Контур.Диадок
- Исходящий акт
- Исходящий договор
- Исходящий документ (неформализованный)
- Работа с входящими документами для отдела делопроизводства
Исходящий акт
Начало работы
Для того, чтобы ознакомиться с инструкцией Начало работы в СОУД перейдите по ссылке.
Видеоинструкция
Видеоинструкция о создании исходящего акта доступна по ссылке.
Создание документа Исходящий акт
Нажмите кнопку Создать документ.
Примените фильтр, выберите тип Диадок, выберите модуль Исходящий акт и нажмите кнопку Создать.
Заполнение карточки Исходящий акт
В открывшемся окне во вкладке Реквизиты заполните следующие поля:
| Наименование поля | Описание |
| Валюта акта | Из выпадающего списка необходимо выбрать валюту |
| Документ основание | Введите номер документа, к которому формируется акт: например, договор, заказ, наряд |
| Комментарий | Комментарий будет передан в Контур.Диадок вместе с документом, его увидит контрагент |
| Организация контрагент |
Выберите организацию из справочника. Если нужной организации нет в списке, обратитесь в отдел делопроизводства. Для добавления нужной организации в справочник, необходимо в Контур.Диадок принять приглашение об обмене документами, либо отправить его контрагенту. В течение часа после принятия приглашения организация будет добавлена в справочник |
| Подпись контрагента |
Из выпадающего списка необходимо выбрать один из вариантов:
|
| Подразделение отправителя | Указывается подразделение ТПУ, которое инициирует документ для обмена с контрагентом |
| Сумма НДС | Указать сумму НДС. Если НДС не предусмотрен, то можно ввести 0 или не заполнять |
| Сумма с НДС | Указать сумму с учетом НДС |
Поля, выделенные жирным шрифтом обязательны для заполнения
После заполнения обязательных полей карточки нажмите кнопку Печатная форма и загрузите с компьютера файл для отправки в одном из форматов: *.docx, *.xlsx, *.pdf, *.xml.
В разделе Визирующие лица добавьте список визирующих лиц, соблюдая последовательность согласно иерархии, в последнюю очередь внесите Подписанта. Для указания подписанта установите чекбокс справа от соответствующего поля.
Подписант - уполномоченное лицо, имеющее право подписывать документы
После того, как все необходимые поля заполнены, сохраните проект документа, нажав кнопку Сохранить.
Проверьте правильность заполнения формы и отправьте документ На визирование.
После подписания акт будет автоматически зарегистрирован системой СОУД и передан в Контур.Диадок. В карточке акта во вкладке Основные можно отслеживать состояние документа в Диадоке:
- Требуется подпись - документ ожидает подписания контрагентом.
- Подписан - документ подписан контрагентом (статус документов, требующих подписи контрагента).
- Документооборот завершен -документ получен контрагентом (статус для документов, не требующих подписи).
- Отказано в подписи - контрагент отказал в подписи документа.
Если акт требует подписи контрагентом, после подписания во вкладку Файлы будет добавлена визуальная форма с ЭЦП обеих сторон.
Исходящий договор
Начало работы
Для того, чтобы ознакомиться с инструкцией Начало работы в СОУД перейдите по ссылке.
Видеоинструкция
Видеоинструкция о создании исходящего договора доступна по ссылке.
Создание документа Исходящий договор
Нажмите кнопку Создать документ.
Примените фильтр, выберите тип Диадок, выберите модуль Исходящий договор и нажмите кнопку Создать.
Заполнение карточки исходящий договор
В открывшемся окне во вкладке Реквизиты заполните следующие поля:
| Наименование поля | Описание |
| Организация контрагент | Выберите организацию из справочника. Если нужной организации нет, обратитесь в отдел делопроизводства. Для добавления нужной организации в справочник, необходимо в Контур.Диадок принять приглашение об обмене документами, либо отправить его контрагенту. В течение часа после принятия приглашения организация будет добавлена в справочник |
| Подразделение отправителя | Указывается подразделение ТПУ, которое инициирует документ для обмена с контрагентом |
| Тип договора | Из выпадающего списка необходимо выбрать один из вариантов |
| Подпись контрагента |
В поле по умолчанию установлено значение Требуется подпись Для документа Исходящий договор подпись контрагента обязательна |
| Валюта |
Из выпадающего списка необходимо выбрать валюту |
| Сумма | Укажите сумму, прописанную в договоре |
| Комментарий |
Комментарий будет передан в Контур.Диадок вместе с документом, его увидит контрагент |
Поля, выделенные жирным шрифтом, обязательны для заполнения
После заполнения обязательных полей карточки нажмите кнопку Печатная форма и загрузите с компьютера файл для отправки в одном из форматов: *.docx, *.xlsx, *.pdf, *.xml.
В разделе Визирующие лица добавьте список визирующих лиц, соблюдая последовательность согласно иерархии, в последнюю очередь внесите Подписанта. Для указания подписанта установите чекбокс справа от соответствующего поля.
Подписант - уполномоченное лицо, имеющее право подписывать документы
После того, как все необходимые поля заполнены, сохраните проект документа, нажав кнопку Сохранить.
Проверьте правильность заполнения формы и отправьте документ На визирование.
После подписания договор будет автоматически зарегистрирован системой СОУД и передан в Контур.Диадок. В карточке договора во вкладке Основные можно отслеживать состояние документа в Диадоке:
Требуется подпись - контрагент документ еще не подписал.
Подписан - подписан контрагентом (статус документов, требующих подписи контрагента).
Документооборот завершен -документ получен контрагентом (статус для документов, не требующих подписи).
Отказано в подписи - контрагент отказал в подписи документа.
После подписания договора контрагентом во вкладку Файлы будет добавлена визуальная форма с ЭЦП обеих сторон.
Исходящий документ (неформализованный)
Начало работы
Для того, чтобы ознакомиться с инструкцией Начало работы в СОУД перейдите по ссылке.
Создание исходящего документа
Нажмите кнопку Создать документ.
Примените фильтр, выберите тип Диадок, выберите модуль Исходящий документ и нажмите кнопку Создать.
Заполнение карточки исходящего документа
В открывшемся окне во вкладке Реквизиты заполните следующие поля:
| Наименование поля | Описание |
| Организация контрагент | Выберите организацию из справочника. Если нужной организации нет, обратитесь в отдел делопроизводства. Для добавления нужной организации в справочник, необходимо в Контур.Диадок принять приглашение об обмене документами, либо отправить его контрагенту. В течение часа после принятия приглашения организация будет добавлена в справочник |
| Подразделение отправителя | Указывается подразделение ТПУ, которое инициирует документ для обмена с контрагентом |
| Подпись контрагента |
Из выпадающего списка необходимо выбрать один из вариантов:
|
| Комментарий |
Комментарий будет передан в Контур.Диадок вместе с документом, его увидит контрагент |
Поля выделенные жирным шрифтом обязательны для заполнения
После заполнения обязательных полей карточки нажмите кнопку Печатная форма и загрузите с компьютера файл для отправки в одном из форматов: *.docx, *.xlsx, *.pdf, *.xml.
В разделе Визирующие лица добавьте список визирующих лиц, соблюдая последовательность согласно иерархии, в последнюю очередь внесите Подписанта. Для указания подписанта установите чекбокс справа от соответствующего поля.
Подписант - уполномоченное лицо, имеющее право подписывать приказы в соответствии с приказом о делегировании полномочий
После того, как все необходимые поля заполнены, сохраните проект документа, нажав кнопку Сохранить.
Проверьте правильность заполнения формы и отправьте документ На визирование.
После подписания документ будет автоматически зарегистрирован системой СОУД и передан в Контур.Диадок. В карточке документа во вкладке Основные можно отслеживать состояние документа в Диадоке:
- Требуется подпись - контрагент документ еще не подписал.
- Подписан - подписан контрагентом (статус документов, требующих подписи контрагента).
- Документооборот завершен -документ получен контрагентом (статус для документов, не требующих подписи).
- Отказано в подписи - контрагент отказал в подписи документа.
После подписания документа контрагентом во вкладку Файлы будет добавлена визуальная форма с ЭЦП обеих сторон.
Работа с входящими документами для отдела делопроизводства
Маршрут документа Диадок
Маршрут – это последовательность этапов согласования и подписания документов от указанной организации, отправившей документы на подпись ТПУ. Документ автоматически попадает на согласование / подпись указанным в пунктах визирования сотрудникам.
Если контрагент не запросил подписание документов со своей стороны (посредством Контур.Диадок), то документ в СОУД уйдет на ознакомление подписанту на маршруте, минуя визирующих лиц маршрута
Начало работы
На рабочем столе в ИПК СОУД нажмите на иконку Контур Диадок. При этом осуществится переход в модуль СОУД Диадок.
| Наименование вкладки | Описание |
| Документы | Функционал по работе с документами, поступающими из Контур.Диадок в ИПК СОУД |
| Организации | Просмотр и поиск контрагентов, редактирование атрибутов контрагента, просмотр и редактирование маршрутов по контрагентам |
| Маршруты | Просмотр, добавление, редактирование и удаление маршрутов документов для контрагентов |
| Синхронизация |
Документы - осуществляет принудительную синхронизацию с Контур.Диадок на загрузку в ИПК СОУД документов за определенный период Подразделения - осуществляет переход непосредственно в Контур.Диадок для просмотра документов организации в интерфейсе продукта |
Работа с маршрутом
Работа с маршрутами осуществляется:
- Через вкладку Маршруты.
- Непосредственно через документ, который может быть выбран во вкладке Документы.
- Через организацию, которая может быть выбрана во вкладке Организации.
Во всех этих случаях осуществляется переход в карточку маршрута, где доступен функционал по работе непосредственно с маршрутом.
Создание нового маршрута
Перейдите на вкладку Маршруты и выберите кнопку Добавить.
Начните набирать наименование организации в строке поиска. Если организация уже заведена в базу данных, то в результате поиска выберите наиболее подходящий вариант. Также можно воспользоваться расширенным поиском по кнопке с тремя точками справа от поля ввода.
Если Вы осуществляете поиск организации по ИНН и организаций по ИНН в базе существует несколько, то необходимо выбрать запись с наиболее полной заполненной карточкой организации.
Если Вы не смогли найти организацию, то необходимо отправить запрос на добавление требуемой организации. Для этого выберите кнопку с конвертиком справа от поля ввода. В открывшемся диалоговом окне введите всю имеющуюся у Вас информацию по организации и отправьте запрос.
Обработка запросов на добавление организации отрабатывается специалистами в течение одного рабочего дня. Однако, запросы по Контур.Диадок идут в приоритете и отрабатываются в первую очередь, поэтому время на добавление организации сокращается до 1-2 часов в зависимости от загруженности специалиста
Маршрут при этом создавать не нужно
После того, как Вы выбрали организацию, в диалоговом окне маршрута выберите кнопку Добавить для добавления визирующих лиц маршрута и подписанта.
Для добавления визы начните ввод ФИО в строке поиска, либо перейдите в окно поиска посредством выбора кнопки с тремя точками справа от поля ввода. Обратите внимание, что для каждой визы необходимо указать этап визирования. Все визы будут добавлены в порядке этапности друг за другом. Вы можете указать один и тот же этап визирования для разных людей (в этом случае документ на визирование придет им одновременно).
Если при сохранении визирующего лица возникла ошибка с текстом: "В Диадок нет организации - контрагента ТПУ с ИНН таким-то", то Вам необходимо отправить запрос на добавление организации в качестве контрагента
После добавления визы Вы можете скорректировать этапность визирования, изменить подписанта посредством кнопки Редактировать, встав на соответствующей визе.
Добавление к маршруту подписанта является обязательным. Т.к. именно подписант принимает окончательное решение по документу и несет ответственность. Подписант - всегда последнее визирующее лицо
Для одного и того же контрагента (организации) может быть создано несколько маршрутов
В этом случае при поступлении документа Адресат документа выбирает необходимый маршрут движения. Либо создает иной маршрут движения. Либо в принципе создает свой список движения документа без формирования маршрута посредством корректировки виз
Редактирование маршрута
Перейдите на вкладку Маршруты. Для поиска маршрута воспользуйтесь панелью поиска по параметрам. Если Вам известны ИНН, название организации, ФИО визирующего лица, введите значения в соответствующие поля и нажмите на кнопку Найти. Иначе просто выберите кнопку Найти, в этом случае в таблицу будут выведены все имеющиеся маршруты.
Для редактирования маршрута необходимо встать на соответствующий маршрут и выбрать кнопку Редактировать. В открывшемся диалоговом окне маршрута осуществите соответствующие корректировки. В процессе система попросит подтверждение соответствующих действий. Подтвердите свое намерение - изменения в маршруте сохраняются по мере подтверждения действий.
Удаление маршрута
Перейдите на вкладку Маршруты. Для поиска маршрута воспользуйтесь панелью поиска по параметрам. Если Вам известны ИНН, название организации, ФИО визирующего лица, введите значения в соответствующие поля и нажмите на кнопку Найти. Иначе просто выберите кнопку Найти, в этом случае в таблицу будут выведены все имеющиеся маршруты.
Работа с документом
Работа с документом через модуль СОУД Диадок осуществляется только в плане просмотра карточки документа, вложенных и связанных файлов, а так же корректировки маршрутов движения документов.
Просмотр маршрутов документа
Перейдите на вкладку Документы. Выберите документ, для просмотра маршрута нажмите кнопку Показать инфо или 2 раза щелкните мышкой на документ.
Откроется Карточка документа. В карточке документа перейдите по ссылке маршрута Показать.
Если маршрут существует, то откроется карточка Маршрута. Посредством карточки Вы можете отредактировать открытый маршрут.
Стоит понимать, что редактирование маршрута через карточку документа не изменяет маршрута для текущего документа. Для смены маршрута текущего документа необходимо выполнить действия, описанные в разделе Изменение маршрута документа
Если маршрут не существует, появится окно для перехода к Добавлению маршрута.
Изменение маршрута документа
Перейдите на вкладку Документы. Выберите документ, для которого требуется изменить маршрут, далее выберите кнопку Визы/Рассылка.
Система попросит подтверждение действий, Вы соглашаетесь.
При этом документ будет переведен в состояние ПРОЕКТ
После подтверждения предыдущего действия, если у документа нашлось несколько маршрутов, то система предложит выбрать нужный.
Далее Вы можете:
- Выбрать заранее подготовленный маршрут (см. раздел Создание нового маршрута).
- Отказаться от всех предложенных маршрутов, выбрав кнопку Закрыть.
При выборе маршрута из списка система попросит подтверждение на осуществление отправки документа по выбранному маршруту. Подтверждение действия отправляет документ На визирование.
Для документа изменяется контролер документа в соответствии с примененным маршрутом
При отказе от предложенных маршрутов система переходит к редактированию перечня виз без корректировки маршрута.
Редактирование виз документа без корректировки маршрута
Перейдите на вкладку Документы. Выберите документ, для которого требуется изменить визы без корректировки маршрута, далее выберите кнопку Визы/Рассылка.
Если документ находится в состоянии На подписи, то система попросит подтверждение действий, Вы соглашаетесь.
При этом документ будет переведен в состояние ПРОЕКТ
Если для документа существует маршрут, будет предложено Применить маршрут. В случае согласия с применением маршрута, редактирование виз не требуется, т.к. автоматически будут указаны пункты визирования маршрута. В случае НЕ согласия откроется окно редактирования виз.
В диалоговом окне Редактирования виз документа осуществите соответствующие корректировки:
- добавление новых визирующих лиц (поиска в соответствующем поле и добавление).
- изменение порядка визирования (перемещение вверх/вниз посредством стрелочек).
- изменение подписанта документа (установка галочки напротив ФИО).
Подписант в документе обязателен. Подписант ВСЕГДА последнее визирующее лицо
После нажатия кнопки Закрыть появится окно с подтверждением отправки документа На визирование.
Для Неформализованного документа потребуется определить Тип документа в Диадок для создания списка рассылки.
Тип документа определяется в соответствии с содержанием документа
