Командировки

Документы

Отчет о командировке


Бланк авансового отчета.xls

Форма отчета о командировке.docx

Пример заполнения авансового отчета.xls

Нормативные документы


По сотрудникам

Приказ № 333-14_об от 29.11.2022.pdf

Приказ № 87_од от 03.12.2019.pdf

Приказ 37 од от 01.06.2018г. Во изменении приказа №101 од от 01.08.2016г. Об утверждении Положения о служебных командировках Томского политехнического университета.pdf

Приказ№54 од от 17.05.2017г.О внесении изменений в положение о служебных командировках Томского политехнического университета .pdf

Приказ №101 од от 01.08.2016г. Об утверждении положения служебных командировок Томского политехнического университета.pdf

По обучающимся

Приказ № 27_од от 11.04.2019.pdf

Приказ №7634 от 05.07.2017г. О внесении изменений в Положение о порядке направления в поездки слушателей, студентов и аспирантов ТПУ.pdf

Приказ №261-1/од от 17.09.2020г. Регламент по командированию обучающихся (в условиях ограничительных мероприятий по предотвращению распространения коронавирусной инфекции)

Приказ №61/од от 01.08.2013г. Об утверждении Положения о порядке направления в поездки слушателей, студентов, аспирантов ТПУ

Командирование сотрудника

Начало работы


Для того, чтобы ознакомиться с инструкцией Начало работы в СОУД  перейдите по ссылке.

Видеоинструкции


image.png

ВИДЕО   Создание приказа на командирование сотрудника
ВИДЕО   Заполнение вкладки Финансирование
ВИДЕО  Заполнение вкладки Исполнение обязанностей
ВИДЕО  Просмотр печатных форм и виз
ВИДЕО Создание приказа на командировании сотрудника

Формирование приказа Командирование сотрудника


Для создания документа необходимо в Личном кабинете в разделе Документы нажать кнопку Создать документ, далее в открывшемся диалоговом окне выбрать из списка Командирование сотрудника  – нажать кнопку Создать.

рис 1.jpg

Также можно воспользоваться фильтром в верхней части открывшегося диалогового окна - выставить в фильтре Приказ, далее выбрать из предложенных Командирование сотрудника – нажать кнопку Создать.

рис 2.jpg

В открывшейся рабочей карточке приказа Командирование сотрудника необходимо заполнить поля вкладки Основные сведения:

При выборе формата без отрыва от производства для руководителя не требуется приказ на исполнение обязанностей

Для сотрудников, относящихся к льготной категории граждан, в пакете командировки система сформирует заявление о согласии на командирование

image.png

При добавлении Пункта назначения укажите населенный пункт и наименование организации. Если в справочнике нет нужной организации, Вы можете направить сообщение с реквизитами организации посредством кнопки . Все заявки на добавление организаций обрабатываются в течении рабочего дня специалистами ЦЭУ. Далее укажите период пребывания в указанном пункте назначения. Если в командировке запланировано несколько пунктов назначения необходимо добавить несколько, период пребывания указывается для каждого пункта назначения отдельно. Полный период командировки является вычисляемой величиной и указывается в печатной форме приказа о командировании.

image.png

Финансирование


Видеоинструкция по Заполнению вкладки Финансирование .

Чтобы вкладка Финансирование стала активной нажмите кнопку Сохранить на вкладке Основные сведения. Для добавления пункта финансирования документа нажмите кнопку Добавить. Источник За счет принимающей стороны появится автоматически, если он выбран во вкладке Основные сведения (поле Источник средств).

Расходы, которые берет на себя принимающая сторона должны быть внесены в смету расходов

image.png

В появившимся окне заполните поля:

Источников финансирования может быть несколько. Добавленный источник финансирования может быть отредактирован (кнопка Редактировать) или удален. Удаление источника финансирования приведет к удалению зависимых пунктов сметы расходов.

image.png

Смета расходов


Для добавления пункта сметы нажмите кнопку Добавить и заполните поля. Для каждой статьи расходов существует свой набор полей. Все поля являются обязательными к заполнению. Большинство полей заполняется путем выбора значения из справочника.

image.png


Транспортные расходы, ГСМ


Для перемещения в одном направлении создается отдельная статья расходов. Одно направление - одна статья расходов.

 При наличии единого билета туда-обратно необходимо создать две статьи расходов, отдельно на каждое направление:

  1. Дорога туда .
  2. Дорога обратно .

Стоимость билета в таком случае делится пополам

Необходимо заполнить следующие поля:

Описание значений из выпадающего списка.  Возмещение по факту — работник вкладывает личные средства на расходы данного пункта сметы. Средства будут возмещены работнику после предоставления отчетных документов по завершению командирования. Выдача денежных средств под отчет - выдача денежных средств работнику до начала командирования. По завершению командирования работник обязан оформить авансовый отчет о расходах. За счет принимающей стороны - выбирается когда в поле Источник финансирования указывается за счет принимающий стороны.

Способ выдачи валюты должен быть одинаковым для всех статей сметы

image.png

Примеры заполнения статьи расходов Транспортные расходы, ГСМ 


Примеры заполнения статьи расходов Транспортные расходы, ГСМ такси.

image.png

Примеры заполнения статьи расходов Транспортные расходы, Авиаперелет

image.png

Примеры заполнения статьи расходов Транспортные расходы, Аэроэкспресс.

image.png

Проживание в командировке


Необходимо заполнить следующие поля:

Способ выдачи валюты должен быть одинаковым для статей сметы

image.png

В примере указано, при проживании в гостинице с 18.11.2024 по 20.11.2024 количество ночей будет равно 2.

image.png

Суточные


Необходимо заполнить следующие поля:

Способ выдачи валюты должен быть одинаковым для всех статей сметы

image.png

Оформление визы, страховки, рег. взносы


Необходимо заполнить следующие поля:

Способ выдачи валюты должен быть одинаковым для всех статей сметы

image.png

Экспортный контроль


Вкладка Экспортный контроль доступна только для командирования за рубеж. После выбора Пункта назначения за пределами РФ активизируется поле Акт экспертизы.

Во вкладке Экспортный контроль добавьте объекты экспертизы, заполнив все необходимые поля:

  • Объект экспертизы.
  • Акт экспертизы (прикрепить файл).
  • Экспертное заключение (прикрепить файл).
  • Вывозимые материалы (прикрепить файл и укажите описание).

Добавленный объект экспертизы может быть отредактирован (кнопка Редактировать) или удален.

рис 3.jpg

Исполнение обязанностей


Видеоинструкция https://cloud.tpu.ru/index.php/s/b5M4ATZKBKCSPG2

Если командируемый сотрудник является руководителем структурного подразделения (в том числе и.о.), то во вкладке Исполнение обязанностей добавьте приказ(ы) на исполнение обязанностей Добавить приказ ИО.

Заполните поля формы приказа на исполнение обязанностей.

Если есть доплата укажите:

Сохраните форму приказа на исполнение обязанностей. Прикрепите скан должностной инструкции с ознакомлением и обязательство о неразглашении во вкладке Файлы

рис 4.jpg

Заполнение полей приказа на исполнение обязанностей


Заполните поля формы приказа на исполнение обязанностей. Если есть доплата установите галочку с доплатой. Добавьте источник финансирования с указанием направления затрат, ПИР, подразделения, программы (мероприятия), договоров (проектов). Добавьте размер оплаты с указанием источника финансирования, с учетом или без РК. 

Обязательные поля для заполнения вкладка Реквизиты:

image.png

Прикрепление скана должностной инструкции с ознакомлением, обязательства о неразглашении


После заполнения полей формы приказа на исполнение обязанностей во вкладке Реквизиты и сохранения формы приказа прикрепите скан должностной инструкции с ознакомлением, обязательство о неразглашении во вкладке Файл.

Для того чтобы прикрепить файл необходимо выполнить следующие действия:

Прикрепление скана должностной инструкции с ознакомлением исполняющего обязанности является обязательным

image.png

Отмена приказа на командирование


Если документ не принял статус Зарегистрирован (поездка не зарегистрирована ), то отменить поездку возможно, переведя документ в состояние Проект. В таком случае дальнейшее визирование поездки прекращается.

Если документ принял статус Зарегистрирован (поездка зарегистрирована) , то отменить поездку возможно только оформив Приказ на отмену командирования в ИПК СОУД.

image.png

Командирование обучающегося

Начало работы


Для того, чтобы ознакомиться с инструкцией Начало работы в СОУД  перейдите по ссылке.

Формирование приказа 


Для создания документа необходимо выбрать кнопку Создать документ, далее в открывшемся диалоговом окне выбрать из списка Командирование обучающегося  – нажать кнопку Создать.

image.png

Также можно воспользоваться фильтром в верхней части открывшегося диалогового окна - выставить в фильтре  Приказ, далее выбрать из предложенных Командирование обучающегося – нажать кнопку Создать.

image.png

В открывшемся диалоговом окне РК: Командирование обучающихся  во вкладке Основные сведения заполните следующие  поля:

image.png

При добавлении Пункта назначения укажите населенный пункт и наименование организации. Если в справочнике нет нужной организации, Вы можете направить сообщение с реквизитами организации посредством кнопки . Все заявки на добавление организаций обрабатываются в течении рабочего дня специалистами ЦЭУ.

image.png

Финансирование


Чтобы вкладка Финансирование стала активной нажмите кнопку Сохранить на вкладке Основные сведения. Для добавления пункта финансирования документа нажмите кнопку Добавить. Источник За счет принимающей стороны появится автоматически, если он выбран во вкладке Основные сведения (поле Источник средств).

Расходы, которые берет на себя принимающая сторона должны быть внесены в смету расходов

image.png

Источник финансирования


В появившимся окне заполните поля:

Источников финансирования может быть несколько 

Добавленный источник финансирования может быть отредактирован (кнопка Редактировать) или удален.

 Удаление источника финансирования приведет к удалению зависимых пунктов сметы расходов

Смета расходов


Для добавления пункта сметы нажмите кнопку Добавить и заполните поля. Все поля являются обязательными к заполнению. Большинство полей заполняется путем выбора значения из справочника.

Во вкладке Финансирование добавьте статьи расходов, заполнив все необходимые поля (кнопка Добавить). Если добавлено несколько источников финансирования, то при добавлении статьи расходов выберите нужный.

Способ выдачи валюты должен быть одинаковым для всех

image.png

Добавленная статья расходов может быть отредактирована (кнопка Редактировать), скопирована или удалена.

image.png

Экспортный контроль


Вкладка Экспортный контроль доступна только для командирования за рубеж. После выбора Пункта назначения за пределами РФ активизируется поле Акт экспертизы.

Во вкладке Экспортный контроль  добавьте объекты экспертизы, заполнив все необходимые поля (кнопка Добавить):

image.png

Добавленный объект экспертизы может быть отредактирован (кнопка Редактировать) или удален.

Вкладка Экспортный контроль становится активной только после сохранения документа

image.png

Сохранение документа


После того, как все данные заполнены или Вы хотите отложить заполнение документа на другое удобное для Вас время, нажмите кнопку Сохранитьчтобы сохранить Приказ как проект. Если Вы уже сохраняли документ в процессе заполнения нажмите Сохранить изменения.

image.png

Редактирование приказа


Инструкция по редактированию и удалению документа доступна по ссылке.

Согласование документа


Для отправки приказа на согласование, нажмите кнопку На визирование

image.png

Отмена поездки


Если документ не принял статус Зарегистрирован (поездка не зарегистрирована ), то отменить поездку возможно. В папке На подписи выделите Приказ на командирование и нажмите кнопку Вернуть в проекты. В таком случае дальнейшее визирование поездки прекращается. Если документ принял статус Зарегистрирован (поездка зарегистрирована) , то отменить поездку возможно только оформив Приказ Отмена командировки в ИПК СОУД.

Для ознакомления с инструкцией Отмена командирования перейдите по ссылке.

Оформить приказ на отмену командирования возможно только если дата начала поездки еще не наступила

image.png

Отмена командировки

Начало работы


Для ознакомления с инструкцией Начало работы в СОУД перейдите по ссылке.

Формирование приказа


Для создания документа необходимо выбрать кнопку Создать документ, далее в открывшемся диалоговом окне выбрать из списка Командирование (отмена)  – нажать кнопку Создать.

image.png

Также можно воспользоваться фильтром в верхней части открывшегося диалогового окна - выставить в фильтре  Приказ, далее выбрать из предложенных Командирование (отмена) – нажать кнопку Создать.

Приказ на отмену командирования оформляется только в том случае если Приказ на командирование принял статус Зарегистрирован

image.png

В открывшемся диалоговом окне РК: Отмена командировки  необходимо произвести заполнение обязательных полей.

image.png

Сохранение документа


После того, как все данные заполнены или вы хотите отложить заполнение документа на другое удобное для Вас время, нажмите кнопку Сохранить, чтобы сохранить Приказ как проект.

image.png

Редактирование приказа


Редактировать приказ возможно только в состоянии Проект. Перейдите в папку Проект, нажмите кнопку Редактировать и продолжите заполнение РК документа. 

image.png

Согласование документа


Для отправки Приказа на согласование, нажмите кнопку На визирование.

image.png