Номенклатура дел

Номенклатура дел для сотрудников ОД
Начало работы 

 

 Для того, чтобы ознакомиться с инструкцией  Начало работы в СОУД 

перейдите по  ссылке . 

 Работа с номенклатурой 

 

 Сотрудники ОД могут создавать несколько номенклатур в год. 

 Для списания дел доступна любая номенклатура. 

 При структурных изменениях в ТПУ сотрудник ОД создает новую номенклатуру. 

 ВАЖНО! После создания новой номенклатуры блокируется возможность создавать дела в предыдущей номенклатуре. 

 Доступ в модуль "Номенклатура дел" осуществляется через Меню. 

 

 Регистрация номенклатуры дел 

 

 В открывшемся окне заполните следующие поля: 

 

 Срок действия с - выберите срок действия номенклатуры дела. 

 Краткое содержание - введите краткое содержание, например, номенклатура ТПУ на 2025г. 

 

 Номенклатура дел на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале текущего года 

 По сле того, как все необходимые поля будут заполнены, необходимо нажать кнопку Зарегистрировать . Сотрудники ОД могут создавать несколько номенклатур в год. Документоведы других подразделений вносят свои дела в уже зарегистрированную номенклатуру. 

 

 

 В списке номенклатур по умолчанию установлен фильтр по дате регистрации с 01.01. минус 1 год от текущего . 

 Клонирование номенклатуры 

 

 Сотрудник ОД может создать новую номенклатуры на основе уже имеющихся посредством функции Клонировать . 

 Созданная номенклатура содержит все дела исходной номенклатуры. 

 Выберите номенклатуру, которую нужно клонировать. Нажмите кнопку Клонировать . Укажите  Срок действия номенклатуры (он может быть такой же как у исходной) и Краткое содержание , нажмите Сохранить изменения . 

 

 Создание дела 

 

 Для открытия номенклатуры выберите номенклатуру из списка в левой части диалогового окна. 

 Создавать дела возможно только для самой поздней версии номенклатуры независимо от года действия. После создания новой номенклатуры блокируется возможность создавать дела в предыдущей номенклатуре. 

 

 Если необходимо выбрать номенклатуру более раннего периода, необходимо в левой части диалогового окна указать дату и нажать кнопку Загрузить . 

 

 Откройте вкладку Дела.  Для создания дела нажмите кнопку Создать дело . 

 

 В открывшемся окне заполните следующие поля: 

 

 Номенклатура дел - поле заполняется автоматически. 

 Подразделение - выберите необходимое подразделение. Название подразделение можно ввести двумя способами: 

 

 

 Непосредственно в поле начать ввод сокращенного названия подразделения и выбрать из выпадающего списка.

 

 

 Открыть окно диалога выбора, указать название подразделения и нажать Поиск . 

 

 

 

 Индекс дела - введите индекс дела. Порядок дел выстраивается по важности документов : приказы, положения, штатные расписания, инструкции, правила, планы, отчеты, договоры, переписка, книги и журналы учета. В одном деле недопустимо компоновать документы с разными сроками хранения.  

 

 Обратите внимание на то, что индекс дела состоит из двух частей. Индекс дела состоит из индекса подразделения и порядкового номера дела в номенклатуре подразделения.  Все заголовки дел, включенные в номенклатуру дел структурного подразделения, индексируются. Индекс дела состоит из индекса структурного подразделения (кода подразделения в соответствии с утвержденной структурой Университета) и порядкового номера дела в разделе номенклатуры дел. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например, индекс дела выглядит как 01-05, где 01 - код структурного подразделения, а 05 - порядковый номер дела в разделе номенклатуры дел.

 

 

 Название дела - введите точное название дела. Заголовок дела должен в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка»), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов. Заголовки дел могут уточняться в течение года в процессе формирования и оформления дел. Заголовок дела должен состоять из элементов, располагаемых в следующей последовательности:

 

 

 

 Название вида дела (переписка, журнал, дело) или вида документов, включенных в дело (протоколы, приказы); 

 Наименование структурного подразделения, постоянно действующего или временного органа, должностного лица, создавших документ (ы); 

 Наименование корреспондента (организации, лица, которому адресованы или от которого получены документы); 

 Краткое содержание документов дела; 

 Название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; 

 Дата (период), к которым относится документ.  

 

 

 

 

 Срок хранения - из выпадающего списка выберите срок хранения. 

 Статья - необходимо ввести номер статьи из перечня документов. 

 Количество дел - заполняются по окончании года. 

 Примечание - заполняется вручную , если примечание есть.  В графе примечание проставляются отметки о заведении дел ("Заведено"), о переходящих делах (например "Переходящее с 2016 года"), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другую организацию для продолжения.  Если дело формируется в информационной системе и включает электронные документы, в графе Примечание отмечается, что дело ведется в электронном виде с указанием наименования информационной системы. 

 

 После того, как все необходимые поля будут заполнены нажмите кнопку "Сохранить".  

 

 Функция Редактировать доступна только сотрудникам ОД и только для действующей номенклатуры. 

 

 Сотрудники ОД могут удалять дела при условии, что номенклатура является действующей и в дело еще не списаны документы. 

 

 Списание документов в дело 

 

 Для списания документов откройте дело, кликнив по нему левой кнопкой мыши. Откроется карточка дела. Перейдите во вкладку  Документы и нажмите кнопку Добавить документы . 

 Для списания дел доступна любая номенклатура. 

 

 Воспользуйтесь поиском документов, заполнив необходимые поля поиска и нажмите кнопку  Искать .  

 

 Выберите необходимые документы и нажмите кнопку ОК .  

 

 Документы внесены в карточку дела. 

 

 Карточка документа 

 

 Обратите внимание на то, что в карточке любого списанного документа можно увидеть номер дела 

 

 Удаление документа из карточки дела 

 

 С помощью кнопки Удалить из дела Вы можете удалить документ из дела. Левой кнопкой мыши нажмите на необходимый документ (или выделите несколько документов) и нажмите кнопку Удалить из дела . 

Номенклатура дел для документоведов структурных подразделений
Начало работы 

 

 Для того, чтобы ознакомиться с инструкцией  Начало работы в СОУД 

перейдите по  ссылке . 

 Работа с номенклатурой 

 

 Для документоведов структурных подразделений на просмотр доступна любая номенклатура. 

 Документовед может создавать дела для структурных подразделений, в которых он назначен по приказу, и во всех нижестоящих по ветке подразделения. 

 При структурных изменениях в университете сотрудником ОД клонируется номенклатура дел. Эта номенклатура содержит все дела исходной номенклатуры. Документоведы в подразделениях проверяют новую номенклатуру и при необходимости удаляют дела архивных подразделений и создают дела для вновь введенных подразделений. 

 Доступ в модуль "Номенклатура дел" осуществляется через Меню. 

 

 Создание дела 

 

 Для открытия номенклатуры выберите номенклатуру из списка в левой части диалогового окна. 

 Создавать дела возможно только для самой поздней версии номенклатуры независимо от года действия. После создания новой номенклатуры блокируется возможность создавать дела в предыдущей номенклатуре. 

 

 Если необходимо выбрать номенклатуру более раннего периода, необходимо в левой части диалогового окна указать дату и нажать кнопку Загрузить . По умолчанию установлен фильтр 01.01. минус 1 год от текущего . 

 

 При выборе номенклатуры автоматически откроется вкладка Дела.  Для создания дела нажмите кнопку Создать дело . 

 

 В открывшемся окне заполните следующие поля: 

 

 Номенклатура дел - поле заполняется автоматически. 

 Подразделение - выберите необходимое подразделение. Название подразделение можно ввести двумя способами: 

 

 

 Непосредственно в поле начать ввод сокращенного названия подразделения и выбрать из выпадающего списка.

 

 

 Открыть окно диалога выбора, указать название подразделения и нажать Поиск . 

 

 

 

 Индекс дела - введите индекс дела. Порядок дел выстраивается по важности документов : приказы, положения, штатные расписания, инструкции, правила, планы, отчеты, договоры, переписка, книги и журналы учета. В одном деле недопустимо компоновать документы с разными сроками хранения.  

 

 Обратите внимание на то, что индекс дела состоит из двух частей. Индекс дела состоит из индекса подразделения и порядкового номера дела в номенклатуре подразделения.  Все заголовки дел, включенные в номенклатуру дел структурного подразделения, индексируются. Индекс дела состоит из индекса структурного подразделения (кода подразделения в соответствии с утвержденной структурой Университета) и порядкового номера дела в разделе номенклатуры дел. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например, индекс дела выглядит как 01-05, где 01 - код структурного подразделения, а 05 - порядковый номер дела в разделе номенклатуры дел.

 

 

 Название дела - введите точное название дела. Заголовок дела должен в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка»), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов. Заголовки дел могут уточняться в течение года в процессе формирования и оформления дел. Заголовок дела должен состоять из элементов, располагаемых в следующей последовательности:

 

 

 

 Название вида дела (переписка, журнал, дело) или вида документов, включенных в дело (протоколы, приказы); 

 Наименование структурного подразделения, постоянно действующего или временного органа, должностного лица, создавших документ (ы); 

 Наименование корреспондента (организации, лица, которому адресованы или от которого получены документы); 

 Краткое содержание документов дела; 

 Название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; 

 Дата (период), к которым относится документ.  

 

 

 

 

 Срок хранения - из выпадающего списка выберите срок хранения. 

 Статья - необходимо ввести номер статьи из перечня документов. 

 Количество дел - заполняются по окончании года. 

 Примечание - заполняется вручную , если примечание есть.  В графе примечание проставляются отметки о заведении дел ("Заведено"), о переходящих делах (например "Переходящее с 2016 года"), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другую организацию для продолжения.  Если дело формируется в информационной системе и включает электронные документы, в графе Примечание отмечается, что дело ведется в электронном виде с указанием наименования информационной системы. 

 

 После того, как все необходимые поля будут заполнены нажмите кнопку "Сохранить".  

 

 Документоведам не доступна функция Редактировать. 

 Документовед может удалять дела при условии, что номенклатура является действующей и в дело еще не списаны документы