатной версии приказа появляется индивидуальный штрих-код документа.

рис 14.png

 На этапе визирования сотрудник отдела делопроизводства или другое согласующее лицо согласовывает или отклоняет приказ если имеются недочеты по оформлению или формулировкам в приказе.

Если приказ согласован:

Автор приказа переходит к этапу подписания приказа

Если приказ отклонен:

Автор приказа возвращает приказ в проекты, вносит изменения в печатную версию, прикрепляет ее повторно ( посредством кнопки Обновить печатную форму) сохраняет внесенные изменения и отправляет приказ на подписание.

Рис 15.png

Для того, чтобы скорректировать замечания автору приказа необходимо открыть папку Мои неподписанные и нажать кнопку Вернуть в проекты.

Рис 16.png

Откройте папку Проекты, выделите необходимый документ и нажмите кнопку Редактировать.

рис 17.png

В открывшемся окне внесите необходимые изменения, сохраните документ с помощью кнопки Сохранить изменения и повторно отправьте приказ на визирование, нажав кнопку На визирование.

Рис 18.png

Подписание приказа


Процесс подписания приказа зависит от выбранного типа приказа.

Если Вам необходимо ознакомиться с процессом согласования приказа о направлении обучающихся на практику, ознакомьтесь с инструкцией Инструкция по формированию приказа о направлении обучающихся на практику 

Если Вам необходимо ознакомиться с процессом согласования приказа о движении контингента обучающихся, ознакомьтесь с инструкцией Инструкция по формированию приказа о движении контингента обучающихся

После согласования приказа всеми визирующими лицами осуществляются следующие действия:

Скачать и распечатать печатную версию приказа возможно, открыв вкладку Файл → Скачать.Скаченный на компьютер документ отправляется на печать

рис 19.png

  • Ответственный за документооборот, назначенный приказом ректора, передает на подписание приказ Подписанту.
  • Если Подписант подписал приказ, после окончания согласования приказа в электронном виде, автор приказа открывает папку Мои подписанные и нажимает кнопку На регистрацию.
  • Если Подписант  не подписал приказ, автор приказа переводит приказ в проект для редактирования или удаления.

рис 20.png

Регистрация приказа


По завершению подписания, подписанный приказ передается в Отдел делопроизводства на регистрацию и сканирование. Регистрацию и сканирование осуществляет сотрудник отдела делопроизводства. Зарегистрированный приказ приобретает статус официального документа и появляется в папке Зарегистрированные.

Рис 21.png

 Удаление приказа


Инструкция по удалению документа в ИПК СОУД доступна по ссылке

Заполнение вкладки Параграфы

Перейдите во вкладку ПараграфыВведите текст параграфа и нажмите кнопку Сохранить.

paragraph1.jpg

Выделите строку в правой части экрана, нажав на нее левой кнопкой мыши. После выделения строки, кнопки Действия и Личности становятся активными. 

paragraph6.jpg

Нажмите на кнопку Действие. В открывшемся окне выберите необходимое действие, нажав на него левой кнопкой мыши.

paragraph7.jpg

Для перехода к выбору Личности, выделите необходимое действие, нажмите кнопки Личности.

paragraph8.jpg

 Нажмите на кнопку Действие. В открывшемся окне выберите необходимое действие, нажав на него левой кнопкой мыши.

paragraph7.jpg

 Для перехода к выбору Личности, выделите необходимое действие, нажмите кнопки Личности.

paragraph8.jpg

В открывшемся окне в поле Список действий нажмите левой кнопкой мыши на необходимое действие. После нажатия на выбранное действие поле с выбором личности станет активным — откройте диалог выбора.

Personal_13.jpg

В открывшемся окне введите ФИО личности и нажмите кнопку Поиск.

Personal_14.jpg

Выберите необходимую личность и нажмите ОК.

Personal_15.jpg

Нажмите кнопку Закрыть.

Personal_11.jpg

Нажав кнопку Действия Вы увидите какие личности закреплены за каждым действием.

Personal_16.jpg

Сохранение печатной формы приказа


Для создания печатной формы приказа нажмите кнопку ПечатьВ открывшемся окне укажите путь для сохранения печатной формы приказа в формате *.docПосле скачивания печатной формы Вы можете отредактировать и дополнить печатную форму.

hbc 2.jpg

Перейдите во вкладку Основные сведения. С помощью кнопки Печатная форма разместите печатную форму приказа в карточке документа.Проверьте правильность заполнения формы приказа и отправляйте документ На визирование.

рис2.jpg