# Номенклатура дел



# Номенклатура дел для сотрудников ОД

## Начало работы

---

Для того, чтобы ознакомиться с инструкцией <span style="color: rgb(200, 105, 103);">**Начало работы в СОУД**</span> перейдите по [ссылке](https://devdocs.tpu.ru/books/soud/chapter/nacalo-raboty).

## Работа с номенклатурой

---

Сотрудники ОД могут создавать несколько номенклатур в год.

Для списания дел доступна любая номенклатура.

При структурных изменениях в ТПУ сотрудник ОД создает новую номенклатуру.

<p class="callout warning">ВАЖНО! После создания новой номенклатуры блокируется возможность создавать дела в предыдущей номенклатуре.</p>

Доступ в модуль "Номенклатура дел" осуществляется через Меню.

[![image.png](https://devdocs.tpu.ru/uploads/images/gallery/2025-11/scaled-1680-/image.png)](https://devdocs.tpu.ru/uploads/images/gallery/2025-11/image.png)

## Регистрация номенклатуры дел

---

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">В открывшемся окне заполните следующие поля:</span>

- <span style="color: rgb(0, 0, 0);">**<span style="color: rgb(200, 106, 103);">Срок действия с</span>** - выберите срок действия номенклатуры дела.</span>
- <span style="color: rgb(0, 0, 0);"><span style="color: rgb(200, 106, 103);">**Краткое содержание** </span>- введите краткое содержание, например, номенклатура ТПУ на 2025г.</span>

<p class="callout warning">Номенклатура дел на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале текущего года</p>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">По</span><span style="color: rgb(0, 0, 0);">сле того, как все необходимые поля будут заполнены, необходимо нажать кнопку</span> **<span style="color: rgb(200, 105, 103);">Зарегистрировать</span>**<span style="color: rgb(200, 105, 103);"><span style="color: rgb(0, 0, 0);">. Сотрудники ОД могут создавать несколько номенклатур в год. Документоведы других подразделений вносят свои дела в уже зарегистрированную номенклатуру.</span></span>

[![image.png](https://devdocs.tpu.ru/uploads/images/gallery/2025-05/scaled-1680-/image.png)](https://devdocs.tpu.ru/uploads/images/gallery/2025-05/image.png)


<p class="callout success">В списке номенклатур по умолчанию установлен фильтр по дате регистрации с **01.01. минус 1 год от текущего**.</p>

### Клонирование номенклатуры

---

Сотрудник ОД может создать новую номенклатуры на основе уже имеющихся посредством функции **<span style="color: rgb(200, 106, 104);">Клонировать</span>**.

Созданная номенклатура содержит все дела исходной номенклатуры.

Выберите номенклатуру, которую нужно клонировать. Нажмите кнопку **<span style="color: rgb(200, 106, 104);">Клонировать</span>**. Укажите <span style="color: rgb(200, 106, 104);">**Срок действия номенклатуры**</span> (он может быть такой же как у исходной) и <span style="color: rgb(200, 106, 104);">**Краткое содержание**<span style="color: rgb(52, 73, 94);">, нажмите</span>**<span style="color: #c86a68;"><span style="color: rgb(52, 73, 94);"> </span>Сохранить изменения</span><span style="color: #000000;">.</span>**</span>

[![image.png](https://devdocs.tpu.ru/uploads/images/gallery/2025-11/scaled-1680-/qHaimage.png)](https://devdocs.tpu.ru/uploads/images/gallery/2025-11/qHaimage.png)

### Создание дела

---

Для открытия номенклатуры выберите номенклатуру из списка в левой части диалогового окна.

<p class="callout warning">Создавать дела возможно только для самой поздней версии номенклатуры независимо от года действия. После создания новой номенклатуры блокируется возможность создавать дела в предыдущей номенклатуре.</p>

[![image.png](https://devdocs.tpu.ru/uploads/images/gallery/2025-11/scaled-1680-/Syoimage.png)](https://devdocs.tpu.ru/uploads/images/gallery/2025-11/Syoimage.png)

Если необходимо выбрать номенклатуру более раннего периода, необходимо в левой части диалогового окна указать дату и нажать кнопку <span style="color: rgb(200, 106, 103);">**Загрузить**</span>.

[![image.png](https://devdocs.tpu.ru/uploads/images/gallery/2025-11/scaled-1680-/XLhimage.png)](https://devdocs.tpu.ru/uploads/images/gallery/2025-11/XLhimage.png)

Откройте вкладку **<span style="color: rgb(200, 106, 103);">Дела. </span>** Для создания дела нажмите кнопку <span style="color: rgb(200, 106, 103);">**Создать дело**<span style="color: rgb(0, 0, 0);">.</span></span>

[![image.png](https://devdocs.tpu.ru/uploads/images/gallery/2025-05/scaled-1680-/vNiimage.png)](https://devdocs.tpu.ru/uploads/images/gallery/2025-05/vNiimage.png)

В открывшемся окне заполните следующие поля:

- <span style="color: rgb(200, 106, 103);">**Номенклатура дел**</span> - поле заполняется автоматически.
- <span style="color: rgb(200, 106, 103);">**Подразделение**</span> - выберите необходимое подразделение. Название подразделение можно ввести двумя способами:

1. Непосредственно в поле начать ввод сокращенного названия подразделения и выбрать из выпадающего списка. [![UiFimage.png](https://devdocs.tpu.ru/uploads/images/gallery/2025-11/scaled-1680-/uifimage.png)](https://devdocs.tpu.ru/uploads/images/gallery/2025-11/uifimage.png)
2. Открыть окно диалога выбора, указать название подразделения и нажать <span style="color: rgb(200, 106, 104);">**Поиск**</span>.

[![image.png](https://devdocs.tpu.ru/uploads/images/gallery/2025-11/scaled-1680-/fYGimage.png)](https://devdocs.tpu.ru/uploads/images/gallery/2025-11/fYGimage.png)

- <span style="color: rgb(200, 106, 103);">**Индекс дела**</span> - введите индекс дела. Порядок дел выстраивается по важности документов : приказы, положения, штатные расписания, инструкции, правила, планы, отчеты, договоры, переписка, книги и журналы учета. В одном деле недопустимо компоновать документы с разными сроками хранения.

<p class="callout warning">Обратите внимание на то, что индекс дела состоит из двух частей. Индекс дела состоит из индекса подразделения и порядкового номера дела в номенклатуре подразделения. Все заголовки дел, включенные в номенклатуру дел структурного подразделения, индексируются. Индекс дела состоит из индекса структурного подразделения (кода подразделения в соответствии с утвержденной структурой Университета) и порядкового номера дела в разделе номенклатуры дел. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например, индекс дела выглядит как 01-05, где 01 - код структурного подразделения, а 05 - порядковый номер дела в разделе номенклатуры дел. </p>

- **<span style="color: rgb(200, 106, 103);">Название дела </span>**- введите точное название дела. Заголовок дела должен в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка»), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов. Заголовки дел могут уточняться в течение года в процессе формирования и оформления дел. Заголовок дела должен состоять из элементов, располагаемых в следующей последовательности: 
    1. 1. Название вида дела (переписка, журнал, дело) или вида документов, включенных в дело (протоколы, приказы);
        2. Наименование структурного подразделения, постоянно действующего или временного органа, должностного лица, создавших документ (ы);
        3. Наименование корреспондента (организации, лица, которому адресованы или от которого получены документы);
        4. Краткое содержание документов дела;
        5. Название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;
        6. Дата (период), к которым относится документ.
- <span style="color: rgb(200, 105, 103);">**Срок хранения**</span> - из выпадающего списка выберите срок хранения.
- <span style="color: rgb(200, 105, 103);">**Статья**</span> - необходимо ввести номер статьи из перечня документов.
- <span style="color: rgb(200, 105, 103);">**Количество дел**</span> - заполняются по окончании года.
- <span style="color: rgb(200, 105, 103);">**Примечание** </span>- заполняется вручную , если примечание есть. В графе примечание проставляются отметки о заведении дел ("Заведено"), о переходящих делах (например "Переходящее с 2016 года"), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другую организацию для продолжения. Если дело формируется в информационной системе и включает электронные документы, в графе Примечание отмечается, что дело ведется в электронном виде с указанием наименования информационной системы.

После того, как все необходимые поля будут заполнены нажмите кнопку "Сохранить".

[![image.png](https://devdocs.tpu.ru/uploads/images/gallery/2025-05/scaled-1680-/3BYimage.png)](https://devdocs.tpu.ru/uploads/images/gallery/2025-05/3BYimage.png)

<p class="callout warning">Функция **Редактировать** доступна только сотрудникам ОД и только для действующей номенклатуры.</p>

[![image.png](https://devdocs.tpu.ru/uploads/images/gallery/2025-11/scaled-1680-/3iximage.png)](https://devdocs.tpu.ru/uploads/images/gallery/2025-11/3iximage.png)

<p class="callout warning">Сотрудники ОД могут **удалять** дела при условии, что номенклатура является действующей и в дело еще не списаны документы.</p>

[![image.png](https://devdocs.tpu.ru/uploads/images/gallery/2025-11/scaled-1680-/6tHimage.png)](https://devdocs.tpu.ru/uploads/images/gallery/2025-11/6tHimage.png)

## Списание документов в дело

---

Для списания документов откройте дело, кликнив по нему левой кнопкой мыши. Откроется карточка дела. Перейдите во вкладку <span style="color: rgb(200, 106, 103);">**Документы** </span>и нажмите кнопку <span style="color: rgb(200, 106, 103);">**Добавить документы**</span>.

<p class="callout warning">Для списания дел доступна любая номенклатура.</p>

[![image.png](https://devdocs.tpu.ru/uploads/images/gallery/2025-05/scaled-1680-/mlcimage.png)](https://devdocs.tpu.ru/uploads/images/gallery/2025-05/mlcimage.png)

Воспользуйтесь поиском документов, заполнив необходимые поля поиска и нажмите кнопку <span style="color: rgb(200, 106, 103);">**Искать**</span>.

[![image.png](https://devdocs.tpu.ru/uploads/images/gallery/2025-05/scaled-1680-/8Byimage.png)](https://devdocs.tpu.ru/uploads/images/gallery/2025-05/8Byimage.png)

Выберите необходимые документы и нажмите кнопку <span style="color: rgb(200, 106, 103);">**ОК**</span>.

[![image.png](https://devdocs.tpu.ru/uploads/images/gallery/2025-05/scaled-1680-/0blimage.png)](https://devdocs.tpu.ru/uploads/images/gallery/2025-05/0blimage.png)

Документы внесены в карточку дела.

[![image.png](https://devdocs.tpu.ru/uploads/images/gallery/2025-05/scaled-1680-/Xhmimage.png)](https://devdocs.tpu.ru/uploads/images/gallery/2025-05/Xhmimage.png)

## Карточка документа

---

<p class="callout warning">Обратите внимание на то, что в карточке любого списанного документа можно увидеть номер дела</p>

[![image.png](https://devdocs.tpu.ru/uploads/images/gallery/2025-05/scaled-1680-/hOeimage.png)](https://devdocs.tpu.ru/uploads/images/gallery/2025-05/hOeimage.png)

## Удаление документа из карточки дела

---

С помощью кнопки <span style="color: rgb(200, 106, 103);">**Удалить из дела**</span> Вы можете удалить документ из дела. Левой кнопкой мыши нажмите на необходимый документ (или выделите несколько документов) и нажмите кнопку <span style="color: rgb(200, 106, 103);">**Удалить из дела**</span>.

[![image.png](https://devdocs.tpu.ru/uploads/images/gallery/2025-05/scaled-1680-/JW5image.png)](https://devdocs.tpu.ru/uploads/images/gallery/2025-05/JW5image.png)

# Номенклатура дел для документоведов структурных подразделений

## Начало работы

---

Для того, чтобы ознакомиться с инструкцией <span style="color: rgb(200, 105, 103);">**Начало работы в СОУД**</span> перейдите по [ссылке](https://devdocs.tpu.ru/books/soud/chapter/nacalo-raboty).

### Работа с номенклатурой

---

Для документоведов структурных подразделений на просмотр доступна любая номенклатура.

Документовед может создавать дела для структурных подразделений, в которых он назначен по приказу, и во всех нижестоящих по ветке подразделения.

При структурных изменениях в университете сотрудником ОД клонируется номенклатура дел. Эта номенклатура содержит все дела исходной номенклатуры. Документоведы в подразделениях проверяют новую номенклатуру и при необходимости удаляют дела архивных подразделений и создают дела для вновь введенных подразделений.

Доступ в модуль "Номенклатура дел" осуществляется через Меню.

[![image.png](https://devdocs.tpu.ru/uploads/images/gallery/2025-11/scaled-1680-/image.png)](https://devdocs.tpu.ru/uploads/images/gallery/2025-11/image.png)

### Создание дела

---

Для открытия номенклатуры выберите номенклатуру из списка в левой части диалогового окна.

<p class="callout warning">Создавать дела возможно только для самой поздней версии номенклатуры независимо от года действия. После создания новой номенклатуры блокируется возможность создавать дела в предыдущей номенклатуре.</p>

[![image.png](https://devdocs.tpu.ru/uploads/images/gallery/2025-11/scaled-1680-/Syoimage.png)](https://devdocs.tpu.ru/uploads/images/gallery/2025-11/Syoimage.png)

Если необходимо выбрать номенклатуру более раннего периода, необходимо в левой части диалогового окна указать дату и нажать кнопку <span style="color: rgb(200, 106, 103);">**Загрузить**</span>. По умолчанию установлен фильтр **01.01. минус 1 год от текущего**.

[![image.png](https://devdocs.tpu.ru/uploads/images/gallery/2025-11/scaled-1680-/XLhimage.png)](https://devdocs.tpu.ru/uploads/images/gallery/2025-11/XLhimage.png)

При выборе номенклатуры автоматически откроется вкладка **<span style="color: rgb(200, 106, 103);">Дела. </span>** Для создания дела нажмите кнопку <span style="color: rgb(200, 106, 103);">**Создать дело**<span style="color: rgb(0, 0, 0);">.</span></span>

[![image.png](https://devdocs.tpu.ru/uploads/images/gallery/2025-05/scaled-1680-/vNiimage.png)](https://devdocs.tpu.ru/uploads/images/gallery/2025-05/vNiimage.png)

В открывшемся окне заполните следующие поля:

- <span style="color: rgb(200, 106, 103);">**Номенклатура дел**</span> - поле заполняется автоматически.
- <span style="color: rgb(200, 106, 103);">**Подразделение**</span> - выберите необходимое подразделение. Название подразделение можно ввести двумя способами:

1. Непосредственно в поле начать ввод сокращенного названия подразделения и выбрать из выпадающего списка. [![UiFimage.png](https://devdocs.tpu.ru/uploads/images/gallery/2025-11/scaled-1680-/uifimage.png)](https://devdocs.tpu.ru/uploads/images/gallery/2025-11/uifimage.png)
2. Открыть окно диалога выбора, указать название подразделения и нажать <span style="color: rgb(200, 106, 104);">**Поиск**</span>.

[![image.png](https://devdocs.tpu.ru/uploads/images/gallery/2025-11/scaled-1680-/fYGimage.png)](https://devdocs.tpu.ru/uploads/images/gallery/2025-11/fYGimage.png)

- <span style="color: rgb(200, 106, 103);">**Индекс дела**</span> - введите индекс дела. Порядок дел выстраивается по важности документов : приказы, положения, штатные расписания, инструкции, правила, планы, отчеты, договоры, переписка, книги и журналы учета. В одном деле недопустимо компоновать документы с разными сроками хранения.

<p class="callout warning">Обратите внимание на то, что индекс дела состоит из двух частей. Индекс дела состоит из индекса подразделения и порядкового номера дела в номенклатуре подразделения. Все заголовки дел, включенные в номенклатуру дел структурного подразделения, индексируются. Индекс дела состоит из индекса структурного подразделения (кода подразделения в соответствии с утвержденной структурой Университета) и порядкового номера дела в разделе номенклатуры дел. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например, индекс дела выглядит как 01-05, где 01 - код структурного подразделения, а 05 - порядковый номер дела в разделе номенклатуры дел. </p>

- **<span style="color: rgb(200, 106, 103);">Название дела </span>**- введите точное название дела. Заголовок дела должен в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка»), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов. Заголовки дел могут уточняться в течение года в процессе формирования и оформления дел. Заголовок дела должен состоять из элементов, располагаемых в следующей последовательности: 
    1. 1. Название вида дела (переписка, журнал, дело) или вида документов, включенных в дело (протоколы, приказы);
        2. Наименование структурного подразделения, постоянно действующего или временного органа, должностного лица, создавших документ (ы);
        3. Наименование корреспондента (организации, лица, которому адресованы или от которого получены документы);
        4. Краткое содержание документов дела;
        5. Название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;
        6. Дата (период), к которым относится документ.
- <span style="color: rgb(200, 105, 103);">**Срок хранения**</span> - из выпадающего списка выберите срок хранения.
- <span style="color: rgb(200, 105, 103);">**Статья**</span> - необходимо ввести номер статьи из перечня документов.
- <span style="color: rgb(200, 105, 103);">**Количество дел**</span> - заполняются по окончании года.
- <span style="color: rgb(200, 105, 103);">**Примечание** </span>- заполняется вручную , если примечание есть. В графе примечание проставляются отметки о заведении дел ("Заведено"), о переходящих делах (например "Переходящее с 2016 года"), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другую организацию для продолжения. Если дело формируется в информационной системе и включает электронные документы, в графе Примечание отмечается, что дело ведется в электронном виде с указанием наименования информационной системы.

После того, как все необходимые поля будут заполнены нажмите кнопку "Сохранить".

[![image.png](https://devdocs.tpu.ru/uploads/images/gallery/2025-05/scaled-1680-/3BYimage.png)](https://devdocs.tpu.ru/uploads/images/gallery/2025-05/3BYimage.png)

<p class="callout warning">Документоведам не доступна функция **Редактировать.**</p>

<p class="callout warning">Документовед может **удалять** дела при условии, что номенклатура является действующей и в дело еще не списаны документы</p>

[![image.png](https://devdocs.tpu.ru/uploads/images/gallery/2025-11/scaled-1680-/MtBimage.png)](https://devdocs.tpu.ru/uploads/images/gallery/2025-11/MtBimage.png)